Organize olun: E-postayı daha verimli yönetmek için 11 ipucu

E-posta, kafalarımızı suyun üstünde tutmak için mücadele ettiğimizi hissettirebilir. Gelen kutusu sayfalarınız uzun mu? Her gün e-posta okumaya, en önemli mesajlara cevap vereceğinizi, yalnızca bir saatin geçtiğini ve şimdiye kadar hiçbir şey yapmadığınızı fark etmek için cevaplayacağınızı mı düşünüyorsunuz? Birkaç günde bir e-postanız için alanınız tükeniyor mu? E-posta bir verimlilik çarpanı mı yoksa bir verimlilik katili gibi mi?

Sadece e-posta ile uğraşırken daha verimli olmak için birkaç basit püf noktası gerekir, böylece onu ölçtüğünüzü hissetmezsiniz. Bu ipuçlarından bazıları çoğu e-posta programında bulunan işlevlere dayanır, ancak diğerleri kendi alışkanlıklarınızı değiştirmenin bir yoludur, böylece e-postayla yaptığınız küçük günlük etkileşimler, onu yönetmenize yardımcı olmaya yardımcı olur.

Dişlerini temizlemek gibi düşün. Günlük diş hijyeni ile dişçiye gitmek arasında bir fark var, ama ikisini de yapmalısınız. Günde iki kez fırçalamanız ve günde bir kez diş ipi kullanmanız gerekir ve bu alışkanlıklar sağlıklı dişlere sahip olmak için çok önemlidir. Altı ayda bir, daha kapsamlı bir temizlik, röntgen ve diğer koruyucu bakım için bir diş hekimi ziyaret etmelisiniz. Günlük hijyen daha büyük problemlerin oluşmasını önler. Diş hekimi ziyaretleri, kontrol dışı kalmadan önce gelişen problemleri yakalamanıza ve düzeltmenize yardımcı olur.

Tabii ki, dişlerde bile işler ters gidebilir. Bir kaza onları yok edebilir ya da genleriniz onları etkileyebilir, tıpkı yeni bir proje ya da iş pozisyonundaki değişiklik aniden bir e-posta patlamasına neden olabilir. Durum ne olursa olsun, diş ipini kullanmayı veya düzenli olarak diş hekimi görmeyi bırakmanız veya her gün e-postanızı temizlemeniz gerektiği anlamına gelmez. Beklenmedik bir probleminiz varsa, her şeyi kontrol altında tutmak için hala iyi alışkanlıklar izlemeniz gerekir.

E-posta ile kısa sürede etkileşiminizi değiştirdiğinizde - ne zaman ve nasıl kontrol edersiniz, mesajları ne sıklıkta silersiniz, vb. - uzun vadede hayatınızı kolaylaştırır.

İşte e-postayı bir yükten daha az yapmak için birkaç ipucu. Sizi bu ipuçlarının sağduyulu olduğu ve sihirli bir mermi sağlamadığı konusunda uyarmama izin verin, bu da zihninizi patlatmayacakları ya da bir gecede sansasyon haline gelmeyecekleri anlamına gelir. Ama ikisi de diş ipi kullanmayacak.

1. Önce Sil

Gelen kutunuzu açtığınızda yapılacak ilk şey, neleri silebileceğinizi görmek için tarama yapmaktır. Konu satırına ve gönderene bak. Önemsiz mi? Asla okuyamayacağın promosyon amaçlı bir e-posta mı? İş arkadaşınızdan konu satırında bugün dışarı çıkacaklarını ve bu e-postadaki ek bilgilerin sizinle alakalı olması ihtimalinin bulunmadığını bildiren bir not mu var? Eğer öyleyse, at.

Önemsiz olarak tanımladığınız tüm iletiler seçilmeli ve toplu olarak çöp kutusuna taşınmalıdır. Belirli bir sabahın telaşı içinde değilseniz, aboneliğinizi iptal etmek için bir veya iki normal e-posta göndericisini tanımlamayı deneyebilirsiniz.

İlk önce bu adımı gerçekleştirmek neden önemlidir? Alakasız mesajları hemen sildiğinizde, kalan mesajları görmeyi kolaylaştırırsınız. Kalan mesajları gördüğünüzde, önemli olanları daha hızlı tetikleyebilirsiniz. Günlük gelen postanızın yüzde beş ila onunu bile "işlem gerektirmeyen bir olasılık" olarak tanımlayabilirseniz, derhal silebilirsiniz, gününüze verimli bir şekilde başlamak için daha iyi durumda olacaksınız.

