Organize olun: daha iyi, daha etkili yapılacaklar listeleri için 10 strateji

Yapılacaklar listeniz ne kadar etkili? Gününüzü planlamanıza yardımcı olur mu? Öncelik belirlemene yardımcı olur mu? Yoksa henüz yapmamış olduğun için suçlu hissettiğin şeylerin sonu gelmeyen bir listesi mi ve şimdi yapman hiç olası değil mi?

İyi bir yapılacaklar listesi yalnızca gününüzü şekillendirmekle kalmaz, aynı zamanda dikkatinizi sizin için en anlamlı olanı üzerine odaklama gücüne sahiptir. Görevlerinizi yazarak, daha büyük hedeflerinizi daha yönetilebilir bölümlere ayırıyorsunuz. Masanızda biriken kağıtları temizleme haftalık görevi, düzenli kalma ve kağıtsız kalma hedefine ulaşmanıza yardımcı olabilir. Bir bakkal alışveriş listesi bile, daha iyi yemek yemek veya evde yemek yapmak için daha büyük bir hedefin göstergesi olabilir.

Etkili bir yapılacaklar listesi yapmayı öğrendiğinizde, aklınızı gerçek hedeflerinize daha iyi uydurabilirsiniz. İyi bir yapılacaklar listesi size rehberlik etmeli, sizi korkulukla doldurmamalı. Yapılacaklar listesini daha iyi yapmak için bazı ipuçları.

1. Sizin İçin Doğru Yapılması Gereken Uygulamayı Seçin

Yapılacaklar listesini daha iyi yapmanın ilk adımı nerede tutulacağına karar vermektir. Yapılacaklar listesi için yanlış bir şey yok. İşe yararsa, harika. Bununla birlikte, yapılacaklar listesi listesinin gerçekten iyi olmasının birçok nedeni vardır:

• Yapılacaklar uygulamaları yerleşik hatırlatıcılara sahiptir.
• Dijital listeleri düzenlemek, kağıt listelerden daha kolaydır, böylece önceliklerinizi ayarlayabilir ve görevlerinizi gerektiği gibi netleştirebilirsiniz.
• Buluta kaydedilen dijital bir listeyi kaybedemezsiniz. Doğal olarak organize bir kişi değilseniz, bu önemli bir avantaj olabilir.
• Yapılacaklar uygulamasındaki farklı görünümler, şu anda yalnızca ilgili görevleri görmenize olanak sağlar.
• Yapılacaklar listesi uygulamaları ortak olabilir; Başkalarına görevler atayabilir ve tamamladıklarında size haber verebilirsiniz.
• İster güzel bir tasarım isterse oyun deneyimi olsun, sizi motive eden özelliklere sahip bir yapılacaklar listesi uygulaması seçebilirsiniz.

Çok sayıda yapılacaklar listesi uygulaması var. Herhangi bir uygulama mağazasında yapılan bir aramada gösterilen tüm görev yönetimi uygulamalarını keşfederek tüm günkü üretkenlik değerinizi kaybedebilirsiniz. Birçoğunu test ettikten sonra, en çok tavsiye ettiğimler:

• Todoist
• Any.do
• Asana
• Bir şeyler

Bazı durumlarda mükemmel olan birkaç diğer uygulama Google Görevler (Google Apps uygulamalarıyla entegrasyon için), Microsoft Yapılacaklar (Microsoft Office veya Windows 10 kullanıyorsanız), Habitica (oyun oynamayı seviyorsanız) ve Omnifocus (bunlar için) kim görevlerine çok fazla detay katar). Ancak çok fazla kişi var. Bunların hiçbiri düşkünlüğünüze çarpmazsa, arkadaşlarınıza (özellikle de örgütlülerinize) ne kullandıklarını sorun. Bir kaçını deneyin ve beğendiklerinizi seçin ve bu bilgilerinizi buluta geri yükler, böylece hiçbir şey kaybetmezsiniz.

Görevleri takip etmek için yardıma ihtiyacınız varsa, çünkü her zaman devam ediyor veya beklemede görünüyorlarsa, Trello gibi bir kanban kurulu uygulaması size daha geleneksel yapılacaklar listesinden daha iyi hizmet verebilir.

