Contractworks inceleme ve değerlendirme

ContractWorks yıllık olarak 600 dolar ile başlar ve yıllık olarak faturalandırılır ve bu fiyat için, büyük ölçüde sözleşmeleri kategorilere ayırmaya, izlemeye ve onaylamaya odaklanmış iyi tasarlanmış bir sözleşme yönetimi platformu sunar. Ne yazık ki bazıları için bu, sözleşmelerin yazılması, ileri geri yasal müzakereler veya yerleşik işbirliği özellikleri için fazla desteğe sahip olmadığı anlamına gelir. Bu hedeflenen özellik odağı, her şey bir araç olmadığından iş sürecinizi yazılımın yeteneklerine göre dikkatle eşlemeniz gerektiği anlamına gelir. Öncelikle, bu alanda Editörlerin Seçimi kazananları Agiloft ve Updraft'ın arkasında tutan şey.

Fiyatlandırma ve Planlar

Agiloft ve sözleşme yönetimi alanındaki üreticilerin çoğundan farklı olarak ContractWorks, kullanıcı lisanslarına göre fiyatlandırmaz. Ürün 12 aylık planı için yıllık olarak faturalandırılır ve ayda 600 dolar eder. Diğer fiyatlandırma seçeneği, üç aylık fatura için 3 aylık plan için aylık 750 dolar. Üç aylık planla başlayabilir ve ihtiyaçlarınıza bağlı olarak yıllık bir aboneliğe geçebilirsiniz. Her iki plan da ücretsiz deneme ile birlikte gelir ve size sınırsız kullanıcı, belge depolama, destek ve eğitim ve ücretsiz uygulama sunar. Ayrıca özelleştirilebilir uyarılar, raporlar, izinler, denetim günlükleri, belge taşıma ve kurulum, özel marka ve platformun belge etiketleme ve şablon özellikleri de dahil olmak üzere başka birçok özellikten yararlanabilirsiniz.

ContractWorks'ün bir kullanıcı limitini tahsis ettiği tek şey, şirketin Mart 2017'de yerel bir eSignature özelliğini açtığı elektronik imzalardır. Kuruluşlar, beş ücretsiz elektronik imza kullanıcısı ek ücret ödemeden alır, ancak ek kullanıcılar beş elektronik imza paketi alır kullanıcılar yılda 1.200 ABD doları eder. ContractWorks, platformunda yerel bir özellik olarak merkezileştirmeyi tercih ederek Adobe Sign, DocuSign veya diğer üçüncü taraf eSignature satıcılarıyla entegre değildir. ContractWorks ayrıca, kar amacı gütmeyen kuruluşlar için indirim sağlar. Ayrıca, ContractWorks aracılığıyla faturalandırılabilir bir hizmet olarak sözleşme yönetimi sunmak isteyen hukuk firmaları veya profesyonel hizmet şirketleri için hacim paketleri de sunar.

Sözleşme Yaşam Döngüsünü Yönetme

ContractWorks, kullanıcı arayüzünü (UI) basit tutar. Deneyim, simgeye dayalı ve gezinmesi kolay ve üst menüde yalnızca altı sekme var: Belgeler, Etiketler / Şablonlar, Kullanıcılar, Raporlar, İmzalar ve Ayarlar ve evrensel bir arama çubuğu. Erişiminize izin verdiğiniz özelliklerin özelleştirilmiş görünümlerini içeren beş varsayılan rol vardır: Yönetici, Tam Erişim, Sadece İndir, Sadece Görüntüle ve Erişim Yok. Ancak, belirli belgelere, klasörlere, odalara, vb. Erişime sahip kendi özelleştirilmiş rollerinizi ekleyebilirsiniz. Agiloft ve Onit Sözleşme Yönetimi ve Sözleşme İnceleme ve Onayı'nın aksine, oturum açtığınızda, gerçek zamanlı widget'lara sahip özel bir gösterge tablosu göremezsiniz ve raporlar. ContractWorks, işe başlamak için sizi doğrudan belge havuzunuza götürür.

Belgeler sayfası bir e-posta gelen kutusu gibi düzenlenir. Ortada ana gelen kutusu var; belgelerinizi düzenlemek için sol tarafta özel bir klasör yapısı ve toplu olarak sözleşme yüklemek, yeni klasörler oluşturmak, kopyalamak, indirmek ve belgelere ekler eklemek için üstte bulunan düğmeler var. Yükle düğmesini kullanmanıza gerek kalmadan belgeleri gelen kutusuna taşımak için sürükle ve bırak özelliğini de kullanabilirsiniz. Ekleme özelliği ana sözleşmeye değişiklik emri veya ek eklemek için kullanışlıdır ve gelen kutusundaki giriş ekli belgeleri gösterecektir.

