Video: Clash-A-Rama: Donny and the Spell Factory (Clash of Clans) (Kasım 2024)
Tipik bir küçük ila orta ölçekli işletme (SMB) ofisini yönetiyorsanız, yıla sağdan başlamak önemlidir. KOBİ'lerin ortaya çıktıkları yeni fırsatlara tepki vermek için hızlı bir şekilde hareket etmeleri ve bu işi gerçekleştirmek için sağlam bir ofis temeline sahip olmaları başarı için kritik öneme sahiptir. Neyse ki, işinizin en iyi durumda olduğundan emin olmak oldukça hızlı bir şekilde gerçekleştirilebilir. Doğru, bu bir denetim bereket; sadece hiçbirinin IRS'den olmadığına şükret. Aşağıdaki altı noktalı kontrol listesini takip edin, ofisiniz 2016'nın getirebileceği her türlü zorluğu üstlenmeye hazır olacak.
1. Vergi Sezonu İçin Hazır Olun
İş dünyasında, pratikte her zaman bir şekilde vergi ödemeye hazırlanıyorsunuz. Ancak, yılın başlangıcı (şirketinizin mali yılına denk gelirse) özellikle önemlidir. Geçen yılki kitapların büyük bir resmini denetlemek için mali başınızla oturarak başlayın.
Tabii ki, "denetim" kelimesi ve "finans" kelimesi aynı cümleyle kullanıldığında soğukkanlı bir terleme girebilir, ancak üstesinden gelebilirsin: Somurtkan IRS temsilcilerini yerleştirmekten bahsetmiyoruz. Bu, size, liderliğinize ve finanse ettiğiniz mevcut veya potansiyel yatırımcılara - ve kuruluşunuza ek olarak - olması gerektiği gibi çalıştıkları için tasarlanmış bir denetimdir. Geçtiğimiz yılın sayılarını doğrulıyor, ticari ve finansal prosedürleri değerlendiriyor ve ne olacağını umduğumun yanı sıra ne olduğunu anlattığınıza göre olanlarla eşleşiyorsunuz. Denetimin iç muhasebe rehberleriniz veya bir dış firma veya EBM tarafından yapılmasını sağlayabilirsiniz. Çalışmayı grup olarak yapmak için küçük bir görev gücü bile oluşturabilirsiniz. Ne aradığınızı içerir:
Bir önceki yılda elde edilen tüm gelirler ve bu kaynaklardan
Bir önceki yıl yapılan tüm harcamalar, hangi ödeme yöntemlerini kullanarak, hangi ödemeleri alacak ve hangi bütçeye atanmış; ofis, teknoloji, üçüncü taraf servis ve işletme altyapısı harcamalarına özellikle dikkat edin,
Banka ekstresi incelemeleri,
IRS ve eyalet / belediye vergisi (varsa) incelemeleri yapmak,
Uygun muhasebe prosedürlerinin izlendiğini doğrulayın; eğer değilse, nedenini, revizyon gerektirebilecek belirli bir iş sürecinden kaynaklanabileceğini anlayın ve
Denetim sonuçlarını sıkı bir rapora koyun (bu, yıl boyunca kullanmak istediğiniz bir araçtır, bu nedenle kısa, organize ve değerli olun - hiçbir şey bulamayacağınız kadar hacimli değil).
Doğru şekilde yapıldığında, bu denetim bir haftadan fazla sürmemelidir ve raporu, satın alma planlarından satış hedeflerine kadar her şeyin kullanılacağı bir temel araç sunar.
2. Donanım Denetimi
Bir ofis müdürü perspektifinden, paranın nerede olduğunu bilmek sadece ilk adım olur. Şimdi başkalarının da nerede olduğunu bilmen gerekiyor. Teknoloji donanımı ile başlayın. Bu çok açık gelebilir ancak hızla KOBİ'ler için tehlike bölgesi haline geliyor - özellikle orta ölçüye doğru küçüklerden daha çok eğilimli olanlar. Bunun nedeni Kendi Cihazını Getir (BYOD) ifadesidir. Pek çok BT uzmanı nefret eder ve pek çok kullanıcı, herhangi bir kaynaktan ellerinde tutabilecekleri her türlü donanımı kullanmak için sık sık ve garip veya sapkın şekillerde para alırlar. En azından bu bilgiyi, bu yıl boyunca ve daha sonra başvurabileceğiniz düzenli bir elektronik tabloya koyun. Daha da iyisi, bilgileri Microsoft System Center Configuration Manager veya MMSoft Pulseway gibi özel bir masaüstü yönetim uygulamasına yerleştirin.