2. Birden Fazla Liste Yapın

Çok az insanın tek bir yapılacaklar listesi var. İş için yapılacaklar listesi ve kişisel görevler için ayrı bir liste oluşturun. Paylaşılan bir ev işleri listesi, yapmak istediğiniz ancak acil olmayan şeyleri yazdığınız bir gün listesi ve daha fazlası olabilir.

Birden fazla listeye sahip olmanız odaklanmanıza yardımcı olur. İşteyken ve işle ilgili bazı görevler üstlenmeye hazır olduğunuzda, izinli olduğunuz gün doğum günü pastası pişirmeniz gerektiğine dikkatinizi dağıtmak istemezsiniz.

Tüm harika yapılacaklar uygulamaları birden fazla liste yapmanıza izin verir. Örneğin, kolay ve açık olan birkaç kişiyle başlayın:

• İş
• Kişisel
• Ev halkı

Belki sizin için, genel bir İş listesinden ziyade, Proje A ve Proje B'ye sahip olmak daha mantıklıdır. Başka neye ihtiyacın var? Listeler listenizi daha sonra her zaman değiştirebilirsiniz.

3. Mümkün olduğunca çabuk Yeni Görevler ekleyin

Kafanıza yeni bir görev geldiğinde, bunu yapılacaklar listenize mümkün olduğunca çabuk yazın. Yapılacaklar uygulamanızda yeni bir görev eklemek için bir tür klavye kısayolu varsa, öğrenin. Uygulamanızın cep telefonu kısayolu varsa ayarlayın.

Yapılacaklar listesine düşündüğünüz gibi yapılacaklar listenize görevler eklediğinizde, kendinizin üzerinde oturmasını önleyebilirsiniz. Bir kere yazıldığında, artık hatırlamanıza gerek yok.

4. Ödeme Tarihi Atama

Bir görevin bitiş tarihi olduğunda, bunu yapılacaklar listenize ekleyin. Son tarihler öncelik vermenize yardımcı olur.

Yapılacaklar listenizde bir tane almak için her görevin gerçek hayatta zor ve hızlı bir tarihe ihtiyacı yoktur. Yapabileceğinizi düşündüğünüz zaman kabaca ne zaman bilirseniz, görevler için bir tarih atayın.

Bu iki nedenden ötürü etkilidir: İlk olarak, çoğu yapılacaklar uygulaması, içinde bulundukları listeye bakılmaksızın "bugün", "yarın" ve "bu hafta" öğelerinin ne olduğunu görmenize olanak tanır. bugün "Çalışma listenizde, Kişisel listenizde vb. İkincisi, görev tarihlerini vererek, mükemmel bir zaman yönetimi stratejisi olan haftanızı etkili bir şekilde planlıyorsunuzdur.

5. Günlük Revize

Her güne, yapılacaklar listenize göz atıp, makul olup olmadığını değerlendirerek başlayın. O zaman revize et. Bugün çok fazla işiniz varsa ve hepsine ulaşamayacağınızı biliyorsanız, başarısızlık için kendinizi hazırlarsınız.

6. Üç ve Beş Günlük Görev Arasında Kendinizi Sınırlandırın

Ortalama bir günde üç ila beş görevi kontrol ediyorum. Yanlışlıkla o gün için 12 görev programladıysam, hepsine ulaşamayacağımı biliyorum, bu da tekrar önceliklendirmem ve vade tarihlerini değiştirmem gerektiği anlamına geliyor. Bu potansiyel sorunu günüm başlamadan önce tespit edersem, yapmak istediğim ve yapmadığım tüm görevler tarafından vurgulanmak yerine düzeltebilirim.

Günlük görev limitiniz nedir? Ne tür görevler yazdığınıza ve bunların ne kadar zorlandığına bağlı. Zaman içinde, her gün kaç görevi onayladığınızı izlerseniz (yapılacak en iyi uygulamalar bunu sizin için yapar), maksimum seviyenizi öğrenirsiniz. Max'inizi öğrendikten sonra, günlük ödevlerinizi makul bir numara ile sınırlayabilirsiniz.

7. Amaç veya Amaç Değil, Görev Yazma

Yapılacaklar listesine yazdıkların önemli. Listelerinizi hedefler ve hedefler yerine görevlerle doldurun. Bunu yapmak için, ikisi arasındaki farkı bilmek zorundasınız.

