Bir elektronik tablo yanlısı olmak için 22 Excel ipucu

Dünya gezegeninde Microsoft Excel ile ilgili her karmaşık küçük şeyi tamamen ustalaştıklarını söyleyebilecek çok az insan var. Dünyanın ilk elektronik tablo uygulamasıdır ve 1980'lerde PC'lerin ilk katil uygulaması olan bir kez saygıdeğer Lotus 1-2-3'ün yerini alan, neredeyse 35 yıldır endüstri standardı olmuştur.

Microsoft Excel'in bir elektronik tablo olarak baskınlığı henüz Corel Quattro Pro (bugün hala WordPerfect Office Pro'da satılmaktadır), Apache veya LibreOffice'in açık kaynaklı araçları veya hatta Google'ın Sayfaları (Google Drive'ın elektronik sayfa parçası tarafından değil) tarafından test edilmemiştir. ).

Bunun bir nedeni var. Excel, herkesin bildiği bir markadan daha fazlasıdır: güçlüdür. İnsanın bir e-tabloda isteyebileceği hemen her şeyi yapar. Microsoft 365 aboneliğinin ve diğer yöntemlerin bir parçası olarak Microsoft Office 2019'da bulunan mevcut Excel 2019 sürümü bir PCMag Editörün Seçimi'dir.

Sadece numaralar için değil. Çok sayıda insan, Excel'in sonsuz görünen ızgaralarını, verileri düz dosya veritabanı olarak kullanarak dolduruyor. Nispeten etkili bir iletişim müdürü veya tamamen gelişmiş bir müşteri ilişkileri müdürü yapabilir. Microsoft Word'ün tipik olarak hemen yanında oturmasına rağmen, insanları kelime işlemci olarak kullanan insanları görmek o kadar da şok edici değil.

Hemen hemen her Excel kullanıcısının ortak bir özelliği vardır: yeterince bilmemek. Sayıları dilimlemek ve kesmek, bu verilere yeni bir görünüm vermek için pek çok yol var ve daha fazlası, hepsini anlatmak imkansız. Kitapların tamamı konu üzerine yazılmıştır. Ancak programı biraz daha kolaylaştıracak ve ofisinizin ileri teknoloji elektronik çizelgesi gurusu gibi görünmenizi sağlayacak daha ilginç ve karmaşık ipuçlarından bazılarına hakim olmak kolaydır. Bu yüzden Excel'de mükemmelleşmek için bu numaraların herhangi birini veya hepsini kesin.

Satır sonları ve metin sarma

Elektronik tablo hücrelerine yazmak, sinir bozucu olabilir, çünkü yazdığınız metnin varsayılanı, yeni bir satıra geri dönmeden sonsuza kadar devam etmektir. Bunu değiştirebilirsin. Alt + Enter tuşlarına basarak yeni bir satır oluşturun (yalnız Enter tuşuna basmak sizi hücreden çıkartır). Veya, ekranın en üstündeki Giriş sekmesinin altındaki Metni Kaydır seçeneğini tıklatın; bu, tüm metnin içinde bulunduğunuz hücrenin kenarına doğru sarılması anlamına gelir. Satırı / sütunu yeniden boyutlandırın ve metni sığacak şekilde yeniden kaydırın.



Seçmek için Ctrl + ÜstKrkt

Veri kümesi seçmek için fareyi kullanmak ve imleci sürüklemekten çok daha hızlı yollar vardır. Seçmek istediğiniz Ctrl + Shift tuşunu basılı tutmak istediğiniz ilk hücreye tıklayın, daha sonra aşağıdaki sütunda yer alan tüm verileri almak için aşağı ok, üstündeki tüm verileri almak için yukarı ok veya her şeyi elde etmek için sol veya sağ oka basın. satır (tabii ki sola veya sağa). Yönleri birleştirdiğinizde, soldaki veya sağdaki satırlardaki her şeyin yanı sıra bir sütuna sahip olabilirsiniz. Yalnızca veri içeren hücreleri seçer (hatta görünmez veriler). Ctrl + Shift + End kullanıyorsanız, imleç aradaki her şeyi seçerek verilerle sağ alt hücreye atlayacaktır. İmleç sol üst hücrede (A1) ise, her şey budur. Daha da hızlı: Ctrl + Shift + * (yıldız), hangi hücre seçilirse seçilsin, tüm veri kümesini seçecektir. ( Görüntü from xuuxuu )