ContractWorks'te sözleşmeleri fiilen düzenleyemezseniz de, bir belgeye tıklamak, kullanıcıya gizlilik özelliğini korumak için ek güvenlik özelliği olarak özelleştirilen dinamik bir filigranı gösteren yerel PDF görüntüleyiciyi açar. Şık bir diğer güvenlik özelliği de, her giriş yaptığımda mobil cihazıma gönderilen bir kodu girmemi isteyen iki faktörlü kimlik doğrulamadır.

ContractWorks'teki en benzersiz özellikler etiketler, şablonlama ve arama etrafında döner. Sistemdeki etiketler, sözleşmenizde aranabilir veya kaydedilebilir yapmak istediğiniz herhangi bir alan olabilir. Metni, tarihleri, sayıları, yüzdeleri veya evet / hayır cevabını kapsayabilecek son derece esnek bir sınıflandırma özelliğidir. Örneğin, bir "Otomatik Yenileme?" Oluşturabilirsiniz. ya da bir "Gizlilik?" Bir sözleşmede bu ayarı hızlı bir şekilde açmak veya kapatmak için kullanılır. Etiketler, ContractWorks'ün sözleşme yönetimine nasıl yaklaştığını tanımlayan daha esnek sınıflandırma yapısını besler.

Yeni bir etiket oluşturduğunuzda, etiketi işinizdeki belirli bir bölüme veya daha büyük bir sözleşme şablonuna ekleyen bir açılır menü de ekleyebilirsiniz. Dolayısıyla, iş sözleşmeleri için etiketler ekliyorsanız, açılır menüye insan kaynakları (İK) departmanını ekleyebilir, ifşa etmeme sözleşmesi (NDA) için ise yasal departmanı ekleyebilirsiniz. Etiketler / Şablonlar sekmesinde etiketlerin oluşturulması kolaydır ve ardından belgeler gelen kutusuna geri dönebilir ve etiketleri belirli sözleşmelerle ilişkilendirebilirsiniz. ContractWorks UI, Concord'a benzer şekilde seyrek ve sezgiseldir, ancak ayrıntılı sözleşme kategorizasyonu ve araştırmasına daha da derine girer.

Şablonlar bu fikrin bir uzantısıdır. Örneğin, bir sözleşme sözleşmesinde aynı 5-10 hükümleri izleyen müşterilere, örneğin bir satıcı sözleşmesinde, ortaklık sözleşmesinde, NDA veya kredi sözleşmesinde olduğu gibi bu tür sözleşmeleri hızlıca aramalarında yardımcı olan sözleşme türüne göre etiketleri gruplandırırlar. Şablonlar sözleşme oluşturma ile ilgili değildir; ek yönetim ve sınıflandırma araçlarıdır. Sadece yöneticiler veya tam erişim kullanıcıları etiket ve şablon uygulayabilir.

Platformu yönetici olarak test ederken, bir test şablonuna birden fazla etiket çekip başlangıç ​​ve bitiş tarihleri, terim ve sözleşme değeri gibi varsayılan alanları gereken alanlar olarak işaretledim. Daha sonra belirlediğim aralığa göre otomatik güncelleme ve otomatik yenileme gibi belirli kullanıcılara tekrarlayan bildirimler ayarlayabilirim. Bu, üç aylık veya yıllık olarak yenilenen abonelik sözleşmeleri için kullanışlıdır. Bir sözleşme şablonuyla ilişkilendirmek için bir belge yükleyebilirsiniz, ancak yine de, Agiloft gibi araçlarda bulabileceğiniz tam bir sözleşme yazma şablonu değildir. Bununla birlikte, ContractWorks etiketlerinin ve şablonlarının geleneksel yaklaşımlara göre daha özelleştirilebilir ve kullanımı daha kolaydır, ayrıca tamamen aranabilirdir.