Donanım satın alımlarınızın resmi bir listesini vermesi gerektiği için 1. Adımdaki denetim raporuyla başlayın. Ardından, hangi cihazların kullanılmakta olduğunu izleyin (bazı sürprizler bulacağınız garanti edilir). Bazı çalışanlar, çalışmak için ödedikleri kişisel cihazları kullanacak, bazıları ise hem iş hem de şirket tarafından ödenen kişisel işler için tüketici cihazları kullanacak. Kimin ne olduğunu, uygun şekilde kullanılıp kullanılmadığını öğrenin ve bunun için ödeme yapmanın daha iyi bir yolu olup olmadığına karar vermenize yardımcı olacaktır.
Ve, bu yeni teknoloji dağınıklığına bastığınızda, PC'leri, sunucuları, yazıcıları ve ömrünün sonuna veya sonuna yaklaşan diğer ofis donanımlarını aramak için geleneksel donanım denetimini yapmayı unutmayın. Bu yıl ve ne zaman neyin yenilenmesi gerektiğini bilirsiniz. Bu eski donanımı kaldırmaya ve yeni birimlerle değiştirmeye yönelik bir plan geliştirmek için donanım satış temsilcileri ve muhasebe departmanınızla birlikte çalışın.
3. Yazılım Denetimi
Yazılım denetimleri, bir donanım denetimi ile aynı temel hedefe sahiptir: Ne kurduğunuzu, nereye kurulduğunu, nasıl ödendiğini (hangi bütçeye atandığını) ve yenileme için hangi lisansların veya aboneliklerin geldiğini öğrenin. Bunları takviminizde işaretlediğinizden emin olun.
Yine de bir donanım denetimi gibi, modern zamanlar bir yazılım denetimini biraz daha karmaşık hale getirdi. İş için kişisel cihazları kullanan çalışanlara benzer şekilde, çoğu kendi bulut tabanlı hizmetlerini de kullanıyor. Bu, tek bir kullanıcının belirli bir hizmete kaydolmaya karar vermesi, hatta bütün bir ekibin kendi aralarında bir bulut hizmeti kurması nedeniyle gerçekleşebilir.
Genellikle, bu hizmetler kişisel veya kurumsal kredi kartlarına tayin edilen yinelenen ücretlerle ödenir ve muhasebe, neyin satın alındığını bulmakta zorlanabilir. Bu, muhasebe hatalarını getirebilir, ancak bu bulut hizmetleri kullanıcılardan yazılım indirmelerini istediğinde (yalnızca BT tarafından test edilmemiş, ancak tamamen atlanmış), potansiyel BT sorunlarına kıyasla daha küçüktür. Bu tür yazılımları kökten çıkarın, düzgün bir şekilde ödendiğinden emin olun ve ardından daha etkili bir çözümle tutmaya veya değiştirmeye karar verin.
Daha geleneksel bir cephede, güvenlik yazılımına özellikle dikkat etmek için yazılım denetiminizi kullanın; virüsten koruma, sanal özel ağ (VPN) ve şifreleme üç örnektir. Bunlar, lisansları kayması durumunda izlerini sürdürebilen çözüm yapı taşlarıdır, bu nedenle lisansların ve aboneliklerin ne zaman yenilenmesi gerektiğini ve hangi kullanıcıların bunlara ihtiyaç duyacağını bildiğinizden emin olun.
Yazılım denetim süresi boyunca, veri yedekleme ve veri güvenliği prosedürlerinizi incelemek de iyi bir fikirdir. Bu genellikle hem donanım hem de yazılımı içerir, ancak çoğu yazılım işleminde bir zorunluluktur, bu nedenle kısa devre yapmaz. Hala çalıştıklarından emin olmak için yedekleme ve felaket kurtarma (DR) planlarını test edin, bozulmadığından emin olmak için veriyi hem yerel olarak hem de bulutta yedekleyin ve önceki yılda bu çözümler için ne kadar ödeme yaptıklarına bakın. Bakalım daha iyisini yapabilir misin?
4. Ağ Denetimi
Bu konuda yardım için BT liderinize ihtiyacınız olacak. Bir ağ denetimi şunları yapmanızı sağlar:
Şu anda hangi ağ altyapısını kullandığınızı (hem fiziksel hem de bulutta) öğrenin,
Kapasiteyi doğrulamak için bu altyapıyı üzerinde çalışan iş süreçleriyle eşleştirin ve
Sadece ödediğinizin değerini değil, ödediğinizin alıp almadığınızı değerlendirin; bu, özellikle tüm İnternet ve mobil ağ sağlayıcıları için önemlidir.