OtomatikDoldur

Bu bir beyin fırtınası değil, ama çok kolayca gözden kaçırılır. Tarihler (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, vb.) Gibi bir dizi tekrarlayan şeyler yazmaya başlarsınız ve uzun bir gün boyunca bulunduğunuzu bilirsiniz. Bunun yerine, seriye başlayın ve ekrandaki imleci son hücrenin sağ alt kısmına (doldurma tutamacı) getirin. Artı işaretine ( + ) dönüştüğünde, doldurmanız gereken tüm hücreleri seçmek için tıklayıp aşağı sürükleyin. Başladığınız deseni kullanarak sihirli bir şekilde doldururlar. Ve aynı zamanda bir sütuna veya üst üste sola veya sağa gidebilir.

Daha da iyisi - otomatik olarak bir düzen olmadan Dolgu yapabilirsiniz. Yine, bir hücreyi veya hücreleri seçin, doldurma koluna gidin, tıklayın ve sürükleyin. Bir seçenekler menüsü göreceksiniz. İlk önce ne kadar veri girerseniz, Seri Doldurma seçeneği o kadar iyi Otomatik Doldurma seçeneklerinizi oluşturacaktır. Bu Microsoft eğitimine göz atın.



Flash Doldurma

Flash Doldurma, ilk sütunda gördüğü veri desenine göre bir sütunu akıllıca dolduracaktır (üst satır benzersiz bir başlık satırıysa bu yardımcı olur). Örneğin, ilk sütun "2125034111" gibi biçimlendirilmiş tüm telefon numaralarını içeriyorsa ve hepsinin "(212) -503-4111" gibi görünmesini istiyorsanız, yazmaya başlayın. İkinci hücre tarafından Excel, kalıbı tanımalı ve ne istediğini düşünmelidir. Sadece onları kullanmak için enter tuşuna basın. Bu, sayılar, adlar, tarihler vb. İle çalışır. İkinci hücre size doğru bir aralık vermezse, biraz daha yazın; kalıbı tanımak zor olabilir. Ardından Veri sekmesine gidin ve Flash Dolgusu düğmesini tıklayın. Daha fazla bilgi için bu Microsoft eğitimine göz atın.



Sütunlara Metin

Diyelim ki ilk başta sonuncusu adlarla dolu bir sütununuz var, ancak bunları ayırmak için iki sütun istiyorsanız. Verileri seçin, ardından Veri sekmesinde (üstte) Sütunlar Metin'i tıklayın . Onları sınırlayıcılara (boşluklara veya virgüllere dayalı - CSV veri değerleri için harika) veya sabit genişliğe göre ayırmayı seçin. Sabit veriler, tüm veriler ilk sütuna sıkıştırıldığında, ancak belirli sayıda boşluk veya süre ile ayrıldığında kullanılır. Gerisi, belirli sayılar için ekstra seçeneklerle sihir gibidir.



Devretmeye Özel Yapıştır

Bir sürü satırın var. Onların sütun olmalarını istiyorsun. Ya da tam tersi. Nesneleri hücreden hücreye hareket ettirerek çıldırırsınız. Bu verileri kopyalayın, Özel Yapıştır'ı seçin, Transpoze kutusunu işaretleyin ve farklı bir oryantasyona yapıştırmak için Tamam'ı tıklayın. Sütunlar satır, satırlar sütun olur.



Çoklu Hücreler, Aynı Veriler

Nedense, aynı şeyi bir çalışma sayfasındaki hücrelerde tekrar tekrar yazmak zorunda kalabilirsiniz. Bu çok acı verici. İmlecinizi sürükleyerek veya her birini tıklatırken Ctrl tuşunu basılı tutarak hücrelerin tümünü tıklatın. Son hücreye yazın, sonra Ctrl + Enter tuşlarına basın ve yazdığınız her bir hücreye yazdıklarınızı girin .