2. Birden Fazla E-posta Adresi Kullanın

Pazarlama e-postalarına veya gönderim onaylarına dayanamıyorum, bankamdan zaten otomatik ödeme için ayarlanmış olan kredi kartı faturamı ödemeye daha az hatırlatma yapamıyorum. (Grr.) Bütün bu mesajlar gelen kutumda karışıklık yaratır ve onlarla başa çıkma stratejim olması dışında önemli e-postaları tespit etmeyi zorlaştırır.

Tüm bu önemsiz mesajlar için ayrı bir e-posta adresi kullanıyorum.

Bunu yapmanın birkaç yolu vardır. Tamamen bu amaçla yeni bir e-posta hesabı oluşturabilir, bu şekilde nasıl yaparım veya mevcut hesabınızı kullanarak bir takma ad adresi oluşturabilirsiniz. Çoğu e-posta sağlayıcısı bunu yapmanıza izin verir. Ardından, e-posta hesabınızda bir kural oluşturur ya da filtrelersiniz, böylece takma adaya gönderilen tüm iletiler gelen kutusunu atlar ve farklı bir klasöre gider. Gelen Kutusu 2 veya Düşük Önemi veya ne istersen onu adlandır.

Bu amaçla ayrı bir e-posta adresi kullanmanın bir yararı, bazen önemsiz postaları, bazen gri posta olarak adlandırılan önemli postalarınızdan ayrı tutmanızdır. Ek olarak, bir şirket e-posta adresinizi başka bir dağıtım listesine satarsa, yeni ve istenmeyen pazarlama mesajları da birincil gelen kutunuza eklenmez. Üçüncü bir avantaj, başka bir e-posta programına giriş yapmanız veya bunlara erişmek için farklı bir gelen kutusuna gitmeniz gerektiği kanısında, bu mesajlardan rahatsız olmamanızdır.

3. Kısa Yaz

E-posta yazarken, ne demek istediğinizi söyleyin, net olun ve kısa olun. Neden? Kısa yazmak, mesajınızı okuyan kişilerin bu konuya ulaşmasına ve e-postalarını daha verimli bir şekilde işlemesine yardımcı olur. Tonunuzu alabilir ve nazikçe cevaplayabilir, bu sizin için hayatı kolaylaştıracaktır.

Bazı durumlar tam cümleleri ve biçimsel dili gerektirir, ancak parçalar e-postada çok etkili olabilir. Mantıklı olduğunda onları kullanın. Dilbilgisi polisi senin peşinden gelmeyecek. Elbette, bazen oldukça ayrıntılı olmanız ve e-postanın kağıt izi boyutundan yararlanmanız gerekebilir; her şeyin bir kaydı vardır. Bununla birlikte, genel olarak konuşursak, özlü, açık ve anlaşılır bir dili kullanmak varsayılandır.

Herkes kıskançlıktan kuşkulanmaz ve bir kaza gibi gelebilir. Arkadaşça görünmemek için emoji veya ünlem işareti ekleyebilirsiniz. Ya da basitçe, insanların e-postada özlü olmaya çalıştığınızı ve kişisel olarak almamalarını sağlayın.

4. Grupları veya Dağıtım Listelerini Kullanın

Aynı insan grubuna tekrar tekrar mesaj gönderirseniz, bir grup veya e-posta takma adı oluşturun. Outlook'ta buna Dağıtım Listesi denir. Gmail’de, Rehber’e (Contacts.google.com) gidin, bir gruba eklemek istediğiniz kişileri seçin ve etiket simgesini tıklayın. Grubunuza bir isim verin. Kaydettikten sonra, gruptaki herkese otomatik olarak bir mesaj oluşturmak için bu adı yazabilirsiniz.

Grupları kullanmak, yalnızca gruba posta gönderirken her kişinin adını yazma gereksinimini ortadan kaldırarak zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda biraz sonra açıklayacağım gibi, kolay silme taktikleri için de sizi ayarlar.

