Bulut-ilk dünya için muhasebe nasıl gelişiyor?

Daha güçlü bulut muhasebe hizmetlerinin yükselişi, hem muhasebecilerin hem de hizmet ettikleri müşterilerin işletme finansmanını yönetme şeklini değiştiriyor. Web tabanlı yazılım, her ölçekteki işletmeyi etkiler, ancak küçük ve orta ölçekli işletmelere (KOBİ'ler) ve muhasebe ve finansal araçlara işlerini kolaylaştırmak için her zamankinden daha fazla erişen tek mal sahipleri için daha da büyük değer sağlar.

Bulut tabanlı muhasebe hizmeti sağlayıcısı Muhasebeciler World, gücü muhasebecilerin ellerine alma ve küçük işletme sahiplerinin endişelenmesine izin verme felsefesiyle borçlu ve alacaklı, defter tutma, envanter, raporlama ve bordro hesaplarında iş verimliliğini artırmak için bu teknolojik kaymadan yararlanıyor bunun yerine iş hakkında. 2003 yılında Muhasebeciler Dünyası vergi yazılımı işini Thomson Reuters'e sattı ve odağını yalnızca muhasebeciler için bulut tabanlı çözümler yaratmaya kaydırdı. AccountantsWorld'ün kurucusu ve CEO'su Dr. Chandra Bhansali'ye göre, şirket yazılımı kullanarak yıllık olarak 30.000 şirket bordrosunu işlemektedir.

PCMag, Bhansali'ye bulut tabanlı çözümlerin muhasebecilerin ve KOBİ'lerin iş yapma şeklini, sektörü etkileyen teknolojik eğilimleri ve mobil kapasitelerin ve güvenlik kaygılarının gelişmekte olan muhasebenin geleceğini nasıl şekillendirdiğini anlattı.

PCMag: Bulut teknolojisi ve interneti kullanarak çözmeniz gereken muhasebe problemlerinden bazıları nelerdi?

Chandra Bhansali: Kendimize sorduk, İnternet'in gücünü kullanarak çözebileceğimiz sorun türleri nelerdir? Masaüstünde olmayan muazzam yetenekler sunduğunu fark ettik. Fark ettiğimiz bir şey, maaş bordrosunun esasen bir muhasebe işlevi olduğuydu çünkü vergi ile ilgilidir, ancak o zaman çok az sayıda muhasebeci bordro hizmeti vermiştir. Yüzde 100 doğru olmanız ve gereklilikleri zamanında yerine getirmeniz gerekir, aksi takdirde katı cezalar uygulanır. Muhasebeciler bunu yapacak araçlara sahip değildi, bu yüzden tüm müşterilerinin bordrolarını ADP ve Paychex Accounting Online gibi hizmetlere yönlendirmek için kullandılar.

Mantıklı gelmediğini söyledik. Ana bilgisayarı kullanma maliyetinin bir kısmını kullanarak güçlü bir işleme merkezi yaratabilmemiz ve sunucu kullanabilmemiz gerektiğini fark ettik. Böylece, muhasebeciler için ilk bulut-temelli bordro işleme merkezini oluşturduk ve müşterilerimize 2004 yılında bu şekilde İnternet erişimini sağladık. Artık bunu müşterileri için oldukça kârlı bordro hizmetleri sunmak için kullanabilirler. onlar için sahneler: doğrudan mevduat, vergi mevduat ve dosyalama vergi formları ve W2, W3 ve 1099 formları doğru ve zamanında. Tüm muhasebeciler ve müşterilerin yapması gereken veri girmek. Birçok muhasebeci için en karlı hizmetlerinden biri haline geldi. Böylece, bordro işleme paradigmasını bulut kullanarak değiştirdik; bordro çözümü sağlayıcıları şimdi bir tür muhasebe aracı sunarak dava açmışlardır.

Bu acil kullanım durumlarının ötesinde, sektörü etkileyen diğer teknolojik trendlerden bazıları nelerdir?

Bhansali: Trend, işletmelerin ve muhasebecilerin günlük olarak kullandıkları tüm bu hizmetler için bulutta entegrasyona doğru. Muhasebeciler ayrıca, KOBİ'lerin en iyi yaptıklarını yapmalarına yardımcı olmak ve işlerini daha verimli bir şekilde yürütmek ve yönetmek için bu arka ofis işlevlerinin çoğunu devralacak araçlara da sahip. Bu faktörlerin bir kombinasyonu. Küçük işletme segmentinde en önemli verimlilik artışlarını görüyorum.