Hedefler büyük tablodaki başarılar veya istenen sonuçlardır. Bunları ölçmek genellikle zordur. Bir örnek "Hintçe'de akıcı olmak" dır. Bunu yapılacaklar listenize eklemek çok etkili olmaz.

Hedefler, hedefe ulaşma yolunda belirleyicidir. Hedefler daha belirgin ve ölçülebilir olduğundan, bunları görevlerle karıştırmak çok daha kolaydır. Bir hedefin örneği "Hintçe'de en sevdiğim filmler hakkında sohbet etmek" olabilir.

Peki görevler neler? Görevler, bir hedefe ulaşmak için gerçekleştirdiğiniz eylemlerdir. Bir hedefi yıkmak ve görevlerin var. Sıklıkla tekrarlayabilseler de, çoğu zaman tekil olaylardır. Bir görev "üç yeni Hintçe fiil öğrenmek" veya "30 dakika ders çalışmak" olabilir.

Görevler (hedefler veya hedefler değil) yapılacaklar listesine aittir.

8. Hedeflerinizi ve Hedeflerinizi Ayrı Tutun

Amaç ve hedeflerinizi tanımlamak, yapılacaklar listelerini daha iyi ve daha etkili hale getirmenin önemli bir parçasıdır. Mükemmel bir dünyada, gerçekleştirdiğiniz görevler öncelikli olarak hedeflerinizin peşindedir. Olmazsa, neden onları boşa harcıyorsun? Hedeflerinizin ne olduğunu bilmeniz gerekir, ancak yapılacaklar listenizde onlara ihtiyacınız yoktur.

Hedeflerinizi ve hedeflerinizi başka bir yere yazın. Yapılacaklar listenizde notlar bölümü varsa, onları buraya yerleştirin. Günlük tutarsanız, hedeflerinizi yazabilir ve üç aylık veya yıllık olarak revize edebilirsiniz. Zaman zaman hedeflerinize bakın, ancak sizi bugün yapmanız gereken belirli şeylerden uzaklaştırmasına izin vermeyin.

9. Sıkça Yapılacaklar Listesine Bakın

Etkin bir yapılacaklar listesi gün boyunca sizi yönlendirir. Vaktinizi planlamak için haftanın başında bakın. Günün planını gözden geçirmek için günün başında bakın. Öğle yemeğinden sonra bakın, böylece günün geri kalanı için başka nelere odaklanmanız gerektiğini öğrenin. Bir görevde kaybolmuş hissettiğinizde veya ondan bir molaya ihtiyaç duyduğunuzda, bu arada ele alabileceğiniz küçük ve kolay bir şey için yapılacaklar listenize bakın.

Listenize ne kadar çok bakarsanız, o kadar güvenirsiniz. Ne kadar çok güvenirseniz, hangi görevleri yapmanız gerektiğini hatırlamanız o kadar az olur. Ne kadar az hatırlamak zorunda kalırsan, eldeki göreve odaklanma fikrini o kadar serbest bırakırsın.

10. Yapılacaklar Listenizi Taranabilir Yapın

Yapılacaklar listenize sık sık bakarsanız - ve bence yapmalısınız - derin bir okumadan ziyade bir bakışta neye ihtiyacınız olduğunu görmenin ne kadar yararlı olduğunu hemen anlayacaksınız.

Görevlerinizi yazmak için sıkı bir dil veya kısa yol kullanın. Birçok uygulamanın önemli görevleri vurgulamanıza izin veren öncelik dereceleri veya yıldızları vardır. Eğer işe yararsa, görevlerinizi renklendirin. Size bir telefon görüşmesi gerektirip gerektirmediği veya sağlık hizmetleri ile ilgili olduğu gibi, görevle ilgili daha fazla bilgi veren simgeleri uygulayın. Yapılacaklar listesine ne kadar hızlı bakarsanız bakın, yapılması gerekenler hakkında çok fazla bilgi edinebilmelisiniz.

Verimliliğin Kalbi

Harika bir yapılacaklar listesi kişisel verimliliğin merkezindedir. Sizin için işe yarayan bir görev yönetimi uygulaması ve süreci bulmak böyle bir sevinç. Listenizdeki öğeleri işaretlemek size bir başarı hissi verir ve organize olmanın kilit unsurlarından biridir. Güvenilir bir yapılacaklar sistemi hayatı hem daha kolay hem de daha az stresli hale getirir.