Video: Kaz Çobanı Özellikleri. Kimler Kaz Çobanı Olabilir ? Ders 11 (Kasım 2024)
İletişim her işin can damarıdır. Yine de, günlük zorluklara kapılan çok sayıda işletme lideri, çalışanlara bilgi paylaşımı için pratik yollar verme ihtiyacını göz ardı ediyor.
"Bilgi paylaşımı" derken, sözlü iletişim, yazılı belgeler, bir sunucu bakımı, e-posta yazma ve daha fazlasını içerir. Bu makalenin amacı için elektronik belgelere odaklanacağım, ancak bilgi paylaşımının kuruluş genelinde ve her seviyede nasıl gerçekleştiğini düşünmek son derece önemlidir.
Paylaşmanın Önemi
Bilgi paylaşımı neden önemlidir? Bilgi paylaşımınız ne kadar iyi olursa, işletmeniz o kadar etkin bir şekilde çalışır. Çalışanlara işlerinde başarılı olmak için ihtiyaç duydukları bilgileri vermek ve bunları daha iyi yapmak iş memnuniyetini de arttırır.
Bilgi iyi paylaşılmadığında, işletmeler daha az verimli çalışır ve para harcarlar. Ne zaman yeni bir çalışan ekibe katılırsa - ister kalıcı bir vade, geçici (sakatlık, doğum izni, sabbatik) isterse yeni bir rolde olsun - bu kişinin iş fonksiyonu hakkında büyük miktarda bir şeyler öğrenmesi gerekir. iş faaliyet göstermektedir. Çalışanlar bilgileri iyi paylaştığında, yeni ekip üyeleri daha hızlı bilmeleri gerekenleri öğrenir. Ve gerçekten bilmeleri gereken, sorulara verilen cevaplardan ziyade, bilginin nasıl ve nerede bulunacağıdır. Bu, "bir adama balık tutmayı öğret" ilkesidir.
Bir işteki en pahalı maliyetlerden biri, yeni çalışanların hızlanmasında kaybedilen zaman nedeniyle işe alınmasıdır. Daha hızlı çalışanlar, kendi sorularına nasıl cevap verebileceklerini anlarlar; Şirket genelinde bilgi paylaşımını geliştirmedeki hedefiniz, insanların kendi sorunlarını çözmelerini kolaylaştırmaktır. Diğer bir amaç, insanların aynı hataları tekrarlama sayısını en aza indirmektir. Bu maliyetleri en aza indirirseniz işinizin ne kadar sorunsuz ve karlı bir şekilde çalışabileceğini hayal edin.
Bilgi Çalışanlarının Türleri
Paylaşılması gereken birkaç özel bilgi türünü ele alalım: prosedürel belgeler, personel organizasyon çizelgeleri, iş akışı çizelgeleri, personel iletişim bilgileri, müşteri iletişim bilgileri ve insan kaynakları formları. Her şeye rağmen, işiniz İK formlarını tüm çalışanlar için kolayca erişilebilir hale getirmiştir - çünkü genellikle yasa gerektirmektedir. Diğer tüm belgelere gelince, şanslar güncel değil veya hiç yok.
Bunun yerine, yazılması gereken bilgilerin çoğu birinin kafasında saklanır ve bu bir takım sebeplerden dolayı sorunludur. Yeni başlayanlar için, bir kişi asla işle ilgili kritik bilgilerin tek yöneticisi olmamalıdır. Sadece çok riskli. Bu kişi hastalanırsa, organizasyondan ayrılırsa veya kurum içindeki kişilere veya uygulamalara yeniden tövbe edilirse, işi yıllarca geride bırakabilir! İkincisi, bilgiler görünür bir yerde değil, birinin kafasında saklandığında, başka hiç kimse buna katkıda bulunamaz. Üçüncüsü, bilgiye ihtiyacı olan diğer insanlar en güncel sürüme sahip olup olmadıklarından asla emin olamazlar. Sebepler devam ediyor.
Giriş seviyesi işgücünün en şaşırtıcı varlıklarından biri de nasıl aranacaklarını bilmeleridir. Bir şeyi bilmeleri gerekiyorsa (örneğin, Excel'de formüller yazma gibi) ve onu tanımlamak için kullanılan temel terimleri (örneğin, toplam, ürün, bağlantılı elektronik tablolar) anlayabilirlerse, cevabı çevrimiçi olarak bulabilirler.
Çoğu zaman, işletmeler bu tür bir kendi kendine yeterliliği desteklemek için tasarlanmamıştır. İşyerinde, cevabı her zaman arayamazsın. Bazen insanları avlamak ve önceki bölümde bahsettiğim gibi, ihtiyaç duyduğunuz bilgileri sallamanız gerekir. Cevaplar aranabilir bir yerde saklanmaz. Ama onlar olmalı!
İnsanları Paylaşma
Eğer bu yazıyı okuyorsanız ve "İşim yabani otların arasındadır. W bu tür bir geri kayıt işini yapmak için hiçbir zaman veya kaynağa sahip olmaz" diye düşünmüyorsunuz. İşte dört aşamalı yönetilebilir bir projeye nasıl böldüğünüz.
1. Paylaşmanın önemini açıklar. Organizasyonunuzdaki insanlara açıkça, 15 dakikalık bir toplantıda, paylaşılan belgelerin neden önemli olduğunu söyleyin.
