Organize olun: tarama ve ocr uygulamaları ile önemli verilerin nasıl yakalanacağı

Optik karakter tanıma (OCR) özellikli bir tarama uygulaması organize olmak için vazgeçilmezdir. En iyi tarama uygulamaları, önemli belgelerden bahsetmeden toplantıdan sunum slaytları, beyaz tahta notları, kartvizitler gibi her türlü bilgiyi yakalamanıza yardımcı olur. Diğer tarifler için de kullanışlıdırlar, kağıt tariflerin dijitalleştirilmesinden tasarruf garantilerine kadar her şey.

Birkaç yıl önce yeni bir pasaport almak zorunda kaldım ve aynı gün vize için bıraktım. Pasaportu aldıktan hemen sonra, "teslim etmeden önce muhtemelen bunun bir kopyasını almalıyım" dedim. Telefonumu çıkardım ve taradım. Tabii ki, vize iki haftadan fazla sürdü ve bu arada bir sürü evrak için pasaportumun detaylarına ihtiyacım vardı. İyi ki okunaklı bir kopya aldım!

Tarama Uygulamaları Nasıl Çalışır?

Bir mobil tarama uygulaması kullanırken, fotoğraf çekmekten çok farklı değildir. İdeal bir ayarda, belgenizi zıt bir arka planda düz oynatır ve telefonunuzun kamerasını ona doğrultursunuz.

Ardından, tarama uygulaması işlem boyunca size rehberlik eder. Genellikle, belgenin kenarlarını telefon ekranında kırpma işaretleriyle hizalamanızı söyler. Olabildiğince sabit dur ama endişelenme. Uygulamanın hafif hareketler için ayarlar. Tarama bir veya iki saniye sürer. Tamamlandığında, genellikle belgenizin önizlemesini görürsünüz. Uygulama daha sonra genellikle daha fazla sayfa eklemek veya yeni bir tarama başlatmak isteyip istemediğinizi sorar.

Belki de bir tarama uygulamasını tamamen atlayabileceğinizi ve bunun yerine dijital olarak kaydetmek istediğiniz herhangi bir belgenin fotoğrafını çekebileceğinizi düşünüyorsunuz. Yapabilirsin, ama iki dezavantaj var. İlk olarak, bir görüntünün bir tarama kadar net olması muhtemel değildir, bu nedenle okunaklı metinlere sahip olmama riskiniz vardır. İkincisi, metni arayamazsınız, bu daha sonra ihtiyacınız olanı bulmanızı zorlaştırabilir.

Tarama Uygulaması ile Neleri Taramanız Gerekir?

Organize kalmak için bir tarama uygulamasını nasıl kullanabileceğinizi gösteren örneklere bakalım. Bundan sonra, en iyi tarama uygulamalarında hangi özellikleri aramanız gerektiğini açıklayacağım ve bunlara sahip birkaç uygulamayı adlandıracağım.

Kartvizitler

Bir dahaki sefere birisi size bir kartvizit verirse, o kişinin iletişim bilgilerini almak için bir tarama uygulaması kullanın ve ardından kartı geri gönderin. Ayrıntılarını dijital formatta toplarken, kağıtsız olmanın ne kadar kolay olduğunu da gösterirsiniz, böylece daha sonra hiçbir şey yazmanıza gerek kalmaz. Bazı tarama uygulamaları, kartvizitleri algılayabilir ve kişi uygulamanızda yeni bir giriş oluşturabilir. Diğerleri LinkedIn burada bağlantı önermek için arama.

Yazı Tahtaları ve Sunum Malzemeleri

Toplantılarda çoğumuz her konuşmacıya tam dikkatimizi vermek istiyoruz. Önemli bir detayı kaçırmamayı umarak bir sunuma veya beyaz tahtaya göz atarsak yapmak zor. Mükemmel bir çözüm, slaytları veya diğer malzemeleri daha sonra daha ayrıntılı olarak inceleyebileceğinizi bilerek göründükleri gibi hızla taramaktır.

