Hızlı başlangıç: baz crm'yi 10 kolay adımda yapılandırın

Base CRM, CRM yazılımı için PCMag Editörlerinin Seçimidir. Dizilen video serisi, Base CRM ile hızlı ve kolay bir şekilde çalışmaya başlamanızı sağlamak için tasarlanmıştır. Hesabınızı kurma, düzenleme ve kullanma ile ilgili ilk adımların tümü boyunca sizi yönlendirir. Makalede, satış hatlarının özelleştirilmesi, müşteri adayı yönetiminin yapılandırılması ve otomatik eylemlerin ayarlanması gibi görevleri parçalayacağız.

İçindekiler

• Birinci Adım: Panele Genel Bakış
• İkinci Adım: Bildirimlerinizi Kişiselleştirme
• Üçüncü Adım: Talepler ve Kişiler
• Dördüncü Adım: Anlaşma Yaratın ve Yönetin
• Beşinci Adım: Satış Boru Hatlarınızı Özelleştirme
• Altıncı Adım: Özel Alan Ekleme
• Yedinci Adım: Randevuları Planlama
• Sekizinci Adım Görev Oluşturma ve Atama
• Dokuzuncu Adım E-postanızı Entegre Edin
• Adım 10 Otomatik İşlemleri Ayarlama

Gösterge Tablosuna Genel Bakış Bildirimleri Kişiselleştirme Leads vs. Rehber Satışları Oluşturma ve Yönetme Satış Boru Hatlarını Özelleştirme Özel Alanlar Ekleme Randevu Randevu Alma Görevler Oluşturma ve Atama E-postalarınızı Entegre Etme Otomatik İşlemleri Ayarlama

Birinci Adım: Panele Genel Bakış

Hesap etkinliği, boru hattı özeti ve filtreleme seçeneklerine genel bakış da dahil olmak üzere bu kısa videoda Base CRM panosunu nasıl kullanacağınızı öğrenin. Her biri farklı izinlere sahip üç tür Base CRM profili vardır: Kullanıcı, Yönetici ve Kurumsal. Kullanıcı profili yalnızca kendi faaliyetlerini görebilir, yönetici kendi faaliyetlerini ve doğrudan raporlarının performansını görebilir ve işletme kullanıcıları tüm ekiplerin faaliyetlerini görebilir.

Aksi takdirde, gösterge panoları tüm profillerde aynı görünür, sol taraftaki boru hattı ve özeti, merkezdeki hesap etkinliği ve sağ taraftaki görevler ve randevular. Kullanıcı arayüzüne (UI) eklenen yeni bir gösterge, gösterge panosu dahil olmak üzere herhangi bir ekrandan yeni kişiler, potansiyel müşteriler ve diğer kayıtları eklemek için kullanılabilen evrensel Ekle düğmesidir.

Anlaşmalarınızla ilgili en üst düzey bilgileri, boru hattıyla filtrelenmiş durumların yanı sıra son 30 günün etkinliklerini (kazanılmış ve kaybedilmiş veya niteliksiz olarak işaretlenmiş anlaşmalar dahil) görebilirsiniz. Hesap etkinliği, notlar, tamamlanmış işler ve anlaşmalar ile düzenlenir. Bu sütunda, birisinin yeni bir anlaşma eklediği, iletişim kurduğu, not aldığı, görev yaptığı veya bir teklifin veya anlaşmanın durumunu veya aşamasını her değiştirdiğinde göreceksiniz. Son olarak, görevler ve yaklaşan randevular sağ tarafta; gecikmiş görevler kırmızı ile gösterilir. İçeriği filtrelemek ve gösterge panelinizi özel gereksinimleriniz için özelleştirmekle ilgili ipuçları için videoyu izleyin.

İkinci Adım: Bildirimleri Kişiselleştirme

Bu video bildirimleri nasıl yöneteceğiniz konusunda size yol gösterir. Base CRM'de üç farklı bildirim türü vardır: önceden ayarlanmış bildirimler, kişiselleştirilmiş bildirimler ve web bildirimleri.

Önceden belirlenmiş bildirimler, size bir teklif, anlaşma veya görev verildiğinde olduğu gibi yazılım etkinliklerini ve ayrıca randevu ve görev hatırlatmaları içerir. Bir ithalat veya ihracatın ne zaman yapıldığı veya bir yakalama formundan yeni bir müşteri adayı oluşturulduğunda olduğu gibi sistem bildirimleri de vardır. Bunların her biri için bir web uyarısı, bir e-posta uyarısı seçebilir veya bildirimleri kapatabilirsiniz.

Kullanıcılar potansiyel müşteriler, kişiler ve fırsatlar ile ilgili kişiselleştirilmiş bildirimler oluşturabilir. Her biri için önce belirli ekiplere veya kullanıcılara ait potansiyel müşteriler veya belirli bir aşamada olan bir anlaşma gibi bir filtre seçersiniz. Sonra bir tetikleyici seçersin. Örneğin, yeni bir anlaşmaya bir görev eklendiğinde veya bir boru hattındaki bir anlaşmanın aşaması değiştirildiğinde bir uyarı almak isteyebilirsiniz. Bildirimlerde birden fazla tetikleyici olabilir. Web, e-posta ve mobil uyarılar alabilirsiniz.

