İçindekiler:
Video: Gafur (feat.) JONY - Lollipop (Kasım 2024)
Şirketlerin yüzde altmış dördü, SpringCM'den yeni bir rapora göre, sözleşme onay süreçlerinin anlaşmaların durmasına neden olduğunu söylüyor. Organizasyonların karşılaştığı en büyük zorluk sözleşme iş akışlarını yönetmek ve birincil paydaşlardan imza almak. Ankete göre, şirketlerin karşılaştığı en büyük engel, sözleşmeleri yönetme ve ilerletme süreçlerinin eksikliği. Şirketlerin yüzde altmışı sözleşmeleri yönetmek için e-posta kullanıyor, şirketlerin sadece yüzde 32'si bir sözleşme yönetimi aracı kullanıyor. Şirketlerin yüzde 6'sı hiçbir yerinde sözleşme yönetimi süreci olmadığını söylüyor.
SpringCM Strateji ve İttifaklar Direktörü Erik Severinghaus, “İç ve dış onay süreçleriyle sözleşme imzalamaya çalışmak sadece berbat bir deneyim” dedi. “Bir sözleşme temelde iki farklı araç ve işlem setine sahip iki farklı kuruluşta çalıştığınız verilerdir. Günün sonunda e-posta ve ekleri kullanarak yürütürseniz, o zaman ne olacağı hiç kimsenin süreçte görünürlüğü yoktur. ve kimse süreci optimize edemez. "
SpringCM Baş Pazarlama Sorumlusu Will Wiegler, "Ankete ve katılımcıların en büyük zorluklarına bakarsanız, " dedi. İlk dördü iş akışı, yeni sözleşmeler, takip ve onaylar üretiyor. Bunlar sıkışan iş süreçleri. Tipik olarak, insanlar sözleşmelerin nerede olduğunu bile bilmiyorlar. Kimin içinde gelen kutusu var? Sonra kim alacak? ”
(Üzerinden Resim: SpringCM)
Sözleşme Yönetimi Ne Yapabilir?
Sözleşme yönetimi araçları, işletmelere sözleşme tabanlı verilerle ilgili raporları saklama, izleme, yenileme ve çalıştırma olanağı sunar. Bu genellikle verileri otomatik olarak okuyabilen ve toplayabilen ve belirli bir sözleşmede işlem yapılması gerektiğinde paydaşlara uyarılar gönderen bulut tabanlı yazılımları içerir. Severinghaus, bu süreçleri yazılım olmadan yönetmeye çalışan şirketlerin yedi veya sekiz farklı belge veya dosya türünden daha yukarıdan gelen corral verilere uğraştıklarını ve daha sonra bu bilgileri standart bir sözleşmeye veya faturaya çevirdiklerini söyledi. Bu senaryolarda, “İnsan hatası olma zorunluluğu var” dedi.
Aslında, sözleşme yönetimi yazılımından yararlanan şirketler bile, yaygın hatalardan kaçınmak için hala mücadele ediyor. Katılımcılara göre sözleşme yönetimi hatalarının yüzde doksan ikisi insanlara atfediliyor. Şirketlerin yüzde yedisi insan hatalarının çok sık olduğunu söylüyor. Severinghaus, "Bir satış elemanı müşterilerle konuşmayı, ilişkiler kurmayı seviyor, ancak genel olarak matematikten, aritmetikten, finanstan ve sayıları farklı sistemler arasında çevirmenin manuel çalışmasından nefret ediyorlar" dedi. “Bunları manuel olarak hareket ettirmekle görevlendirirseniz, süreçte hatalar görürseniz şaşırmamalısınız.”
(Üzerinden Resim: SpringCM)
Ankete katılan tüm işletmelerin dörtte biri, BT'nin, iş kayıt işlemlerinde yer alan insan hatalarının bir kısmını telafi etmeye yardımcı olabilecek bir hareket olan sözleşme iş akışı sürecine dahil olduğunu söylüyor. Sözleşme yönetimi yazılımı satıcıları potansiyel müşterilerle konuşmadan önce, BT departmanı iş süreçlerini, teknolojiyi ve ikisini birleştiren önceki sorunları hesaba katan standartlaştırılmış bir iş akışını tanımlamaya yardımcı olmak için tipik olarak iş analistleriyle çalıştı (örneğin, elektronik tabloların neden tercüme edilmeyeceğini faturalar).
