Docuware bulut incelemesi ve değerlendirmesi

Belge yönetim sistemleriyle ilgili olarak, DocuWare Cloud, belge yönetiminin bir şey olduğu Microsoft Windows 3.0 günlerinden bu yana, uzayda güçlü bir rakip olarak kabul edildi. DocuWare Cloud, dört kullanıcıya kadar ve 20 GB depolama alanlı küçük bir işletme için boyutlandırılmış bir örnek için aylık 300 ABD Doları olarak fiyatlandırılır. Platform, mükemmel belge alma ve form işleme yeteneklerini içeren güçlü bir kurumsal özellik kümesine sahiptir. Bir endüstri gazisi olmasına rağmen, Editörün Seçimi kazananlar Ascensio System OnlyOffice ve Microsoft SharePoint Online'da bulunan entegrasyon ve paylaşım işlevselliğinden yoksundur, ancak yine de dikkate değer bir fırsattır.

Temeller

Adobe Document Cloud Standard'a çok benzer şekilde, DocuWare Cloud, boşalta zilleri ve ıslıkları olan doküman yönetim sistemleri için işletme kategorisinde kareye düşer. Bununla birlikte, kullanıcı arayüzü (UI) ile çizgiyi zorlar ve kullanıcılara ortak işler yapmak için ihtiyaç duydukları araçları sağlarken, ileri düzey kullanıcılar veya yöneticiler için daha gelişmiş seçenekleri toparlar. DocuWare Cloud ile çoğu kullanıcının gördüğü birincil görünüm, iki temel görünüme ayrılmıştır. Sol taraftaki gezinme bölmesi, gelen kutunuza, doküman aramanıza, kullanabileceğiniz listelere ve görevlerinize erişmenizi sağlar. Sağ tarafta, açıklama araçlarının yanı sıra belge görüntüleyici sunan ek seçenekler de vardır. Bir belge seçildiğinde, sol bölmede ayrıca elle veya indeks alanını otomatik olarak doldurarak belge içindeki metni tıklatarak dizin alanlarını düzenleme seçeneği de sağlanır.

Listeler, kullanıcılar tarafından görülebilen birincil doküman kabıdır ve yönetici tarafından tanımlanır. Liste görünümü, kullanıcıların URL’yi bozmadan doğrudan listeye bir kısayol oluşturmaları için kullanışlı bir seçenek sunar. Listeler, yalnızca belirli bir kapta bulunan belgeleri göstermez, aynı zamanda dizin alanlarını CSV dosyası biçimindeki belgelere görüntülemenizi, dışa aktarmanızı ve paylaşmanızı sağlar.

Sol gezinme bölmesi, belgeleri birbirine bağlamak için birkaç ilginç seçenek sunar: zımba ve klip. Hem zımba hem de klips, belgeleri daha sonra kullanılmak üzere birleştirir ve geri dönüşümlüdür. Zımba özelliği yalnızca PDF dosyaları için geçerlidir ve birden fazla PDF'yi tek bir PDF'de birleştirir veya çok sayfalı bir PDF belgesini tek sayfalara böler. Kırpma, farklı belgeleri korurken birden fazla belge türünün bağlanmasına izin verir.

Belgeleri İçe Aktarma

Belgeleri DocuWare Cloud'a almak için çok çeşitli kullanım senaryolarında çeşitli seçenekler vardır. Belgeler doğrudan web istemcisi yoluyla alınabilir veya DocuWare Cloud'a doğrudan taramak için DocuWare Cloud Scan Uygulaması yüklenebilir. Alternatif olarak, yöneticiler özel yazıcı sürücülerini yapılandırabilir, böylece kullanıcılar indeksleme ve form işleme gibi bazı içe aktarma görevlerini düzenleyebilirler. Yöneticiler ayrıca bir FTP klasörü yapılandırma yeteneğine de sahiptir; böylece belgeler DocuWare Cloud'daki belirli bir alana hemen kaydedilir, toplu yüklemeler, programlı veya zamanlanmış ithalat veya üçüncü taraf yazılımlarla entegrasyon gibi birçok senaryo sağlanır.

DocuWare Cloud'un öne çıkardığı bir başka alan optik karakter tanıma (OCR). Çoğu belge yönetim sistemi OCR'yi destekler, ancak motoru özelleştirebilme özelliği sık görülmeyen bir özelliktir. DocuWare Cloud, yöneticilerin OCR motorunu mevcut işletme gereksinimlerine göre performans veya doğruluk için optimize etmesini sağlar. OCR motoruna, bir yazım denetimi sözlüğü gibi, OCR sürecini optimize etmek için işinizde sıkça kullanılabilecek kelime listelerini yükleyerek de öğretilebilir.