Teknoloji, muhasebecilere müşterilerine eksiksiz hizmetler sunma yeteneği verme eğilimindedir. Bu zincirde eksik olan tüm bağlantıları veya bileşenleri doldurmakla ilgili. Şu anda, iş süreci yönetimi (BPM) bir büyüme alanıdır. Muhasebeciler bunu ne kadar etkili bir şekilde yönetebilir? Yani, küçük işletmeler için, şimdiye kadar muhasebenin çoğu kendin yap (DIY). Müşteriler sonunda bir şeyler yapar ve muhasebeciler onu temizlerdi. “Kendin yapma” ya (DDIY) doğru olan büyük bir değişim var. Bunun yerine, muhasebecinizle çalışın. Muhasebecilerin elinden alınan ve bulut yazılımından geri dönen bordroları görüyoruz. Sadece muhasebeciler için değil, diğer tüm hizmet sağlayıcılar için, küçük işletme sahipleri ve çalışanlar için arka ofiste çalışmak için harcanan zaman, işi muhasebecilere boşaltma kabiliyetini kazandıkça büyük ölçüde azalmaktadır.

Muhasebeci ve müşteri bakış açılarından bulut tabanlı çözümler iş yapma biçimini nasıl değiştiriyor?

Bhansali: Büyük bordro servis büroları muhasebecilere aynı düzeyde verimlilik ve üretkenlik sunmuyor ve müşterileri çok fazla talep ediyorlar. Artık, en çok ve en çok güvendikleri muhasebeciler, küçük işletme müşterilerine çok uygun maliyetli bir kişiselleştirilebilir bordro hizmeti sunabiliyorlar ve doğrudan ve güvenli bir veri akışı sağlamak için muhasebe ve bordro sistemleri arasında bir entegrasyon sağlayabiliyorlar.

Muhasebe sistemlerinde en büyük sorunlardan biri müşteri muhasebesidir. Birkaç yıl önce, müvekkillerinden birine karşı tüttüren, kitapları kapattıktan sonra hiçbir şeye girmemesini söylediği CPA arkadaşımla konuşuyordum. Müşteri başka bir giriş ekledi ve her şeyi dengesiz hale getirdi. Zamanının yüzde 20 ila 30'unu, bu küçük işletmelerin muhasebe ile ilgili hiçbir ipucu olmadıklarında ve erişememeleri gerektiğinde yaptıkları karışıklığı gidermek için harcadığını söyledi. Muhasebecilere sormaya başladık ve bu tür bir müşteri defter tutma işleminin büyük bir engel olduğunu tespit ettik. Herhangi bir muhasebe veya EBM konferansına katılırsanız, katılan en yüksek oturumlardan biri her zaman defter tutmadır. Bunu çözmek için, küçük işletme müşterileri tarafından kullanılmak üzere tasarlanan sistemler yerine muhasebecilere daha fazla kontrol sağlamak için bir kayma sağlamak için bulutu kullanıyoruz. Muhasebecilere her bir müşteri için sistemleri ve izinleri kişiselleştirme gücü verdik.

Muhasebecilerin müşterileri için önemli iş danışmanları olması gerekiyordu, ancak şimdiye kadar bu rolü küçük işletmeler için etkili bir şekilde yerine getiremediler. Bu nedenle, muhasebe hakkında hiçbir şey bilmeyen bir tesisatçı için, muhasebeci onlara yalnızca çek yazma ve nakit makbuzlara girme hakkı verecektir; Endişelenmeleri gereken tek şey bu. Bir müşteri bir muhasebeciyse, onlara ödenebilir ve alacak hesaplarına ve daha fazlasına erişme izni verebilir. Yıllar geçtikçe bu gelişti, çünkü müşteri tarafı muhasebe, küçük işletmeler için gereksiz bir kötülük. Bu bulut tabanlı sistemlerle, muhasebeciler tüm muhasebe işlerini devralabilir.

Yaklaşık bir yıl önce, müşteriye ödenecek sisteme giden faturanın resmini çekmesini sağlayan bir uygulama sunduk. Entegrasyonlar burada gerçekten önemlidir, çünkü bunu istemci Web portalına ve bir doküman yönetim sistemine de bağlayabilirler. Böylece fatura belge yönetim sistemindeki doğru klasöre girer ve aynı zamanda tüm ödemeler ve kredi kartı işlemleri taranıp belirlenebilir. Muhasebeciler ödemeyi kaydetmek için giriş yaptıklarında, tüm işlemler listelenir. Daha sofistike fatura ödeme sistemleri, zaman ve fatura sistemleri, zaman ve katılım sistemleri ve 401k sağlayıcıları ile entegrasyonlar vardır. Ayrıca hemen hemen her şeyle entegrasyon için açık bir API oluşturuyoruz.