Formüllerle Özel Yapıştır

Diyelim ki, yüzde biçiminde göstermek istediğiniz ondalık biçiminde çok sayıda sayınız var. Sorun şu ki, 1 rakamı% 100 olmamalı, ancak sadece Yüzde Stili düğmesini tıklarsanız (veya Ctrl-Shift-% tuşlarına basarsanız) Excel'in size verdiği şey budur. Bu 1'in% 1 olmasını istersiniz. Yani 100'e bölmek zorundasın. Özel Yapıştır'ın girdiği yer orası.

İlk önce, bir hücreye 100 yazın ve kopyalayın. Ardından, yeniden biçimlendirilmesini istediğiniz tüm sayıları seçin, Özel Yapıştır'ı seçin, " Böl " radyo düğmesini tıklayın ve bom dinamitle gider: sayıları yüzdelere dönüştürdünüz. Bu aynı zamanda anında sayıları anında toplamak, çıkarmak veya çarpmak için de çalışır.



Grafiklerde Grafik Kullan

Bir Excel grafiğinin herhangi bir öğesinde bir grafik koyabilirsiniz. Herhangi bir element. Her bir çubuk, bir parça kek, vs. kendi görüntüsünü destekleyebilir. Örneğin, yukarıda, pasta grafiğinde bir Güney Dakota eyalet bayrağı bulunur (dilimi seçip, Seri Seçenekleri açılır menüsünü kullanarak ve "Resim veya doku dolgusu" nu seçerek yerleştirilir) ve gömülü bir PCMag logosunu ( Sekmesinin Resimler düğmesini ekleyin). Hatta hiç "dolgu" ile bile gidebilirsiniz, bu da bu eksik dilime neden olur.

Küçük resim, bir öğeye kesilebilir ve yapıştırılabilir; harcanan dolarları göstermek için dolar faturaları, tesisat masrafları için su damlamaları, bu tür şeyler. Çok fazla grafik öğeyi karıştırmak ve eşleştirmek okumayı imkansız hale getirir, ancak sahip olduğunuz seçeneklerle ilgilenmeye değer. Yerleşik grafik tasarımcıyı kullanmadan önce kontrol etmesine izin verin.



Grafikleri Şablon Olarak Kaydet

Excel'in Jimmy Carter'ın dişleri ve yerfıstığından daha fazla çizelgesi var, ancak sunumunuz için mükemmel bir varsayılan tablo bulmak neredeyse imkansız. Neyse ki, Excel'in tüm bu grafikleri özelleştirebilme yeteneği örnek teşkil ediyor. Ama ne zaman bir tane yaratman gerekiyor? Bu bir acı. Olmak zorunda değil. Orijinal grafiğinizi şablon olarak kaydedin.

Bir grafik mükemmelleştirildikten sonra, üzerine sağ tıklayın . Şablon Olarak Kaydet'i seçin. Varsayılan Microsoft Excel Templates klasörünüze CRTX uzantılı bir dosya kaydedin. Bunu yaptıktan sonra, şablonu uygulamak kek olur. Grafiklemek istediğiniz verileri seçin, Ekle sekmesine gidin, Önerilen Grafikler ve ardından Tüm Grafikler sekmesine ve Şablonlar klasörüne tıklayın . Şablonlarım kutusunda, uygulanacak olanı seçin, ardından Tamam'a tıklayın.

Açıklamalardaki ve başlıklardaki asıl metin gibi bazı öğeler, seçilen verilerin bir parçası olmadıkça çeviri yapmaz. Tüm yazı tipi ve renk seçimlerini, gömülü grafikleri, hatta seri seçeneklerini (alt gölge veya grafik öğesinin etrafındaki parlaklık gibi) alırsınız.



Sayfalar Üzerindeki Hücrelerle Çalışma

3B Toplam adı verilen bu, bir çalışma kitabında aynı temel mizanpaja sahip birden fazla sayfanız olduğunda çalışır, üç aylık veya yıllık ifadeler söyler. Örneğin, B3 hücresinde, zamanla aynı hafta boyunca her zaman dolar tutarına sahip olursunuz.