Son olarak, Base Voice'e kaydolmuş veya başka bir işletme sesli servis sağlayıcısına entegre olan kullanıcılar, gelen aramalar ve kısa mesajlar hakkında web bildirimleri için kayıt olabilirler. Baz Ses benzersiz bir telefon numarası içerir ve aramaları ve mesajları otomatik olarak müşteri adaylarına ve rehbere kaydeder.

Üçüncü Adım: Talepler ve Kişiler

CRM'de yeniyseniz, potansiyel müşterilere ve bağlantılara gelince biraz kafa karışıklığınız olabilir. Base CRM'de, bir müşteri adayı, şirket veya henüz satış hattının bir parçası olmayan bir iş fırsatıdır. Bunlar arasında, ağ oluşturma yoluyla keşfettiğiniz ancak henüz bir iş anlaşması yapmadığınız kişileri ve şirketleri içerir. Talepler potansiyel hakkında. Bir müşteri adayı bir ürüne veya hizmete ilgi gösterdiğinde, bir temasa dönüştürülebilir. Bir kişi ayrıca geçmişte iş yaptığınız ve tekrar iş önerebilecek biri olabilir.

Base CRM'deki Baş ve Kişi sekmeleri, çeşitli arama filtreleriyle benzer şekilde çalışır ve çalışır. Talepler üç şekilde sınıflandırılır: yeni, çalışan ve niteliksiz. Kişiler, potansiyel müşteriler ve müşteriler arasında bölünmüştür. Kişiler bir veya daha fazla fırsatla ilişkilendirilebilir. Hem müşteri adayları hem de kişiler için, ilgili görevleri ve randevuları giriş belgelerinde ve ilişkili belgelerde görebilirsiniz. Talepler bağlantılara dönüştürülebilir, ancak bu işlem geri alınamaz.

Dördüncü Adım: Anlaşma Yaratın ve Yönetin

Fırsatlar, bir müşteri adayıyla veya irtibatla ilgili satış fırsatlarıdır. Satış sürecinizi temsil eden satış hattınıza ilerlerler. Her boru hattı üç kapalı aşamadan birinde sona erer: kazanılmış, kaybedilmiş veya niteliksiz. Kazanılan ve kaybedilen kendi kendini açıklayıcıdır; bir anlaşmanın niteliksiz olarak işaretlenmesi, bunun tam bir reddedilmediği anlamına gelir. Niteliksiz sebepler zamanlama, bütçe, şirketin yeniden düzenlenmesi veya kontrolünüz dışında kalan herhangi bir unsur olabilir. Anlaşmalar için bu üç kova, başarınızı izlemenizi ve satış ekibinizi daha iyi hedeflemenizi kolaylaştırır.

Fırsatlar sayfasında, boru hattının her aşamasında kaç tane fırsat olduğunu görebilirsiniz. Müşteri adayları ve kişiler gibi, kullandığınız alanlardan herhangi birine göre fırsatları da filtreleyebilirsiniz. Bir anlaşma girişinde, hangi bağlantı, lider veya şirketin bağlı olduğunu, son etkinliklerini ve bunun değer ve olasılık yüzdesini görebilirsiniz. İlgili görevler veya randevular da görüntülenir. Anlaşmanın aşamasını burada da değiştirebilirsiniz.

Beşinci Adım: Satış Boru Hatlarınızı Özelleştirme

Satış boru hatları aşamalardan oluşmaktadır. Base CRM'nin kutudan altı aşaması vardır, ancak kullanmayı planlamadığınız herhangi bir şey ekleyebilir veya silebilirsiniz. Şirketinizin süreçlerine göre aşamaları yeniden adlandırabilir ve yeniden sıralayabilirsiniz. İki tür aşama vardır: aktif ve kapalı. Varsayılan olarak kazanılan, kaybedilen ve niteliksiz olan üç kapalı aşamadan herhangi birini yeniden adlandırabilirken, bunları silebilir veya daha fazlasını ekleyebilirsiniz.

Birden fazla satış hattınız varsa, her birini farklı aşamalarla özelleştirebilirsiniz. Dolayısıyla, hem ürün hem de hizmet satarsanız, her işleme uygun boru hatlarına sahip olabilirsiniz.

Altıncı Adım: Özel Alan Ekleme

Potansiyel müşteriler, irtibatlar ve anlaşmalar çok sayıda varsayılan alana sahiptir, ancak bu her zaman yeterli değildir. Özel alanlar, işletmeleriniz için benzersiz olan potansiyel müşterileriniz hakkında ek bilgiler toplamanızı ve saklamanızı sağlar. Base CRM'de çeşitli özel alan seçenekleri bulunur. Tek bir metin satırı, bir metin paragrafı, onay kutusu, açılır menü, çoklu seçim menüsü, tarih, e-posta, telefon, adres ve URL için alanlar oluşturabilirsiniz. İstediğiniz sayıda özel alan ekleyebilir ve açılır ve çoklu seçim menüsü için 500 seçeneğe kadar seçim yapabilirsiniz.