5. Şablonlar veya Hazır Cevaplar Oluşturma

Tekrar tekrar gönderdiğiniz bir mesaj varsa, her seferinde sıfırdan yazmayın. Gmail'in dediği gibi bir şablon hazırlayarak veya hazır bir cevap vererek önceden yazdıklarınızı yeniden kullanın.

İnsanların sık gönderdiği birkaç mesaj örneği aşağıdakiler boyuncadır:

• Uzandığın için teşekkürler, ama ilgilenmiyorum
• Makbuzu onaylama. Teşekkür ederim ve lütfen benden başka bir şeye ihtiyacınız olursa bana bildirin ve
• Hukuk departmanımız için bir işe benziyor. En iyi iletişim noktası…

Birkaç şablon hazırladığınızda, daha fazla düşünmeden bile normalde gereksiz zaman alan mesajlara cevap verebilir ve daha önemli çalışmalara devam etmenize izin verebilirsiniz.

6. Yeniden Konu Hatlarını Yeniden Kullan

Gönderilen mesajları şablonlar ve hazır cevaplar üzerinden tekrar kullanmak, yazmayı en aza indirerek verimliliğinizi artırır. Konu satırlarını tekrar kullanmak eski mesajları daha kolay ve hızlı bir şekilde silmenizi veya arşivlemenizi sağlar. Bundan sonra nasıl olacağını açıklayacağım

7. Silme Sırala

Veri limitleri yüksek düzeyde organize olan insanlar bile dahil olmak üzere herhangi birisini gizleyebilir. Biraz yer açmanın yolu, toplu olarak ihtiyaç duymadığınız mesajları silmektir. Bu, dişçiye gitmeye benzer olduğunu düşünebileceğiniz türden bir iş. Her gün yapmak zorunda değilsiniz, ancak düzenli aralıklarla ve düzenli olarak yapmak, daha büyük sorunların önlenmesine yardımcı olacaktır. Özellikle yararlı olması için üç silme yöntemi buluyorum.

Öncelikle, gönderilen postanızı dosya boyutuna veya eke göre sıralayın ve ihtiyacınız olmayan en büyükleri atın. Gönderilen mesajlara odaklanmamın nedeni, bir eki gönderirsem, dosyaya sahip olma ihtimalim ve bu nedenle başka bir yere kaydedilmiş başka bir kopyaya sahip olmamdır.

İkinci yöntem, gönderilen postaları konu satırlarına göre sıralamak ve düzenli olarak gönderdiğiniz mesajları aramaktır. "Bugün saat 16: 00'da buzdolabının temizlenmesi" başlıklı haftalık bir mesaj gönderirseniz, hepsini bir kerede hızlı bir şekilde görebilir, seçebilir ve silebilirsiniz.

Üçüncüsü, mesajlarınızı alıcıya göre sıralayın. Muhtemelen sık sık e-posta gönderdiğiniz birkaç iş arkadaşınız, arkadaşınız veya insan grubunuz vardır. Aramızda gönderilen mesajların çoğunun çok önemli olmaması muhtemeldir. Onlara bir daha asla ihtiyaç duymayacaksanız, bir kerede birden fazla mesaj seçin ve bunları toplu olarak silin.

8. Bildirimleri Kapat, Odaklanacak E-postayı Kapat

Gelen her mesaj hakkında ekran uyarısı almak inanılmaz derecede kesintiye neden olur ve rahatsız edicidir. Çalışanların ezici çoğunluğunun, tamamen devre dışı bırakılmış e-posta uyarılarıyla daha iyi olacağını tahmin ediyorum. Bu sadece nadir durumlarda nadirdir. Yani, bildirimlerini kapat.

Benzer şekilde, en az 30 dakika boyunca çok odaklı çalışma yapmanız gerektiğinde e-posta uygulamanızı veya tarayıcı sekmesini kapatın. Hiç kimsenin onu takip etmeyeceğini bilerek, bu ipucunu yazmak beni üzüyor. Aslında çok az insan yapıyor, ama keşke daha fazla insanı denemeye ikna edebilseydim. E-posta ile dikkatiniz dağılmadığında akışınızı bulmanın ne kadar kolay olacağını hayal edin.