Çalışma kitabındaki yeni bir çalışma sayfasında, bir hücreye gidin ve = sum ('Y1: Y10'! B3) gibi bir formül yazın. Bu, Y1 ila Y10 (yani 10 yıl değerinde) olarak adlandırılan tüm sayfalar için bir SUM formülünü (bir şeyler ekleyerek) ve her birinde B3 hücresine bakarak gösterir. Sonuç 10 yılın toplamı olacak. Sürekli değişen verilere geri dönen ana bir elektronik tablo hazırlamanın iyi bir yolu.



Düz Görüşte Gizle

Bir satır veya sütunu gizlemek kolaydır; sadece harf veya sayı başlığını tıklatarak her şeyi seçin, sağ tıklayın ve "Gizle" yi seçin. (Aynı anda her iki taraf için sütunları seçerek, sağ tıklayıp "Göster" i seçerek göstererek kaldırabilirsiniz). Ancak, saklamak istediğiniz, ancak üzerinde çalışmak istediğiniz halde, elverişli olmayan yerleştirilmiş verilerin sadece küçük bir bölümü varsa? Kolay. Hücreleri vurgulayın, sağ tıklayın ve Hücreleri Formatla'yı seçin . Üstteki Numara sekmesinde, Kategoriye gidin ve " Özel " i seçin. Tür: alanına üç noktalı virgül ( ;;; ) yazın. Tamam'ı tıklayın. Artık sayılar görünmüyor, ancak bunları yine de formüllerde kullanabilirsiniz.



Tüm Sayfayı Gizle

Çalışmakta olduğunuz dosya olan tipik Excel çalışma kitabınız, çok sayıda çalışma sayfasına (alt kısımdaki bir sekme ile belirtilen, adlandırabileceğiniz) yüklenebilir. İsterseniz silmek yerine bir sayfayı gizleyin, verilerinin yalnızca başvuru için değil, çalışma kitabındaki diğer sayfalardaki formüller için de kullanılabilir olmasını sağlayın. Alt sayfa sekmesine sağ tıklayın ve Gizle'yi seçin. Tekrar bulmanız gerektiğinde, en üstteki Görünüm sekmesine gitmeniz, Göster'i tıklamanız ve açılan listeden sayfa adını seçmeniz gerekir.

Ayrıca, üstteki Görünüm sekmesi menüsünde bir Gizle düğmesi de bulunmaktadır. Onu tıkladığında ne olacak? Kullanmakta olduğunuz tüm çalışma kitabını gizler. Dosyayı kapatmışsınız gibi görünüyor, ancak Excel çalışmaya devam ediyor. Programı kapattığınızda, değişiklikleri gizli çalışma kitabına kaydetmek isteyip istemediğinizi soracaktır. Dosyayı açmaya başladığınızda, Excel size boş bir çalışma kitabı gibi görünen bir şey verir - tekrar Göster'i tıklatana kadar.



Makrolar için Kişisel Çalışma Kitabını Kullan

Bir çalışma kitabının tamamını göstermediğinizde, muhtemelen sakladığınızı bilmediğiniz bir çalışma kitabını görürsünüz: Personal.XLSB dosyası. Bu aslında sizin için Excel'in oluşturduğu kişisel çalışma kitabıdır; Excel her başladığında gizli bir çalışma kitabı olarak açılıyor. Kullanmanın nedeni? Makrolar. Bir makro oluşturduğunuzda, varsayılan olarak oluşturduğunuz her bir e-tabloda çalışmaz (Word'de olduğu gibi) - bir makro, oluşturulduğu çalışma kitabına bağlanır. Ancak, makroyu Personal.XLSB'de saklarsanız, tüm elektronik tablo dosyalarınızda her zaman açık olacaktır. İşin püf noktası, makroyu kaydettiğinizde, "Makroyu sakla" alanında "Kişisel Makro Çalışma Kitabı" nı seçin. (Geliştiriciler sekmesini açarak bir makro kaydedebilirsiniz; Dosya sekmesine gidin, Seçenekler'i seçin, Şeridi Özelleştir'i tıklayın, sonra Ana Sekmeler kutusunda, Geliştiriciler'i işaretleyin, Tamam'ı tıklayın.)



Pivot! Pivot!