Belgeleri yükledikten ve etiketler ve şablonlar ekledikten sonra, İmzala sekmesindeki imzalayıcıları ve elektronik imzaları yönetebilirsiniz. Yönetici olarak, beş imzacınızı belirleyebilir veya belirli sözleşme türleriyle ilişkilendirilmiş bir imza şablonu oluşturabilirsiniz. Bu durumda, bir belgeyi imzaya ihtiyacınız olan ve imzalayanın kim olduğu belirli konumlarla işaretleyebilir ve ardından bunu şablon olarak kaydedebilirsiniz. Zaten bir şablon ayarladıysanız, imzalamak için güvenli bir bağlantıyı hemen e-postayla göndermek için Belgeler sekmesindeki kalem simgesini tıklatabilirsiniz. Tüm imzalayanlar, e-posta yoluyla kendilerine gönderilen sözleşmenin tamamlanmış bir PDF kopyasını alır ve İmzala sekmesinde tamamlanan, tamamlanmamış veya iptal edilen imzaları filtreleyebilirsiniz.

ESigning işlevi oldukça basittir ve yerel imzalama özelliği yakında Salesforce ile bütünleştirilecek ve ContractWorks’in Salesforce’da oluşturulmuş bir belgeyi doğrudan Salesforce alanlarını çekmenin yanı sıra Salesforce’da doğrudan ContractWorks’e gönderebileceğini belirten Salesforce AppExchange’te sunulacak doğrudan platforma etiket olarak yerleştirin.

Raporlar ve Bildirimler

ContractWorks hala raporlama işlevselliğini geliştirme sürecindedir, ancak çalışılacak sağlam bir dizi özellik ve analitik vardır. Raporlar sekmesi altında, bir rapor görünümünde hem raporları hem de ilgili bildirimleri yönetebilirsiniz. Yeni bir rapor oluştururken, raporumun anahtar kelimelerle veya belirli bir şablonla çektiği verileri filtreleyebilmemin yanı sıra, tüm etiketlerimden ve şablonlarımdan alınacak sütunlar arasından seçim yapmayı da başardım. Daha sonra raporu PDF ve Microsoft Excel dosyası olarak dışa aktardım.

Bir rapor oluşturduktan sonra, Bildirimler Takvimi ve Bildirimler Raporu sekmeleri, belirli kullanıcılar için e-postaları ve ilgili bildirimleri yapılandırmanıza olanak sağlar. Tüm raporlarınızı Kayıtlı Raporlar sekmesinde de görüntüleyebilirsiniz. En önemlisi, ContractWorks, kullanıcı tarafından tüm etkinlikleri ve sistemdeki her sözleşmenin geçmişini izlemek için size bir denetim günlüğü verir. ContractWorks'teki raporlar, belgelerin sistem içerisinde hareketi ve kullanıcıların gerçekleştirdikleri işlemler, bir belgenin yüklendiği, taşındığı, yeniden adlandırıldığı ve izlenebilirliği sağlamak ve hataları yakalamak için detayların ne zaman değiştirildiğini takip etmek içindir. Bu bakımdan, denetim takibi, raporlama ve bildirim takvimi işlerini yapar. Bununla birlikte, raporlama yetenekleri, Agiloft ve Onit'teki gibi etkileşimli grafikler ve grafiklerle ya da Coupa Contract Lifecycle Management tarafından oluşturulan raporlarda bulacağınız trend ölçümleri ve önerileri kadar ayrıntılı değildir.

Sözleşmeler için Sanal Dosya Dolabı

ContractWorks, kullanımı kolay, sözleşme kategorizasyonunda titiz ve sözleşme belgelerinin güvenli depolanması ve takibi için test ettiğimiz en iyi deneyimler arasında. Platform aynı zamanda etiketleme ve şablon yapısı ile hızlı arama söz konusu olduğunda da parlıyor. Ayrıca, yerel eSigning özelliği iyi çalışıyor. Sözleşme oluşturma, daha kapsamlı raporlama ve daha derin sözleşme yönetimi yaşam döngüsü özellikleri (iş akışı otomasyonu, sürüm kontrolü ve dahili işbirliği ve görev yönetimi gibi) arıyorsanız, Editörün Seçimi Agiloft daha güçlü ve özelleştirilebilir seçeneği. Bununla birlikte, öncelikle güvenlik ve kapsamlı denetlenebilirlikle birlikte oluşturma sonrası belge yönlendirmesi ve yönetimi ile ilgilenen müşteriler için ContractWorks, sözleşme yönetiminin bu yönleri için akıllıca tasarlanmış ve yürütülen bir çözümdür.