Organize olun: Kağıtsız gitmeniz gereken 5 uygulama

Kağıtsız gitmek zor olmak zorunda değil, özellikle hangi araçların size yardımcı olabileceğini biliyorsanız. Tamamen kağıttan vazgeçmeye çalışıyorsanız, çalışması için ihtiyacınız olan en az beş araç vardır.

Hayatında nerede kağıt kullanıyorsun? Belki yapılacaklar listenizi bir defterde tutuyorsunuz ya da mürekkebi imzalamanız gereken bir sürü belge var. Bu beş araca sahip olduğunuzda, yaşamınızdaki neredeyse tüm kağıtları ortadan kaldırabilirsiniz:

1. yapılacaklar listesi uygulaması,
2. bir tarama uygulaması
3. bir dosya senkronizasyonu
4. e-imza araçları ve
5. bir belge teslim hizmeti.

Bu araçların her birine ve ne yaptıklarına daha yakından bakalım. Ayrıca, başlamanıza yardımcı olmak için kullanabileceğiniz belirli uygulamalar için önerilerde bulunuyorum.

1. Yapılacaklar Listesi Uygulaması

Kağıdın yapılacaklar listesini kullanan birisine parmağımı asla sallamam. Ancak kağıtsız gitmeye çalışıyorsanız, başlamak için en iyi yerlerden biri tüm görevlerinizi ve listelerinizi bir uygulamaya taşımaktır.

Yapılacak en iyi liste uygulamaları, kağıt listelerinden çok daha verimlidir. Kağıtla, çarpıştınız ve sıkışıp kaldınız ve öncelikleriniz değiştiğinde görevleri kolayca yeniden düzenleyemiyorsunuz. Ayrıca başkalarına görevler atayabilir ve tamamladıklarında uyarı alamazsınız.

Yapılacaklar listesi uygulamasıyla, yaklaşan son tarihler, başkası bir görevi tamamladığında bildirimler, herhangi bir zamanda listenizi yeniden düzenleyebilme ve diğer birçok avantajı hatırlatır. Yapılacaklar listesi uygulamaları arasında en çok tercih edilen üç şey:

• Todoist Premium
• Asana (yukarıda gösterilmiştir)
• Any.do

Kağıtsız gitmeye çalışıyorsanız, sizin için çalışan bir yapılacaklar listesi uygulaması bulmalı ve birkaç hafta boyunca buna bağlı kalmalısınız.

Üç liste kategorisi oluşturarak başlayın: iş, kişisel ve ev. Gereksinimleriniz için tam olarak uygun değilse, bunları daha sonra her zaman değiştirebilirsiniz. İş bölümünüzde, bu hafta tamamlamanız gereken işyerindeki görevleri yazın. Kişisel listenize, bir teşekkür kartı göndermek veya bir saç kesimi randevusu ayarlamak gibi yapılması gereken kişisel bilgileri bir yere not edin. Bir market alışveriş listesine başlamak için ev bölümünüzü kullanın.

Başlamanız için çok fazla. Yapılacaklar uygulamanızı kullanırken, listeleri organize etme, hatırlatmalar ayarlama ve diğer insanlara görevler atama konusunda sizin için en uygun stratejilerin ne olduğunu bulursunuz. Bununla birlikte, ilk birkaç hafta boyunca, listelerinizi kısa ve anlaşılır tutmak en iyisidir. Yapılacaklar listesi uygulamasını ilk kez kullanmak, yeni bir alışkanlık edinmek gibidir; çok karmaşıksa, buna sadık kalmayabilirsiniz. Gerçekten alışkanlık kazandığınızda, yapılacaklar listesi stratejilerinizi daraltmaya başlayabilirsiniz.

2. Tarama Uygulaması

Önemli kağıt belgeleri dijital dosyalara dönüştürmek için tarama uygulaması paha biçilmezdir. Belgeleri dijital hale getirdiğinizde, bunların yedek bir kopyasını alırsınız; bu, orijinalleri parçalayabilir veya geri dönüştürebileceğiniz veya güvenle dosyalayabileceğiniz anlamına gelir. Dijitalleştirmek isteyebileceğiniz öğelerden bazıları, kağıt vergi beyannameleri, kimlik belgeleri, resmi belgeler (doğum, ölüm, evlilik veya diploma gibi), garantiler ve makbuzlar, tarifler ve hatta ayrıntılar ve talimatlar gibi kâğıt olmayan belgelerdir. evinizdeki wifi yönlendiricinin alt tarafına basılmıştır.

Uygulamaları tarama, telefonunuzun kamerasını tarayıcıya dönüştürür. Belgeleri dijitalleştirmek için tarayıcıyla herhangi bir yazıcıyı kullanabilirsiniz; ancak, mobil tarama uygulamaları çok daha uygundur, taşınabilir değil. Herhangi bir yerdeki herhangi bir şeyin resmini çekebilirsiniz.

En iyi tarama uygulamaları, taradığınız öğenin sadece kenarlarını değil, aynı zamanda bir kitaptan veya kartvizitten bir sayfa olup olmadığını anlamak için ne tür bir öğe olduğunu algılar. En iyileri de optik karakter tanıma (OCR) teknolojisini içerir, böylece bir dokümanı taramakla bir dakika içinde metni kopyalayıp yapıştırabilirsiniz. İyi bir tarama uygulaması, birden fazla sayfayı tek bir dosyada derleyebilmelidir.

Tüm bu gereksinimleri karşılayan ve hem Android hem de iOS için kullanılabilen iki tarama uygulaması:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (yıllık 9.99 $ 'dan başlayan abonelikler veya doğrudan sahibi olmak için 59.99 $) ve
• Scanbot Pro (6, 99 ABD doları).

