Expensebot incelemesi ve değerlendirmesi

Çalışanlar, harcama izleme yazılımı işleminin o kadar basit olmasını ister ki bir kılavuzu okumak zorunda kalmazlar. Ancak, yöneticiler ve muhasebeciler işletme politikaları ve onay iş akışı üzerinde ince ayarlı kontrol istiyorlar. Bu durumdaki çoğu teknoloji için "Asla twain asla buluşmayacak" diyebilirsiniz, ancak beklemeyebileceğiniz ExpenseBot (ayda 9 dolardan başlar). Masraf muhasebesi uygulaması, çalışanları seçimlerle boğmaz, ancak muhasebe personeline benzersiz özelleştirme seçenekleri sunar. Yalnızca hafif bir ihracat süreci ve self-servis bir satın alma sürecinin olmayışı, Editörün Seçimi kazananları Şimdi Sertifika Ver ve Genişlet'i geride bırakıyor.

Fiyatlandırma ve Özellikler

Bir ExpenseBot aboneliği, aktif kullanıcı başına aylık 9 ABD Doları, aylık en az 99 ABD Doları tutarındadır. Yıllık sözleşme veya 1.000'den fazla kullanıcısı olan şirketler için açıklanmayan indirimler vardır. Ancak, ExpenseBot’un sizin için doğru yazılım olup olmadığını öğrenmek için deneme yapamazsınız. Başlamak için şirketle bir e-posta görüşmesi gerekir; kendi kendine hizmet değil.

Çalışanlar herhangi bir fantezi özelliği gee-gaws bulamaz ve çoğu minnettar olur. Gider verilerini bir web tarayıcısı üzerinden, mobil uygulama aracılığıyla, bir makbuzu özel bir e-posta kimliğine ileterek veya doğrudan bir kredi kartıyla (kayıtlı bir şirket veya kişisel kredi kartı kullanarak) ileterek ExpenseBot'a girersiniz. Her biri, masrafı bir rapora tayin etmeden önce satıcı adı, gider kategorisi ve işlem tarihi gibi ilgili muhasebe verilerini alır. Masraflar faturalandırılabilir olarak işaretlenebilir, böylece masrafları müşteriye iletebilirsiniz.

Tüm bu uygulamalarda olduğu gibi, çoğu kişi makbuzları yakalamak için önce mobil uygulamaya gidiyor. Satılma noktasında değilse, o zaman her günün sonunda, cebinizde buruşuk kağıdı bulabilir ve ne için olduğunu hatırlayabilirsiniz. Mobil uygulama raporlar, giderler, makbuzlar ve ayarlar için kategoriler ile oldukça basittir. Diğerleri (Expensify gibi) parmaklarınızın ucunda tüm araçları size sunmaya çalışırken, ExpenseBot uygulamanın içine her şeyi doldurmaz.

Bununla birlikte, makbuz tarama yeteneklerinden şikayet etmek için hiçbir neden yoktur. ExpenseBot, karalanmış ipuçları ve önceden kullanılmış kategorileri ve satıcı adlarını da içeren çeşitli makbuzları doğru şekilde ayrıştırdı. Bu süreç iddialı değil ve karar vermeyi en aza indirir. Kişisel veya kurumsal bir kredi kartını bağlarsanız, ExpenseBot bir makbuzu taradıktan ve kopyaladıktan sonra, makbuzu kredi kartı işlemleriyle eşleştirmeye çalışır.

Kilometre giderlerini manuel olarak gönderebilirsiniz. Veya başlangıç ​​ve bitiş adresini yazarsanız, ExpenseBot, gerçek mesafeyi (ExpensePoint tarafından paylaşılan bir özellik) bulmak için Google Haritalar’ı çağırır. Bu tek yönlü bir yolculuk için kesinlikle kullanışlıdır, ancak şunu söyleyebilseniz daha iyi olurdu: "Şimdi bu hesaplamayı ikiye katlayın, çünkü şehir merkezinde birisiyle tanıştıktan sonra ofise döndüm." Daha iyi bir cevap yolda olabilir: Şirket, yıl sonunda ExpenseBot’un GPS ve takvim entegrasyonuna sahip olacağını söylüyor. Bu nedenle, planlanmış bir toplantınız varsa, "53 mil uzakta bulunan Müşteri-A'ya gidiyorsunuz; bunu raporunuza eklemek ister misiniz?"

Sıra dışı bir nezaket: Herhangi bir çalışan bir kişiye bir gider atayabilir ve bu kişiye masraf ve rapor oluşturma kabiliyeti verir. Ofis destek personelinin harcamalarınızı yönetecek kadar şanslıysanız, bu büyük bir nimet.