Formların Kullanımı

DocuWare Cloud, dahili kullanım için veya müşteriye yönelik senaryolar için elektronik formlar sağlama konusunda harika bir iş çıkarmaktadır. Süreç, form tasarımcısı araçlarını kullanarak bir form şablonu oluşturan bir yönetici ile başlar. DocuWare Cloud'da iki form türü vardır. Web formları, son ürün yönetici tarafından tasarlanan şablonun görünümünü ve izlenimini aldığı için oldukça basit. Öte yandan, birleştirilmiş formlar, form şablonu aracılığıyla toplanan verileri alır ve ardından yöneticinin tercihine göre bu verileri üst üste bindirir. Her iki form türü de dizin alanlarını doldurmak için kullanılır ve veriyle ilgili diğer görevler ve entegrasyonlar için de kullanılabilir.

DocuWare Cloud form tasarımcısını kullanarak, çeşitli öğeleri forma sürükleyebilir ve istediğiniz yere hızla yerleştirebilirsiniz. Alanları etiketleyebilir ve bunları gerektiği gibi işaretleyebilirsiniz ve hızlı bir şekilde talimatları istediğiniz yere de yerleştirebilirsiniz. Formların birleştirilmesi, çıktı şablonunun yüklenmesini, form şablonundan alanların çıktı şablonuna entegre edilmesini ve her bir alan için yapılandırılacak temel metin biçimlendirme seçeneklerini gerektirir. Her iki form türü de sonuçta yeni doldurulmuş formun seçtiğiniz belge deposuna yerleştirilmesi ve indeks alanlarının form verileri veya statik değerlerle doldurulmasıyla sonuçlanır. Son olarak, bu işlem sırasında izinleri tek tek kullanıcıların formu yönetmesine veya kullanmasına izin vererek yapılandırabilirsiniz. Ayrıca, formları herkese açık hale getirme yeteneğine de sahipsiniz, dış kullanıcıların form doldurmalarını ve göndermelerini sağlayın.

İdari Özellikler

Kurumsal yöneticiler, DocuWare Cloud'un güvenlik yetenekleri olacak. İzinler, çeşitli düzeylerde yapılandırılabilir, ancak Dokmee'ye benzer şekilde, dosya dolaplarında en yaygın olanıdır. Bunlar, kullanıcıların belgelere erişmesine veya saklanmasına izin veren öğeler olan birden fazla iletişim kutusunu içerebilir. Liste iletişim kutuları, grafiksel bir düzenleyici veya bir SQL ifadesi kullanılarak yapılandırılmış sorguya dayalı belge koleksiyonlarıdır. Mağaza iletişim kutuları, bir belge depoya yerleştirildiğinde kullanılan dizin alanlarını tanımlamak için kullanılırken, sonuç listesi iletişim kutuları belge listesi görünümü ve dizin alanı düzenleme formları için kullanılan alanları belirtir. Son olarak, klasör diyalogları doküman depolama ve navigasyon için kullanılan klasör yapısını tanımlamak için kullanılır. Klasör yapısı, beğeninize hiyerarşi oluşturmak için indeks alanları veya statik değerler farklı klasör seviyelerine yerleştirilerek oluşturulur.

Kullanıcılarını hayatı kolaylaştırmak isteyen yöneticiler için, DocuWare Cloud da size yardımcı olmaktadır. İki örnek, dizin alanı seçeneklerini zorlamak ve iş süreçlerini otomatikleştirmek. Çeşitli belge türleri için alanlar, arama ve doğrulama amacıyla değer listelerini ya statik bir listeden, bir tanesi DocuWare Cloud içindeki verilerden üretilen ve hatta harici bir veri kaynağındaki değerler kullanmak üzere yapılandırılabilir. Belge ilişkileri, tek bir kabin içinde veya iki kabin arasında, kilit alanları karşılaştırarak tanımlanabilir.

Maliyet düşünün

DocuWare Cloud ile bir dezavantajı biraz korkunç fiyatlandırma. Rakiplerinin çoğundan farklı olarak, kesin fiyatlandırma için şirketle iletişime geçmeniz gerekir, çünkü DocuWare Cloud, kullanıcı başına değil örnek boyutuna göre fiyatlandırılır. Daha önce de belirtildiği gibi, küçük bir işletme için boyutlandırılmış bir DocuWare Cloud örneği, dört kullanıcıya kadar ve 20 GB depolama alanı, ayda 300 ABD Doları tutarındadır. 40 kullanıcıyı ve aylık 10000 dolara yakın 100 GB depolama maliyetini destekleyen daha büyük bir örnek. Kullanıcı ve depolama ihtiyaçlarınız ne olursa olsun, işletme gereksinimlerinizi ve bunların aylık ücretinizi nasıl etkileyeceğini tartışmak için DocuWare Cloud satış ekibiyle iletişime geçmek istersiniz.

Genel olarak, DocuWare Cloud, doküman yönetimi alanında cazip bir seçenek haline getirmek için yeterli özellikler sunar. Elektronik formları çevreleyen yetenekler birçok işletme için özellikle yararlıdır ve yönetimsel özelliklerin bazıları da çekicidir. Editörlerimizin Seçimleri Ascensio System OnlyOffice ve Microsoft SharePoint Online'ın entegrasyonlar ve kullanım kolaylığı açısından biraz gerisinde kalmasına rağmen, gecikme fazla değil. Bu nedenle, DocuWare Cloud iyi araştırılmaya değer bir belge yönetimi seçeneği olmaya devam ediyor.