Bütün kitaplar PivotTabels'e ayrılmıştır. Referans noktalarınıza dayanarak bilgiyi ayrıştırmayı kolaylaştıran dev veri koleksiyonunuzun özetidir. Örneğin, tüm öğrencileriniz için tüm yıl boyunca tüm öğrencileriniz için tüm notları elde ettiyseniz, bir PivotTable bir ay boyunca bir öğrenciye işleri daraltmanıza yardımcı olabilir. Onlarla oynamak için büyük verileri olan herkesin eline geçmesi gerekir (ilk olarak oynayacak orijinal verilerin bir kopyasını alın).

Bir tane oluşturmak için, tüm sütunların ve satırların olması gerektiği gibi başlıklı olduğunu kontrol edin ve sonra Ekle sekmesinde Özet Tablo'yu seçin. Daha da iyisi, Excel'in sizin için doğru türü seçip seçemediğini görmek için Önerilen Özet Tablolar seçeneğini deneyin. Veya daha kolay anlaşılmasını sağlamak için bir grafik içeren bir Özet Grafik oluşturan Özet Grafik'i deneyin.



Koşullu Biçim

Çok fazla veriye bakmak ve vurguların nerede olduğunu merak etmek? En yüksek puan (veya en düşük puan) kim, ilk beşe ne giriyor vs. Excel'in Koşullu Biçimlendirme özelliği, tüm tabloyu renklendirmeye kadar vurguların etrafına kenarlık koymaktan her şeyi yapar. Her hücreye bir grafik bile yerleştirir, böylece sayı aralığının üst ve altını bir bakışta görüntüleyebilirsiniz. (Yukarıda, en yüksek sayılar hızlı yeşildir, en düşük kırmızı durur, aralarında bir spektrum vardır.) Belirli bir dize içeren metin gibi şeyleri aramak üzere daha fazla kural oluşturmak için Vurgulanan Hücreler Kuralları alt menüsünü kullanın. kelimeler, yinelenen tarihler, yinelenen değerler vb. Seçeneklerden daha büyük / küçük de olabilir, böylece sayı değişikliklerini karşılaştırabilirsiniz.



Düşüş Aşağılamaları Yapmak için Verileri Doğrulayın

Diğerlerinin kullanması için bir elektronik tablo oluşturma? Belirli hücrelerde kullanmak üzere bir açılır menü menüsü oluşturmak istiyorsanız (bu yüzden onları mahvedemezler!), Bu kolaydır. Hücreyi vurgulayın, Veri sekmesine gidin ve Veri Doğrulama'yı tıklayın. "İzin Ver:" altında " Liste " yi seçin. Sonra "Kaynak:" alanına seçenekler arasında virgül içeren bir liste yazın . Veya Kaynak alanının yanındaki düğmeye tıklayın ve bir veri serisi seçmek için aynı sayfaya geri dönün; büyük listeleri yönetmenin en iyi yolu budur. Bu verileri daha sonra gizleyebilirsiniz, yine de çalışacaktır. Veri Doğrulama ayrıca girilen verileri sınırlandırmanın iyi bir yoludur - örneğin, bir tarih aralığı belirtin ve insanlar belirttiğinizden önce veya sonra hiçbir tarih giremezler. Görecekleri hata mesajını bile oluşturabilirsiniz.



Ekran Görüntüsü Ekleme

Excel, masaüstünüzdeki diğer açık programların ekran görüntüsünü almayı ve bir çalışma sayfasına eklemeyi çok kolaylaştırır. Sadece Ekle sekmesine gidin, Ekran Görüntüsü'nü seçip tüm açık programların küçük resmini gösteren bir açılır menü göreceksiniz. Tam boyutlu görüntüyü eklemek için birini seçin. İstediğiniz gibi yeniden boyutlandırın.



