Video: TARİHİN EN BÜYÜK 7 HATASI (Kasım 2024)
Şirketinizin kitaplarını yönetmek için en iyi yazılımı bulmakla görevliyseniz, göz önünde bulundurmanız gereken birçok önemli faktör vardır. Öncelikle ve en önemlisi, şirketinizin faaliyetleriniz büyüdükçe ölçeklenebilecek küçük işletmeler veya kurumsal sınıf bir yazılım için çevrimiçi bir muhasebe hizmetine ihtiyaç duyup duymadığını belirlemeniz çok önemlidir. Bu kararı verdikten sonra, hesaplarınızı en iyi durumda tutmak için tam olarak ihtiyacınız olanı sağlamak için bir çok harika çözüm var.
Sadece küçük ve çevik bir şeye ihtiyaç duyanlarınız için, Intuit QuickBooks ve Freshbooks ile yanlış gidemezsiniz. Her iki sistem de çok fazla karmaşıklık gerektirmeyen küçük anne ve baba dükkanları için idealdir. Bununla birlikte, büyük kuruluşunuzun bazı muhasebe beygir gücüne ihtiyaç duyduğuna karar verdiyseniz, Intacct'a göz atmanız gerekir.
Seçiminizden bağımsız olarak, muhasebe yazılımınızı uygularken kaçınmanız gereken beş önemli hata var. Ne olduklarını, onlardan kaçınmanın nedenini ve yeni sisteminizden en iyi şekilde nasıl yararlanabileceğinizi bilmeniz gerekir.
1. Ucuz Olmayın
Yukarıda belirttiğim gibi, büyük işletmelerin büyük sistemlere ihtiyacı var. Sure, Intuit ve Freshbook'lar uygulanması kolay uygun fiyatlı ve yetenekli çözümler sunar. Ancak büyük kadrosu ve çok uluslu operasyonları olan şirketler, diğer iş kollarından araçlarla ölçeklendirme ve entegrasyon yapabilen bir sistem için biraz daha fazla para harcamak isteyecektir. Örneğin: Kurumsal sınıf sistemler, en geniş kapsamlı iş zekası (BI), proje yönetimi ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemlerinden bile sorguları yönetebilir.
Ek olarak, kurumsal sınıf muhasebe yazılımı, şirketinizin özel gereksinimlerine göre benzersiz bir sistem oluşturmanıza olanak sağlar. Farklı dikeyler için farklı seçenekler sunarlar ve çeşitli coğrafyalara ve para birimlerine uyacak şekilde uyarlanabilirler. Ancak daha ucuz yazılımı tercih ederseniz, herkese uyan tek beden bir tak ve çalıştır sistemi kullanarak sıkışıp kalacaksınız.
2. (Muhtemelen) Yerinde Satın Alma
İşletmenizin büyümesini bekliyorsanız, veri merkezi altyapınıza bağlı bir sistem satın almak istemezsiniz. Bulut tabanlı sistemlerle, satıcınızın altyapı gereksinimlerini artırmak için küçük bir ücret ödeyerek yok olacaksınız, ancak kendi şirket içi ekosisteminizi yükseltmek zorunda kalırsanız, ödediğinize kıyasla bu bir şey değil.
Şirket içi muhasebe yazılımı ölçeğini artırmak, lisanslama ve bakım ücretlerinde daha fazla ödeme yapmanızı gerektirir. Ayrıca, ek veri gereksinimlerini karşılamak için donanımınızı sürekli olarak daha yetenekli ve geniş sunuculara yükseltmeniz gerekir. Bu, ağ performansınızı izlemek için daha fazla enerji maliyeti ve daha fazla yazılım anlamına gelir. Daha önce de belirttiğim gibi, bulut tabanlı çözümler, ihtiyaçlarınız arttıkça biraz daha fazla ödemenizi gerektirecek, ancak maliyetler bir kurum içi sistemde olduğu kadar dramatik olmayacak. Şimdi pano boyunca yükseltme yapmayı göze alabilirseniz veya verilerinizi kendi veri merkezinizde barındırırken daha rahat hissederseniz, bu alt bölümdeki her şeyi göz ardı edin.
3. Veritabanını Yoksayma
Kurum içi veya kurum dışı yazılımı seçmenizden bağımsız olarak, tüm bilgilerinizi depolamak için kullandığınız veritabanına dikkat etmek istersiniz. Tek bir kullanıcı veya kullanıma hazır bir sistemi seçerseniz, tüm verilerinizi barındırmak için büyük olasılıkla satıcının veritabanına güvenirsiniz. Bazı satıcılar, sistemlerinde depolayabileceğiniz veri miktarını sınırlandırır, dolayısıyla şirketiniz önemli ölçüde genişlerse yazılımı değiştirmeniz gerekir.
Neyse ki, çoğu kurumsal sınıf çözümler çeşitli veritabanlarını yönetebilir, bu nedenle veritabanı ve sistemin arka uç performansınızı en üst düzeye çıkarmak için birbirleriyle iyi çalışıp çalışmadığını belirlemek önemlidir. Microsoft'un SQL Server, birçoğunuz zaten kullanıyor olabileceğiniz yetenekli ve standart bir seçimdir. MYSQL başka bir popüler seçimdir. Muhasebe sistemlerinin çoğu her iki veritabanında da oldukça iyi. Verilerinizle senkronize etmek için hangi sistemin en iyi seçim olduğunu belirlemek için BT departmanınızla ve muhasebe ekibinizle çalışın, özellikle şirketiniz bir niş veya benzersiz bir veritabanı programlama dili kullanıyorsa.
4. İK içermeyi unutmayınız
Editörün Seçimi BambooHR gibi insan kaynakları (İK) yönetim yazılımınız, muhasebe yazılımınızla benimsediğiniz çoğu sistemden daha fazla etkileşimde bulunacaktır. Her iki takım arasında pürüzsüz bir entegrasyon sağlayamamak, neredeyse ikisini de sırayla değiştirmeniz gerekeceğini garanti eder.
Bu iki sistemi birleştirmek, çalışanlarınızın karı nasıl etkilediğine dair kuş bakışı bir görünüm sunar. Her şeyin masraf yönetiminden, işe alım maliyetinden ve işten çıkarma maliyetinden kaynaklanan çapraz etkisini daha iyi anlayabileceksiniz. Sistemleri entegre etmeden hayatta kalabileceksiniz, ancak operasyonlarınız bu tavsiyeye önem veren rakiplerden daha yavaş, daha az akıllı ve daha az otomatik olacak.
5. Satış Noktasını İhmal Etmeyin (POS)
Kaç tane muhasebe çözümünün POS entegrasyonu sunmadığına şaşıracaksınız. Bu, özellikle tuğla ve harç işletmeleri ve birden fazla yerde birkaç küçük işlem gerçekleştiren restoranlar için büyük bir sorundur.
Doğru çözüm, muhasebe çözümünüzdeki işlemleri otomatik olarak toplayabilir, düzenleyebilir ve senkronize edebilir. Bu entegrasyon muhasebe ekibiniz için gerekli olan manuel veri girişi miktarını önemli ölçüde azaltır ve finans ekiplerinize gelirin nerede ve ne zaman üretildiğiyle ilgili denetim sağlar. Bu sermayenin hemen şirketin ödenmemiş bakiyelerine nasıl uygulanabileceğinden bahsetmiyorum bile.