Basit, Basit Düşünen Anlamına Gelmez

ExpenseBot, çalışanlar için "basit aptal tutma" (KISS) ilkesini uygulayabilir, ancak yöneticilere ve muhasebecilere çok fazla özelleştirilebilir güç verir. Onaylayanlar tek bir masrafı reddedebilir ve raporun geri kalanını onaylayabilirler; böylece, titrediğiniz 5 dolarlık öğenin San Francisco’ya seyahatinizde harcadığınız 2500 dolar’ın geri kalanını geri ödemesi gerekmez. Giderler e-posta ile onaylanabilir, bu nedenle departman yöneticisi web istemcisine çok fazla zaman harcamak zorunda kalmaz. ExpenseBot, olası yinelenen masrafları kontrol eder ve bunları birleştirme teklifinde bulunur. ("Aynı gün aynı gün içinde Starbucks'a iki ziyaret mi? Çok miktarda kahve içtiniz mi veya bunu iki kez mi gönderdiniz?")

ExpenseBot önceden yapılandırılmış temel muhasebe kategorileri ile birlikte gelir ve doğal olarak daha fazlasını ekleyebilirsiniz. Her gider kategorisi genel muhasebe defterine veya hesap koduna bağlanabilir, tarih aralıkları veya katılımcı listeleri gerektirebilir ve özel alanları ("Mağaza numarası" gibi) destekleyebilir. İşleri mantıksal olarak da düzenleyebilirsiniz, böylece uçak bileti ve uçak bileti bagaj ücretleri kendi kuralları ve politikalarıyla ayrı ayrı takip edilir.

Politika yönetimi, bir kullanıcının ev İnternet maliyetlerinde aylık 40 ABD doları gibi belirli bir kategoride ne kadar harcama yapacağını kontrol etmenizi sağlar. Kullanıcıların politikayı aşan bir gider sunup sunamayacağını (ve onaylayana bir uyarı gösterip göstermediğini) kontrol edebilir veya raporun yerinde bir dönüşümle dosyalanmasını önleyebilirsiniz. Özelleştirmeler yalnızca giderleri değil raporları da içerir; örneğin, bir fast food zinciri, her rapordaki mağaza numarasını gerektirebilir.

Bu sadece bir örnek. ExpenseBot, çoklu onaylayanları, departman ve kullanıcı profillerini (patronlar farklı muamele görür), gider yaşlandırmasını (sadece raporu ortalama 30 gün içinde sunmalısınız) ki bu sadece normaldir) ve çok sayıda para birimini destekler.

Maalesef, tüm kişiselleştirme gücü için ExpenseBot, üçüncü taraf muhasebe sistemleriyle entegrasyon konusunda zayıf. Gider raporu yönetimi ayrık bir süreçtir, ancak sonuçlarının diğer sistemlerde, genellikle en azından bir muhasebe sisteminde ve bazen daha fazlasında kaydedilmesi gerekir. Bununla birlikte, ExpenseBot ile, yalnızca çalışana geri ödeme zamanı geldiğinde Intuit QuickBooks ile entegre olabilirsiniz. Daha talihsiz, incelediğim diğer ürünlerden bazılarına kıyasla, şirket QuickBooks entegrasyonunun "Intuit web konektörünün kullanılmasını ve kurulum için biraz incelik gerektirdiğini" kabul ediyor. Diğer tek seçenek, verileri CSV formatına dışa aktarmak ve ardından Microsoft Excel gibi başka bir uygulamayla açmaktır.

ExpenseBot’un rakipleriyle, Expensify’ın sadece QuickBooks ile değil, Xero, NetSuite ve Intacct ile entegrasyonu gibi rakipleriyle karşılaştır. Tüm bu yeteneklerle, şirketten çok fazla faydalanabiliyorsunuz. Aslında, bundan kaçınamazsınız; ExpenseBot, işleri ayarlamak için her müşteriyle kişisel olarak çalışır.

Bu yazının yazıldığı sırada ExpenseBot, "Ne kadar havalı" ve "Neden böyle yapmaz?" Yönetici kontrollerini en aza indirmeden, sadece kullanıcılar için bir şeyler yapmak isteyen herkes için iyi bir seçimdir. Ancak, kendi kendine hizmet veren bir arayüzden yoksun olması, yalnızca QuickBooks entegrasyonunu desteklemesi ve olması gerektiği kadar kolay görünmeyen fiyatı, Editörün Seçimi kazanan araçlarının Şimdi Belgelendir ve Genişlet . Ancak, negatifler hemen sizi kovalamazsa, sizi işiniz için ExpenseBot'u düşünmeye çağırıyorum. Sadelik ve güç dengesi gerçekten çok hoş.