3. E-İmza Aracı

Kağıtsız gidiyorsanız, belgeleri yazdırmadan imzalamanız gerekir. Bir kişinin size elektronik olarak gönderdiği bir kağıda yazdırıp imzalamak için hiçbir neden yok. Çok az istisna dışında birçok belgeyi dijital olarak imzalayabilmelisiniz. Bunu yapmak için dijital imza oluşturmanıza ve dosyalara uygulamanıza izin veren bir uygulamaya ihtiyacınız var.

E-imza araçlarını içeren birkaç yazılım örneği:

• Adobe okuyucu,
• Adobe Acrobat,
• Docusign ve
• MacOS için önizleme (yukarıda gösterilmiştir).

Başlamak için, ilk önce en zor kısım olan bir imza oluşturmanız gerekir, çünkü imzalar fare, parmak ve dokunmatik ekranla veya ekran kalemi ile yapıldığında özensiz görünebilir. İyi haber şu ki, bu adımı yalnızca bir kez yapmanız gerekiyor. Bir imza oluşturup kaydettikten sonra, tekrar tekrar kullanabilirsiniz. En popüler yöntemlerden ikisi hakkında daha fazla ayrıntı için, PCMag'in Acrobat Reader kullanarak nasıl PDF imzalayacağı ve macOS önizlemesinde bir PDF'nin İmzalanacağı ile ilgili daha fazla ayrıntı alabilirsiniz.

Adınızı bir fare, parmak veya ekran kalemi ile imzalamakta zorlanıyorsanız, daha sonra yükleyebileceğiniz bir kalem ve kağıt imzanın resmini çizme seçeneğinin olup olmadığını kontrol edin.

4. Dosya Senkronizasyon Hizmeti

Bir dosya senkronizasyon servisi, elinizde hangi cihaza sahip olursanız olun, tüm belgelerinizi size sunar. İşte bir dosya senkronizasyonu servisinin vazgeçilmez olduğuna bir örnek: Birkaç yıl önce Global Giriş için başvuruda bulundum. Mülakatçım posta adresinin kanıtını istedi. Ehliyetimin ehliyetinde değil ve göstermek için yanımda posta getirmedim. Daha sonra, ihtiyacım olan adrese bana gönderilen bir emlak belgesini taradığımı ve kaydettiğimi hatırladım. Dosya senkronizasyon hizmetimin mobil uygulamasını açtım ve görüşmeciye göstermek için belgeyi çektim. Memnun kaldı ve Global Girişimi aldım.

En iyi bilinen dosya senkronizasyon servislerinden üçü - ve hiçbirini tavsiye etmekte hiçbir tereddütüm yok:

• Kutu,
• Dropbox ve
• Google sürücü.

Dosya senkronizasyonu programlarının çoğu, dokümanların çevrimdışı kopyalarını cihazlarınıza kaydetmenize de izin verir; bu, sigorta sertifikaları, kimlik bilgileri veya telefon ağacındaki adlar ve telefon numaraları gibi yarı acil durumlarda ihtiyacınız olabilecek her şey için çok kullanışlıdır. .

En iyi dosya senkronizasyonu hizmetlerinden bazıları, bir sonraki aşamaya girebileceğimiz belge paylaşım araçlarına da sahiptir.

5. Belge Paylaşma Aracı

Dijital belgeler göndermenin yaygın bir yolu onları bir e-postaya eklemektir. Ancak bu seçenek her zaman ideal değildir, çünkü alıcının ne zaman veya ne zaman alıp alamayacağını her zaman söyleyemezsiniz. (Okuma makbuzlarını kullanabilirsiniz, ancak yalnızca alıcı onları engellemediğinde veya reddetmediğinde çalışırlar.) E-postayla ilgili başka bir sorun, bazı dosyaların çok büyük olması veya e-posta programınızın orijinalin kalitesini otomatik olarak düşürmesidir.

Dijital belgeler göndermenin alternatif bir yolu da bunları başka bir bulut tabanlı hizmet aracılığıyla paylaşmaktır. Önceki bölümde belirtilenler gibi dosya senkronizasyon hizmetleri, genellikle istediğiniz şekilde gönderebileceğiniz bir link oluşturarak bir dosyayı paylaşmanıza izin verir. Bulut depolama hizmetleri (çoğu artık dosya senkronizasyonu hizmetlerinden ayırt edilemez) genellikle bunlara da sahiptir.

Genellikle, paylaşmak istediğiniz dosyaları senkronizasyon veya bulut depolama uygulamanızdaki bir klasöre koyar ve paylaşabileceğiniz bir bağlantı elde etmek için sağ tıklayın. Bu linkten, alıcı dosyaları indirebilir. Hangi servise sahip olduğunuza bağlı olarak, kişinin dosyayı ne zaman veya ne sıklıkla indirdiğini görme seçeneğiniz olabilir. Dropbox dahil olmak üzere bazı hizmetler, erişim için son kullanma tarihi oluşturmanıza bile izin verir.

İleriye Bak, Bugün Başla

Kağıtsız çalışmayla ilgili son bir tavsiye, bugün başlamak ve geriye bakmak yerine dört gözle beklemektir. Demek istediğim, sahip olduğun kağıt birikimini dijitalleştirmeye takılmak. Bunun yerine, şimdi kağıtsız başlamanıza yardımcı olacak birkaç uygulama benimseyin ve yeni alışkanlıklarınızı ileriye taşıyabilirsiniz.