Örneğin: Gözden geçirdiğimiz en iyi sözleşme yönetimi araçları, iş akışı otomatikleştiricileri, uygulama içi sohbet işlevselliği ve bir sözleşmeye başlama zamanı geldiğinde insanları uyaran e-posta uyarıları gibi şeyler sunar. Bu özelliklerden bazıları, ACMC ve Mitratech'in Yaptığı Sözleşmelerin Tamamlanması ve SpringCM gibi Editörlerin Seçimi araçlarında bulunabilir.
Bu özellikler ayrıca sözleşme döngüsünü hızlandırmaya ve şirketlerden para tasarrufuna yardımcı olabilir. Ankete katılanlar için tipik sözleşme döngüsünün uzunluğu bir ila iki ay arasındaydı (yüzde 33). Ankete katılanların yüzde yirmi ikisi sözleşme sürelerinin dört aydan uzun sürdüğünü söylüyor. Ankete katılanların yüzde yirmi, sözleşme yönetimi yazılımı kullanmanın işletme paralarından tasarruf ettiğini söylüyor.
Gelecekteki Sözleşme Yönetimi
Yapay zeka (AI) ve makine öğrenimi (ML) gibi yeni teknolojileri karışıma eklediğinizde, sözleşme yönetimi kullanıcılar için daha da faydalı olma potansiyeline sahiptir. Severinghaus, "AI inanılmaz derecede önemli olacak, " dedi. "AI'nın karşılıklı ifşa edilmeyen anlaşmalar yapmasına izin verdiği acil kullanım durumları vardır. AI, temel sözleşme incelemesi ve sözleşme sınıflandırması yapabilir."
Ne yazık ki, AI otomasyona atılan ilk adım olan bir sözleşme yönetimi süreci geliştirme zorluğunu çözmeyecektir. Severinghaus, “İş süreçlerinin zorluklarını çözmek için AI'dan uzak duruyoruz” dedi. “Yeni teknolojiler ortaya çıkıyor ve herkes sihirli mermi olacağını düşünüyor. Çünkü bu teknoloji artık çok çalışmamız gerekmeyeceğini ve iş süreçlerimizi analiz etmemiz gerektiğini düşünüyorlar. AI özellikle insanların kazandıklarını söyledikleri noktada. zor işi yapmak zorunda değiliz çünkü AI bizim için sihirli işi yapacak. Aslında AI, yapılandırılmış veriye bağlı bir sistemin ve bu algoritmaları eğitmek için yapılandırılmış bir sürecin özüdür. ”
Bu standardizasyon eksikliği, SpringCM gibi şirketlerin işletmelere bir satıcıyla konuşmadan önce bile sözleşmeleri yönetmek için bir süreç geliştirme konusunda yalvarmalarının nedenidir. Wiegler, "Bir sürece sahip olmamak, tüm aşamalardaki sorunlar için bir reçetedir" dedi. “Sözleşmeleri nasıl yönettiğinizle ilgili bir süreç olmadan bir işi ölçeklendiremezsiniz.” Sözleşme yönetimi sürecini kodlamaya başlamak için, Wiegler işletmelerin kendilerine şu anda "Şu anda ne yapıyorsun? Tanımlanabilecek bir süreç olarak ne yapılandırılabilir?" Sorusunu sormaları gerektiğini söyledi. İşleminizin ne olduğunu ve olması gerektiğine karar verdikten sonra, çalışan bir sistem oluşturmak için BT ve yazılım satıcılarıyla çalışabileceksiniz. Veya, Wiegler'in dediği gibi, "İlk önce ne olduğunu anlamıyorsanız, bir şeyi otomatikleştiremezsiniz."
SpringCM, yüzde 32'si 100 çalışanı olan ve yüzde 16'sı 8.000'den fazla çalışanı olan şirketlerden gelen 1.409 katılımcıyı araştırdı.