İnternet bağlantınızı, yalnızca ofise değil aynı zamanda herhangi bir dış Web sunucusuna, bulut hizmetine veya telekomünikasyon sistemine ve uzak siteye de analiz edin. Ödediğiniz performansı aldınız mı? Dahili BT departmanınız bu bilgilerin nasıl test edileceğinden emin değilse, üçüncü taraf bir ağ danışmanıyla görüşün. Son olarak, BT'nin ofis yönlendiricilerinizi, anahtarlarınızı ve diğer ağ donanımınızı en yeni bellenimi çalıştırdıkları için güncellediğinden ve hepsinin kullanıma sunulmadan önce mevcut kritik iş uygulamalarınızla test edildiğinden emin olun. Evden bağlanan uzak siteleriniz veya telekomünikasyonlarınız varsa, ağ donanımlarının da parlatıldığından ve güvende olduğundan emin olun.
5. Ofiste Gezin
Bu ses gelebilir ama bu ciddi bir adım. Bir elektronik tablo veya yönetim panosu aracılığıyla işletmeniz hakkında bilmeniz gereken her şeyi bulamazsınız. Kalk ve tura katıl. Çalışanlarla işlerini nasıl yaptıkları, özellikle takım ve süreç liderleri hakkında konuşun. İşin nasıl yapıldığını anlamak, sadece doğru iş için doğru aracı kullanmak değil, aynı zamanda tasarruf veya gelir için yeni fırsatlar keşfetmek için anahtardır.
Daha sıradan bir tarafta, ofisinizin nasıl göründüğüne ve fiziksel bir düzeyde çalıştığına dikkat edin. Dikkat et:
Ofis mobilyaları,
Mola odası malzemeleri ve mutfak aletleri,
Konferans odası beyaz tahtaları, ekranlar, telefonlar ve
Paylaşılan ofis aletleri - öğütücüler, yazıcılar, faks makineleri.
Bunların iyi çalıştığından ve işlem için ihtiyaç duydukları sarf malzemelerinden (örneğin, toner, kağıt vb.) Stoklandığından emin olun.
6. İş ve Pazarlama Planlarınızı Analiz Edin
Sayılar üzerinde kafa kafaya gittin. Şimdi kafanızı alma ve kuruluşunuzun büyük resmine bakmanın zamanı geldi ve bu her zaman iş planınızla başlar. Liderlik personelinizle oturun ve planınızı ayrıntılı olarak gözden geçirin. Olmanız gereken yerdesiniz (yani, planınız nerede olacağınızı söylüyor)? İş yapma şekliniz hala en etkili mi? İşletmenin optimum performans gösterip göstermediğine bakılmaksızın bu soruyu sorun; her zaman daha iyi bir yol olabilir. İş süreçlerinizi listeleyin, bu süreçler hakkında kilit çalışanlara danışın, bunları adım adım haritalandırın ve daha sonra detaylı olarak düşünün. Daha rekabetçi olmak için kullanabileceğiniz daha etkili araçlar, yazılımlar veya hizmetler var mı? Doğru insanlar bu işleri yapıyor mu? İşlemler verimli mi yoksa gereksiz mi? Buradaki amaç insanları kovmak ya da mikro yönetmek değil; İşletmenizin nasıl iş yaptığını, çorbadan kuruyemişi tam olarak anlamak.
Benzer bir gözle geçen yılki pazarlama planını gözden geçirin. Sonuçları kontrol edin ve sonuçlar giderlerle karşılaştırıldığında gerçekten nerede olmanız gerektiğine karar verin. Nerede zayıfsın ve nasıl gelişebilirsin? Aşağıdakilere özellikle dikkat edin:
Pazar araştırması,
Tanıtım ve reklamcılık,
Etkinlikler ve
Basın ilişkileri.
Bu alıştırmanın bir parçası olarak, Web ve çevrimiçi sosyal ağ profillerinizi analiz etmeyi unutmayın. Doğru müşterilere mi ulaşıyorlar? Günceller mi? Ürün veya hizmet tanımları, fiyatlandırma ve hatta yönetici isimleri güncellendi mi? Bu ayrıntıları şiddetle kontrol edin, çünkü hiçbir şey çevrimiçi müşterilerin korunmadığını düşündükleri bir web sitesine vurmaktan daha hızlı bir şekilde kapanmaz.
Elbette, bu altı adımı yazmak, onları yapmaktan daha kolaydır. Önemli miktarda işten bahsediyoruz, soru yok. Ancak, insanları zorlarsanız ve yardım etmeleri için doğru kişiyi bulursanız, birkaç hafta içinde başarabilirsiniz. Ve bu iki hafta, işiniz için yılın geri kalanında önemli bir işlem, harcama ve hatta kar temettüsü ödeyebilir.