E-postayla Gönderilecek veya Yedeklenecek Belgeler

Birçok kişi ve kuruluş size dijital belgeler göndermekten memnuniyet duysa da, bildiri ile karşılaştığımızda hala çok fazla örnek var. Diyelim ki bankanız size imzalamanız için önemli bir belge veriyor ama avukatınızın önce onu kontrol etmesini istiyorsunuz. Tarama uygulamanızı kullanmak için harika bir zaman. Birkaç sayfayı tarayın, böylece onlara stat e-posta gönderebilirsiniz. Bazı tarama uygulamaları, dijital olarak da imzalamanıza olanak sağlayan bir araç içerir.

Taramak ve yedeklemek isteyebileceğiniz diğer önemli makaleler arasında aşılama kayıtları, vergi belgeleri ve yasal belgeler (doğum, evlilik, göç vb.) Bulunmaktadır.

Tarama Uygulamasında Ne Aranacak

En iyi tarama uygulamaları belgelerinizi net bir şekilde yakalar, metni aranabilir hale getirir ve bitmiş dosyaları doğru yerlere kaydetmenize yardımcı olur. İşte aranacaklar:

Otomatik Kenar Tespiti

Harika bir tarama ve OCR uygulaması, belgelerinizin kenarlarını otomatik olarak bulur. Kamerayı kağıda yönlendirdiğinizde, ekranda gördüğünüz kırpma işaretleri belgenin kenarını kendi aramalı ve farklı boyutlara ayarlamalıdır. Yani, bir A4 kağıdını veya bir kartviziti tarıyor olsanız da, uygulama bunu otomatik olarak çözer.

Seçenekleri Kaydet ve Ver

En iyi tarama uygulamaları, Google Drive, Dropbox veya başka bir depolama servisi gibi yeni taranmış metinlerinizi kaydedebileceğiniz veya verebileceğiniz seçenekler sunar. Sizi belgeleri yeni bir yerde tutmaya zorlayan bir uygulama istemezsiniz.

OCR

Bu makalenin başında OCR'dan bahsettim. OCR’niz olduğunda, taradığınız kelimeler metin haline gelir. Ayrıca metni kopyalayıp yapıştırabilir veya düzenleyebilirsiniz. Bir tarif taradığınızı ve bir yazım hatası olduğunu görelim diyelim. Gerçekten iyi bir tarama ve OCR uygulamasıyla yazım hatasını düzeltebilmelisiniz. Bazı uygulamalar, son metninizi .docx gibi bilinen bir kelime işlemci biçimine dönüştürebilir. Diğerleri, ilk önce bir sözcük işlemcide belgeyi açmak zorunda kalmadan uygulamadaki metni değiştirmenize izin verir.

OCR ayrıca, belgelerin metnini aramanızı sağlar. Bu, aşılama kayıtlarınızı bulmak istiyorsanız, dosyayı bulmak için doktorunuzun adını aramayı deneyebileceğiniz anlamına gelir. Dosyayı ne adlandırdığınızı hatırlamanıza gerek yok. Dosyaları bulmak için çok arama yaparsanız, kesinlikle OCR'a ihtiyacınız vardır.

Arama İşlevselliği

Belki de dosyalarınızı dışa aktarıp başka bir yere kaydetme konusunda süper derecede organize olmamışsınızdır. Bu durumda, bir kez taradığınız ve şimdi ihtiyaç duyduğunuz herhangi bir şey için tarama uygulamasının içeriğini arayabilmek istersiniz. Harika bir tarama uygulaması kendi arama işlevselliğine sahip olacaktır.

Çok Sayfalı Destek

Gerçekten iyi tarama uygulamaları art arda birden çok sayfayı tarayabilir. Daha sonra tüm sayfaları kolaylıkla tek bir PDF'de harmanlamalılar. En üst düzey tarama uygulamaları ayrıca, bir kitaptan sayfaları tararken ve düz bir şekilde durduramadığınızda olduğu gibi sayfa bozulması için de doğru olur.