Yedinci Adım: Randevuları Planlama

Base CRM, bir takvim özelliğine sahiptir ve bir veya daha fazla Google Takvimi hesabınızla da entegre edebilirsiniz. Düzenleyebileceğiniz tek takvim olan, varsayılan olarak bir takvim seçmelisiniz. Varsayılan olmayan takvimlerden gelen randevular gri renkte görünür. Randevu aldığınızda, bir müşteri adayı, anlaşma veya irtibat kişisiyle ilişkilendirebilirsiniz. Sadece adı yazmaya başladığınızda Base CRM eşleşen tüm kayıtları önerir.

Bu randevular, müşteri adayı, iletişim veya anlaşma girişinde görünecektir. Bir randevuyu kaydetmek, takviminize ekler ve diğer katılımcılara davet gönderir. Şirket logonuzu, tüm davetlerde görüntülenecek şekilde yükleyebilirsiniz. Ayrıca müşteri adaylarından, irtibat kişilerinden veya anlaşma sayfalarından randevular ekleyebilirsiniz. Bir randevuyu görüntülediğinizde, hangi katılımcıların davetinizi kabul ettiğini ve reddettiğini görebilirsiniz.

Sekizinci Adım: Görev Oluşturma ve Atama

Base CRM'de, tüm görevler fırsatlar ile ilişkilidir. Görevler Takvim veya Görev sekmesinden veya doğrudan bir müşteri adayı, irtibat kişisi veya anlaşma girişinden ekleyebilirsiniz. Görevler, bitiş tarihinden bir hafta, bir gün, bir saat, 30 dakika, 15 dakika veya beş dakika önce veya bitiş tarihinin tam zamanında gönderilebilecek son tarih ve isteğe bağlı hatırlatıcılara sahiptir. Geciken görevler kırmızı renkte gösterilir. İzinlerine bağlı olarak, kendine veya diğer kullanıcılara görev atayabilirsin.

Dokuzuncu Adım: E-postanızı Entegre Etmek

Base CRM bir e-posta aracına sahiptir, ancak Gmail ve diğer e-posta sağlayıcılarıyla da bütünleşir. E-posta hesabınızı entegre etmek, potansiyel müşteriler ve kişilerle olan iletişimin otomatik olarak kaydedilmesi anlamına gelir ve bu da daha önemli işler için zaman ayırmanızı sağlar. E-posta hesabınız iki şekilde senkronize edilir: Base CRM’de gönderdiğiniz e-postalar, e-posta istemcinizde görünür ve bunun tersi de geçerlidir. Temel e-posta senkronizasyonu tamamlandığında Base CRM size e-posta gönderecektir.

E-postanız dört klasöre bölünmüştür: Gelen Kutusu, İzlenmeyen E-postalar, Gönderilen ve Arşivlenen. Gelen Kutunuz, hesabınızdaki potansiyel müşterilere, kişilere ve fırsatlara bağlı e-postalar içerir. İzlenmeyen e-postalar, hesabınızla ilişkili olmayan e-posta adresleridir. Bu klasörden, bir müşteri adayı veya bir kişi olarak bir e-posta ekleyebilirsiniz. Gönderilenler klasöründe, bir e-postanın görüntülenip görüntülenmediğini ve kaç kez görüntülendiğini, bu şekilde çatlaklardan düşmüş veya yanlış bir e-posta adresine giden mesajları tanımlayabilirsiniz. Artık önemli olmadıkça mesajları silebilir veya arşivleyebilirsiniz.

Adım 10: Otomatik İşlemlerin Ayarlanması

Kendinizi aynı işi tekrar tekrar yaparken buluyorsanız, neden otomatik hale getirmiyorsunuz? Base CRM, belirli olaylara dayalı görevleri otomatik olarak oluşturmak için çeşitli seçeneklere sahiptir. Otomatik işlemler oluşturmak için hesap yöneticisi olan yönetici düzeyinde bir kullanıcı olmalısınız. Örnekler arasında bir anlaşma yeni bir aşamaya geçtiğinde görev oluşturma veya yeni bir anlaşma oluşturulduğunda özel bir alanı güncelleme. İlk olarak, eylemi tetikleyecek olayı seçersiniz. Seçenekler şunları içerir: yeni bir müşteri adayı oluşturulduğunda, yeni bir kişi oluşturulduğunda, bir anlaşma oluşturulduğunda veya bir anlaşma farklı bir aşamaya taşındığında. Bu olayların bazıları şirket tarafından filtreleme, boru hattı veya anlaşma aşaması gibi daha ayrıntılı seçeneklere sahiptir.

Ardından, görevin ne olması gerektiğine karar verirsiniz, bir kullanıcıya atar ve isteğe bağlı olarak son tarih eklersiniz. Otomatik işlem başına birden fazla görev oluşturabilirsiniz.