Endüstri anlayışı: Belge yönetimi nereye gidiyor?

Belge yönetimi (DM) araçları, işletme kullanıcılarına yalnızca dosyaları düzenlemekle kalmaz, aynı zamanda içerik oluşturmayı dönüştürür, iş akışlarını kolaylaştırır ve genel olarak daha organize bir iş yürütür. Genellikle PDF dosyalarından yararlanan bu araçlar o kadar yaygındı ki, günlük çalışma hayatınızda DM yönetimini kullanmaya başlamayacaksınız. Yine de, alan her zaman gelişmeye ve modernleşmeye devam ediyor.

Geçenlerde kurucu Eugene Xiong ile konuştuk ve Foxit Software Inc.'in Başkanı, PDF teknolojisine gelince rekabet ortamının nasıl değiştiği ve işletmelerin söz konusu teknolojiye gelince hala karşılaştığı zorlukların bir kısmı hakkında. Tartışmamızda, mevcut DM yönünü ve uzaydaki akıllı özellikler hakkındaki bazı öngörüleri ele aldık.

PCMag (PCM): Gelecek 18 ay boyunca DM alanını bir bütün olarak nereye gidiyor?

Eugene Xiong (EX): Gördüğümüz bir şey özellikle DM'nin bireysel belgeye yeni bir kimlik duygusu vermeye odaklanmasının artması. Günümüzün standart DM sistemleriyle eksiksiz ve tam bir dijital iş akışına sahip olmak çok zor. Bazen dosyayı sistemden indirmeniz ve sonra işleme koymak için farklı bir araç kullanmanız gerekir. Bu durumda, bu belge tamamen belge sisteminin kontrolü dışındadır.

Birkaç yıl önce aradığımız bir teknoloji geliştirdik ConnectedPDF . Temel fikir şuydu, eğer belgeye gömülü olan bağlantılardan faydalanırsak, dosyaya daha fazla anlam katacağı. Bağlı PDF şu şekilde çalışır: Bir belge paylaşıldığında, içerik sahibi, kimin aldığını, onunla ne yaptığını izleyebilir ve görevlerin ne zaman tamamlandığını görebilir. Ayrıca, bireysel kullanıcılara güçlü erişim kontrolleri sunar. Bunların hepsi gerçek zamanlı oluyor. PDF izinlerini, dosya gönderildikten sonra bile yapılandırabilirsiniz.

DM alanının değişen manzarasının, şirketlere PDF'leri üzerinde daha fazla kontrol sağlama ve standart bir belgeden çok daha fazla "canlı" hissetme ile ilgili olduğunu burada görüyoruz. Gelecekte, bahsettiğiniz süre içinde, bir veya iki yıl içinde, DM sistemlerinin odağı değiştireceğini düşünüyorum. üstüne belgenin kendisi. Bu sadece birlikte çalışmayan ayrı sistemlere sahip olmak yerine trend olacaktır. Umarım yapmaya çalıştığımız şey budur: belgeyi açık standartlara ve aynı zamanda bulut hizmetlerine dayalı daha boş bir alana yükseltmek. Tüm farklı belgeleri birbirine bağlayan bir bulut oluştururuz.

PCM: Gelecekte DM'yi ne tür teknolojiler etkileyecek? Yapay zeka (AI) özelliklerini uygulayan PDF alanını görüyor musunuz?

EX: Aslında bunun uygun olduğunu sanmıyorum. PDF'de çok fazla yapılandırılmamış veri var. Her türlü farklı PDF'yi alıp bunları bir AI motoruna yerleştirirseniz, anlamlı sonuçlar üretmez. Yapmaya çalıştığımız şey aslında belgeyi biraz daha anlamak, böylece dosyanın oluşturulmasından başlayarak belgeye bir kimlik veriyoruz. Bu, belgenin farklı yerlere seyahat etmesini ve insanların dosyayla ilgili ne yaptığını anlamalarını sağlar. Belge hakkında yeterli veriye sahip olduktan sonra, daha yapılandırılmış verilere bakarak AI uygulamasına yaklaşabiliriz. Bu üretecek çok daha anlamlı sonuç.

Belgeler kendi başlarına yapılandırılmamış veriler içerir. Verileri, PDF tanıtım belgesi gibi bir şeyden güvenilir ve tutarlı bir şekilde elde etmek çok zordur. Bugünlerde AI’yı tanıtmak çok kolay. ürün çünkü bu çok heyecan verici bir teknoloji. Meselenin gerçeği, belgelerin yalnızca insan tüketimi için tasarlanmasıdır. Mevcut AI teknolojisinin etkili bir şekilde deşifre edemediği çok sayıda yapılandırılmamış veriye sahipler. Bununla birlikte, fiyatlandırma bilgisi, unvanlar ve adlar gibi yapılandırılmış verileri çıkarmak için daha fazla girişim göreceğiz ve bu, kullanıcılar ve yöneticiler için daha anlamlı bir belge zekası sağlayacaktır. Bilgi çalışanları için verimlilik artışı konusunda çok daha büyük bir yardım sağlayacaktır.

PCM: Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) DM konusunda ne düşünüyor olmalı?

EX: Bu iyi bir soru ve küçük işletmelerin DM'ye çok fazla fikir vermesi gerekiyor. Foxit'in kendisi büyük bir girişim değil; Hala kendimiz KOBİ'yiz. Ve o zaman bile, organizasyonumuzda ve kendimizle diğer şirketler arasında çok büyük miktarda bilgi değişimini görüyoruz. Bunun cevabı bulut tabanlı ve web tabanlı eksiksiz bir belge çözümü oluşturmaktır.

DM hakkında konuştuklarında birçok küçük işletme korkabilir. Çok fazla para ödemeleri ve konuşlandırma, yapılandırma ve bakım için çok çaba harcamak zorundalar. bu tür DM sistemleri. Yakın gelecekte Foxit'te biz dahil birçok tedarikçinin tam bir çözüm sağlayacağını görüyoruz - sadece bir DM sistemi değil, aynı zamanda verimlilik araçlarını da belgeliyorlar. Tüm özelleştirme özelliklerini başka bir ürün olarak sunan, ancak ek bir yükleme gerektirmeyen, kullanımı kolay, tarayıcı tabanlı bir PDF sürümümüz var. Küçük işletmeler, PDF işlemleri için daha hafif ve daha duyarlı çözümler benimsemeye odaklanmalıdır.