Fiyat

En iyi tarama ve OCR uygulamalarının çoğu ücretsiz bir servis seviyesine ve yüksek ücretli bir düzeye sahiptir. OCR bazen premium bir özellik olarak kabul edilir. Tarama ve OCR uygulamalarının ücretlendirmesi biraz çılgınca. Bir süre, iyi bir uygulama için 4 ile 7 $ arasında bir ödeme bekleyebilirsiniz. Şimdi, bir kerelik ücretler on kat daha yüksek. Abonelik oranları daha makul olsa da, bazı insanlar yılda birkaç kez tarama uygulamasına ihtiyaç duyarlar.

En İyi Tarama Uygulamaları

Artık tarama uygulamalarının neler yapabileceğini ve neden birini isteyebileceğinizi anlıyorsanız, işte bulabileceğiniz en iyilerden bazıları. Tarama ve OCR sunan uygulamalara odaklandım ve metninizi düzenlenebilir hale getirdim. Sadece tarama yapan birçok uygulama var. Evernote Scannable ve mobil Dropbox uygulaması iki örnektir. Ancak size kopyalayıp yapıştırabileceğiniz veya düzenleyebileceğiniz son bir metin vermezler. Bu uygulamalar yapar.

Hangi uygulamayı seçerseniz seçin, güvenebileceğiniz bir tarama uygulamasının belgelerinizi dijitalleştirmenize ve düzenli kalmanıza yardımcı olacağını göreceksiniz.

ABBYY FineScanner

Beleş; Aylık 4, 99 ABD Doları, yıllık 19, 99 ABD Doları veya bir kerelik 59, 99 ABD doları karşılığında Pro

ABBYY FineScanner, mobil cihazlar için muhtemelen en iyi ve en yetenekli tarayıcı ve OCR uygulamasıdır. Dosyaları çeşitli biçimlerde dışa aktarır, dosyaları çoğu ana depolama hizmetine kaydetmenize olanak tanır ve hatta OCR'ı 40'tan fazla dilde çalıştırır. Aylık 4, 99 ABD Doları, yıllık 19, 99 ABD Doları veya bir kerelik ücret karşılığında 59, 99 ABD doları olan OCR almak için bir Premium hesabına ihtiyacınız vardır.

Android'de mevcut, iOS

Microsoft Office Lens

Beleş

Microsoft Office Lens, tamamen ücretsiz olan çok az sayıda tarama uygulamasından biridir. Kenar algılama ve kırpma özelliğine sahip diğer uygulamalardan biraz daha yavaş ve beceriksizdir, ancak işi halleder. Uygulamanın kartvizit ve beyaz tahta taramak için özel modları vardır. Taradığınız metni düzenlemek için, metni Microsoft OneDrive aracılığıyla dışa aktarmalı ve sonra Word'ü açmalısınız.

Android, iOS, Windows'ta kullanılabilir

Scanbot 9

Beleş; Pro ilk yıl 4.49 ABD Doları, ardından yıllık 22.49 ABD Doları; veya iOS'ta bir kerelik 69, 99 ABD doları

Scanbot mükemmel bir tarama ve OCR uygulaması. Söz konusu şirket kısa süre önce fiyatlandırma modelini düşük maliyetli bir kerelik ücretten yıllık aboneliğe ya da daha pahalı bir kerelik ücrete (69, 99 $) değiştirdi. Ek olarak, fiyatların tespit edilmesi çok zordur. Her durumda, Scanbot'un Pro sürümü, hemen hemen her tür belge için hızlı ve doğru bir tarama uygulamasına ihtiyacınız olup olmadığını düşünmeye değer. İyi renk düzeltme ve optimizasyon araçları ile QR kod okuyucu ve barkod tarayıcı gibi diğer tarama özelliklerine sahiptir. Belgeyi parmağınızdan, telefonunuzdan veya tabletinizden başka bir şey kullanarak imzalamak için de kullanabilirsiniz.

Android ve iOS'ta kullanılabilir