Excel'e Word'e Veri Ekleme

Otuz beş yıl önce, Excel'den Word'e ya da PowerPoint'e veri yerleştirme düşüncesi Office Suites dünyasında şaşırtıcıydı. Bugün, onun için hiçbir şey yok. Veri hücreleri veya tam gelişmiş grafik grafikler alıyorsanız olsun, kopyalayıp diğer programa yapıştırın. Farkında olunması gereken şey şudur: Bu bir bağlantı ve gömme işlemidir. E-tablodaki verileri değiştirirseniz, Word DOC veya PowerPoint PPT'de de değişir. Bunu istemiyorsanız, bir grafik olarak yapıştırın. Bunun için Word'ün kendi Yapıştır Özel aracını kullanın. Veya, Excel'den alırken, üstteki Giriş sekmesine gidin, Kopyala menüsünü seçin ve Resim olarak Kopyala seçeneğini kullanın. Ardından grafiği herhangi bir programa yapıştırabilirsiniz.



Vardiyayı Önlemek için $ kullanın

Bir formül yazdığınızda, hücrelere A1 gibi konumlarına göre başvuru yaparsınız. Bir formülü kopyalayıp bir sonraki hücreye yapıştırırsanız, Excel bu başvurulan hücreyi değiştirir, bu nedenle bunun yerine A2 olur. Kaymayı önlemek için dolar işaretini ($) kullanın. $ A1 yazıp kesip yeni bir hücreye yapıştırın (örneğin, sütun (A) 'da kaymayı önler; $ 1, bir satır kopyalanırken (1) vardiyayı önler ve $ A $ 1, bir formül kopyalanırken herhangi bir yönde vardiya değişimini önler.

Bu, bir sürü formülde kullanmak için tek bir hücreniz olduğunda kullanışlıdır. Her şeyi 100'e bölmek istediğinizi söyleyin. = (A1 / 100) gibi bir formül yapabilirdiniz, ancak bu, 100'ü kolayca değiştiremezsiniz. 100'ü B1 hücresine yerleştirin ve = (A1 / B1) kullanın - ama sonra kesip yapıştırdığınızda = (A2 / B2), sonra = (A3 / B3), vb. = (A1 / $ B $ 1) bir satır kesilip yapıştırılabilir, ancak $ B $ 1 referansı asla değişmez. Daha sonra diğer değişiklikleri denemek için hücrede 100 değerini gerektiği gibi değiştirebilirsiniz.



Hızlı Analiz Yap

Excel'deki verilere tam olarak hangi bilgileri uygulamak istediğinizi bilmiyorsanız, seçenekleri hızlı bir şekilde çalıştırmak için Hızlı Analiz menüsünü deneyin. Verileri seçin ve sağ altta görünen Hızlı Analiz kutusuna tıklayın. Koşullu biçimlendirmeyi hızla uygulama, grafik oluşturma, toplamları işleme, küçük resim gösterme ve daha fazlasını yapma seçenekleriyle açılan bir menü alacaksınız.



Mükemmel Excel Kısayol Tuşları

Excel, herhangi bir harika yazılım gibi, birçok mükemmel klavye kısayollarına sahiptir. İşte en iyilerinden bazıları.


Ctrl +; - Bugünün tarihini ekler.

Ctrl + ÜstKrkt +: - Geçerli saati gösterir (iki nokta üst üste, saat 12: 00'de olduğu gibi).

Ctrl + Shift + # - Bir tarihin biçimini değiştirir.

Ctrl + 5 - Hücredeki metne üstü çizik uygular.

Ctrl + 0 - Geçerli sütunu gizler.

Ctrl + 9 - Geçerli satırı gizler.

Ctrl + F6 - Açık çalışma kitapları arasında geçiş yapar (yani, Excel dosyalarını farklı pencerelerde açar).

Ctrl + ` - Bu, 1 tuşuyla vurgu işaretidir. Bu açılan, tüm formülleri göstermek için sayfadaki görünümü değiştirir.

Ctrl + PageUp veya PageDown - Açık olan çalışma kitabındaki sayfalar arasında hızlıca geçiş yapın.

F2 - Seçili hücreyi düzenlemeye başlayın (çift tıklatmadan çok daha hızlı).

Shift + F10 - Bulunduğunuz hücre için sağ tıklatma menüsünü açar.



Şimdi Öğrenmeniz Gereken 16 Microsoft Word İpuçları

Microsoft Word hakkında her şeyi bildiğinizi mi düşünüyorsunuz? İşte Redmond'un kelime işlem uygulaması hakkında bilmeniz gereken bazı gizli numaralar ve zaman kazandıran kesmeler.