En son çevrimdışı çalıştığınızda, Wi-Fi'sız bir uçakta mı, yoksa internetin kapalı mı olduğunu düşünün. Ya da belki başka meslektaşlarınızın olmadığı ve bu nedenle uzun bir süre boyunca herhangi bir e-posta kesintisi yaşamadığınız bir saat diliminde çalıştınız. E-postayı kapattığınızda, ihtiyaç duyulmadan diğer çevrimiçi bilgilere erişmeye devam ederken bu kesintiye uğramayacağınız deneyiminin çoğaltılmasına yaklaşırsınız.

9. Co-opt Otomatik Yanıtları

Önceki ipucuyla ilgili olarak, e-posta pencerenizi kapatmayacağınızı varsayalım çünkü birisinin acil bir konuyla sizinle iletişim kurmaya çalışacağından ve onu özleyeceğinizden endişeleniyorsunuz. Geçici çözüm? "Bu çok acil bir mesele ise, lütfen beni mesajla / ara / mesaj gönder …" diyen bir ofis dışı veya otomatik cevap mesajı ayarlayın ve telefon numaranızı, Slack kolunu veya tercih ettiğiniz hattı girin iletişim.

10. Sil! Veya Klasörlere Dosya Posta

Silinmemiş bir e-posta, genellikle yerine getirilmemiş olan iyi bir niyettir. Ne zaman gideceğini bil. İletilerle takılmayın, muhtemelen hiçbir zaman bir şey yapmazsınız. Önemsiz mesajlarınızı gelen kutunuzda bırakmak son derece verimsiz, dikkat dağıtıcıdır ve yalnızca size mükemmel bir dünyada ne yapmak istediğinizi hatırlatır ancak yapamaz.

Gelen kutunuza girerek size herhangi bir iyilik yapmıyorlar.

Mesajları silmek ciddi görünüyorsa, onları yeni bir klasöre taşıyın. Bu klasörü Beklemede veya İyi Amaçlar olarak adlandırın. Önemli olan, onları Gelen Kutunuzdan çıkarmaktır. Birkaç ay bekleyin. Kaç tane kazıp ya da cevap verdiğini gör. Cevap sıfırsa, belki ilk önce onları silmeyi yeniden düşünün.

11. Çöpleri düzenli aralıklarla boşaltın

Çöpleri periyodik olarak boşaltın. Çöpü silmek, alanı temizler. Outlook dahil olmak üzere çoğu e-posta programı, uygulamadan çıktığınızda otomatik olarak çöp kutusunu boşaltma ayarına sahiptir. Çöpü atmayı asla hatırlamıyorsanız, bu özelliği açmanızı öneririm.

Çoğu insan muhtemelen çöpü ayda bir ya da çeyrekte bir kez daha boşaltmaya ihtiyaç duymaz. Çöp kutunuzu çok sık silme tehlikesi vardır, çünkü çöp, ihtiyaç duymadığınızı düşündüğünüz e-postaları kurtarmaya gideceğinizdir, ancak ortaya çıkar. Çöp kutusundan çok sayıda mesaj kurtardım, genellikle aynı gün oraya koydum.

Acil Durum Kordonu Nasıl Çekilir

Şimdi, gelen kutunuzla temiz bir sayfa açmak için umutsuzsanız, işte deneyebileceğiniz son bir numara:

1. Yeni bir klasör oluşturun. Eski Gelen Kutusu veya Posta'yı Temmuz 2019'dan önce (veya geçerli ay ve yıl) adlandırın.

2. Gelen kutunuzdaki her şeyi seçin. Hepsini yeni klasöre taşıyın.

• 38 E-posta almanıza yardımcı olacak Gmail İpuçları E-posta almanıza yardımcı olacak 38 Gmail İpuçları
• Sıfır e-posta için itmek sıfır e-posta için itmek
• Ofiste e-posta aşırı yüklemesi ile mücadele etmenin 4 yolu Ofiste e-posta aşırı yüklemesi ile mücadele etmenin 4 yolu

Voilà. Gelen kutunuzda sıfırsınız ve tek bir mesaj bile atmak zorunda kalmadınız.

Kimse senden kaotik bir gelen kutusunu bir gecede elden geçirmeni beklemiyor. Birkaç olumlu alışkanlığı yavaş yavaş adapte edin. İlerlemekte olduğunuz gibi hissetmenize yardımcı olmak için çöp kutusunu boşaltmak veya gönderilen postayı silmek gibi periyodik işlemlerden birkaçını yapın.