Bulut muhasebe yazılımı kullanıcıları küçük bir işletme ve onlara hizmet veren muhasebe firması veya şirket içi muhasebe departmanına sahip daha büyük bir işletme işletmesi olabilir. Bu kullanım durumları nasıl farklılık gösterir, ya da?

Bhansali: Bu çözümlerle olan, yerleşik birçok analitik araç var. Küçük işletmeler CFO düzeyinde tavsiyeye ihtiyaç duyuyor, ancak orta ve büyük ölçekli işletmelerin kendi muhasebe departmanlarına ve bu tür analizleri yapabilmeleri için kendi yeteneklerine sahipler. CFO'lar ve yöneticiler girdi sağlamak için. Küçük işletmeler buna sahip değildir. Dolayısıyla, muhasebecilerin canlı verilerle çalıştıkları ve analiz etmek için araçlara sahip oldukları bulut çözümlerinde, muhasebeciler bu tür CFO işlevselliklerini küçük işletmeler için gerçekleştirebilirler. Her şey, muhasebecilere buluttan faydalanma konusunda yardımcı olmakla ilgili ve yazılım, daha önce karşılayamadıkları muhasebecilere (ve küçük işletmelere göre) yetenekler sağlıyor.

Mobil hesaplamanın büyümesinin bulut muhasebesi üzerindeki etkisi nedir?

Bhansali: Akıllı telefonlar kesinlikle iş yapma şeklimizi değiştiriyor. Özellikle tek başına çalışan muhasebe firmaları için, daha önce bordro yapmadıklarının nedenlerinden biri, tatildeylerse, diyelim ki, onlara erişmelerinin mümkün olmadığıydı. Şimdi, muhasebe ve bordro mobil uygulamaları aracılığıyla, her yerden yapabilirler. Bizim app mobil veri girişi için çok basit bir ekrana sahip. Faturaları ve çekleri tarama yeteneği de var ve üzerinde çalıştığımız bir başka mobil uygulama da çalışan giderleridir, böylece gider hesapları için makbuzlarının bir resmini çekebilirler.

Muhasebeciler ve müşteriler için cep telefonunun diğer önemli yönü de uyarılar. Her işletme için eşikler vardır. Bazıları, alacak hesapları 50.000 ABD Dolarını aşarsa, bunun bir sorun olduğunu söyleyebilir. Daha büyük bir işletme için, belki de 300.000 ABD dolarıdır ve bankada ödenecek veya nakit olarak ödenen hesaplarda aynı şey olabilir. Muhasebeciler, müşterileri için bu önemli işletme sürücülerinin tümü için eşikler belirleyebilir ve eşikler aşıldığında, muhasebeci önce bir metin almak için bir uyarı ayarlayabilir ve ardından müşteriyi ayrıntılı bir şekilde tartışması için arayabilir veya çıkması için bir uyarı ayarlayabilir. hem onlara hem de müşteriye aynı anda. Muhasebe portalları ayrıca her müşterinin eşik statüsüne dair kuş bakışı görebilecekleri ekranlara sahiptir.

Bu bulut tabanlı çözümlere geçerken ve hassas finansal verileri kullanırken, güvenli aktarım, dosya aktarımı ve depolamayı sağlamak için güvenlik yönünü nasıl ele alıyorsunuz?

Bhansali: Bu kesinlikle kritik. Bizim için, beş yıl önce, müşteri verilerimizi çok yüksek bir güvenlik seviyesine sahip bir altyapıya yerleştirme hamlesi olan Amazon Web Services'e (AWS) geçtik. Bunun da ötesinde, sosyal güvenlik numaralarından ve çalışan kimlik numaralarından banka bilgilerine kadar tüm hassas verilerin şifrelenmesini yapıyoruz. Ayrıca, riski azaltmak ve bunun yanı sıra sistem ve müşteri verilerimizi olabildiğince güvenli hale getirmek için bunun üzerine birçok bilgi teknolojisi ve güvenlik (ITS) teknolojisi katıyoruz.