2. Dokümantasyon projesi için yarım gün ayırın. Anlaşmayı tatlandırmanız gerekiyorsa herkese öğle yemeği alın.
3. İşletmeniz ekipler halinde düzenlenmişse, her ekip hangi belgeleri bir araya getirmeleri veya güncellemeleri gerektiğini tartışmak için toplanmalıdır. Ayrıca, hangi bilgilerin yalnızca bir kişinin kafasında yaşadığına dayanarak hangi belgelerin yaratılmasının en önemli olduğunu da belirleyebilirler.
4. Yarım günlük proje boyunca, her bir kişi yalnızca bir belgeden sorumlu olacaktır. Karmaşık süreçler için iki veya daha fazla kişi sorumlu olabilir. Projenin amacı, işletmenin ihtiyaç duyduğu belgeleri oluşturmaktır - her birini o gün tamamlamamaktadır.
Yarım günlük projenin sonunda, ekip üyeleri (veya işletmeniz küçükse tüm organizasyon) oluşturdukları şeyi ve ne kadar uzakta olduklarını birbirleriyle paylaşmalıdırlar. Herkesin tüm belgelerin canlı belgeler olması gerektiğini anladığından emin olun.
Bu son adım çok önemlidir ve bir veya iki kelimesini açıklamayı hak eder.
Yaşayan Belgeler
Canlı bir belge zamanla değişen ve genellikle yalnızca bir yönetici tarafından değil, bir grup insan tarafından değiştirilebilen belgedir. Belgelerden etkilenen herkesin, nasıl işlendiğine ve içlerinde ne olduğuna, hatta belli görevler hakkında en bilgili kişiler olabilecek genç çalışanlara ağırlık verme şansı çok önemlidir.
Canlı belgelerin tüm amacı, yalnızca mevcut çalışanlara değil, gelecekteki çalışanlara da erişmesi gereken tüm insanlara açık ve şeffaf olmalarını sağlamaktır.
Son zamanlarda, bir arkadaşımın bir departmandaki maliyetleri hesaplamak için kuruluşunun kullandığı bir elektronik tabloyu düzeltmesi gerekiyordu. Elektronik tablo yanlış formüller içeriyordu ve onu oluşturan kişi dosyayı kilitledi - ve birkaç yıl önce emekli oldu. Paylaşılan bir sunucuda biraz gezindikten sonra, arkadaşım şifreyi içeren yalnızca kıdemli personelin erişebileceği bir belge buldu. Önceki çalışanın, bu bilgiyi doğru kişilerin bulabileceği bir yere koymayı düşündüğü için çok şanslıydı. Bununla birlikte, bu durumda bile, arkadaşımın (ve tüm üst düzey personelimin), önceden şifreli bir belgenin var olduğu, bulunduğu yere ve ne adlandırıldığının bilinmesi daha iyi olurdu.
Tutarlılık
Canlı belgeler paylaşılan sunucularda tutulabilir veya wiki olarak yönetilebilir. Dosyalar bir sunucuda barındırılıyorsa, kuralların adlandırılması için yönergelerinizi yayınlamanız gerekir; böylece insanlar sunucuya yeni dosyalar ve klasörler eklerken (veya eski dosyaları arşivlerken) tutarlı bir şekilde yaparlar. Herkes aynı sayfada ise, isimler tutarlı olacak ve herkes ihtiyaç duyduklarını hızlı bir şekilde bulabilecek.
Bilgi paylaşımındaki son adım, canlı belgeleri ihtiyaç duyan kişilerin kullanımına sunmaktır ve bunun için dosya ve klasör adlandırma kurallarına geri dönmeniz gerekir. Bir wiki oluştursanız bile, sayfaların site içinde nasıl adlandırıldığını ve düzenlendiğini belirlemek için bir tür standart olmasını istersiniz.
Tüm çalışanlara hangi adlandırma kurallarının kullanıldığını ve neden kullanıldığını açıkladığınızdan emin olun. Ne yapmalarını istediklerini ve nedenini bilme. İşte vurgulamanız gereken bazı önemli noktalar:
1. Organize olmak, bir işletme ve takım olarak başarılı olmamıza yardımcı olur.
2. Tutarlı adlandırma kuralları kullanmak hepimizi aynı sayfada tutar ve takım anlayışımızı geliştirir.
3. Bir sisteme sahip olmak size zaman kazandırır çünkü bir şeyleri hızlıca bulabileceksiniz.
4. Verileri silmek veya dosyaların üzerine yazmak gibi kendi hatalarınızı en aza indireceksiniz.
5. Organizasyon büyüdükçe, yeni işlerle daha verimli başa çıkabileceğiz.
6. Yeni çalışanlar işe aldığımızda, onları eğitmek daha az zaman alacak ve onları düşünme tarzımıza sokmak daha hızlı olacak.
Uzaklaş
Bu yazıdan almak için önemli fikirler:
1. Bilgi paylaşımı, iş başarısı için çok önemlidir ve herkesin katılımını gerektirir.
2. Yaşayan belgeler zaman içinde değişebilir ve değişmelidir; canlı belgeler, onları değiştirebilecek birçok insana ulaşabilmeli, ayrıca onlara güvenen, ancak şimdiki ve gelecekteki herkes tarafından görülebilmelidir.
3. Tutarlı bir şekilde etiketlenmiş ve depolanmış belgelerin bulunması kolaydır ve bu nedenle gerçekten kullanılacaktır.
