Organize olun: ne zaman silmek uygun olur?

Dijital verilerin kaydedilmesi komik bir şey. Bunu korumada çoğu zaman hiçbir değeri yoktur (tartışmalı bir ifadedir ve buna ulaşacağım), ancak fiziksel bir alan gerektirmediği ve sanal alanın ucuz olması nedeniyle, buna bağlıyız.

Fakat her şeyi kurtarmanın sonuçları var. İş dosyalarından fotoğraflara ve e-postalara veri saklamak veya silmekle uğraşırsanız, bu sütun mevcut ikileminizi düşünmenize ve sürekli artan yükü yönetmek için yeni stratejiler geliştirmenize yardımcı olacaktır.

Koruyucu Psikolojisi

Bir şeyi atmayı veya silmeyi seçmek, genellikle rasyonel bir karardan çok psikolojik veya duygusal bir çıkmazdır. Çok sık, parmağımız silme tuşunun üzerine geldiğinde, bize basmamızı engelleyen şey, gerçek değer değil, algılanan potansiyel değerdir. "Bu e-posta başlığında, iki yıl boyunca bitmiş olan ve gelecekte ihtiyaç duyacağım proje hakkında bilgi olabilir" diyoruz. Ya da "Bir gün fotoğraf düzenleme yazılımı kullanmayı ve eskisi kadar iyi olmayan görüntüleri temizlemeyi öğrenirsem ne olur?"

E-postaları, fotoğrafları, müzikleri, notaları ve diğer dosyaları kaydettiğimizde, çoğumuz verilerin şu anda olduğu gibi gerçek değerini değerlendirmiyoruz. Olabilecek ya da olamayacak gelecekteki durumlar hakkında düşünüyoruz. Bir şeylere bağlıyız çünkü bunun zararı ne? Dijital depolama alanı her zamankinden daha ucuz. Bulut tabanlı bir çok depolama alanını ücretsiz olarak alabilirsiniz. Harici sabit diskler bu kadar pahalı değil. Ve tipik bir ev bilgisayarında, tablette ve akıllı telefonda yer alan alan - en küçük birimi satın alsanız bile - on yıl önce olabileceğinden çok daha fazla.

Bir düşünce okulu, bu boş alanla hiçbir şeyi silmememiz gerektiğidir. Arşivleme iyi, ancak silme konusunda bir değer yok. Dikkatli ol ve her şeyi kurtar. Bu kamptaki insanlar - onlara koruyucu diyelim - genellikle potansiyel değer kavramını geliştirirler. “İşimiz tüm bu eski e-postalardan nasıl değerli bilgiler alabileceğimizi anlarsa?” Muhtemelen de korumacı bir yaklaşım benimsiyorlar: "Bu verinin tarihinin değerini henüz bilmiyoruz, bu yüzden bunu yaptığımız zaman için korumalıyız."

Ancak, koruyucular korunan verilerine erişmeye çalıştıklarında, genellikle beklenmeyen gerçek dünya problemleriyle karşılaşırlar. İlk olarak, BT departmanındaki bir meslektaşımın belirttiği gibi, "Depolama ucuz, ancak bakımı pahalı." Nerede ve nasıl arşivlendiğine bağlı olarak arşivlerin indekslenmesi ve geri alınması ile ilgili olarak para, zaman veya her ikisinde de bir maliyet vardır. Outlook dosyalarınızı özenle arşivlediğiniz için ihtiyaç duyacağınız tüm bilgilere sahip olduğunuzu düşünüyorsanız, size özel bir şey almaya çalışacağınız için iki kat daha kötüyüm. Dosyaların arşive gönderilmesi kolaydır. Onları ayıklamak ve ne istediğinizi bulmak boyundaki bir acıdır ve çok az insan bunu yapar. Koruyucular her şeyi kendi verilerine ihtiyaç duydukları için değil, ihtiyaç duyduklarında verilerini elde etme fikrini sevdikleri için kaydederler. Son 10 yıldır silmeyi reddettiğiniz .PST dosyalarının güvenlik battaniyesinden başka bir şey olmadığını sorun.

Başka bir deyişle, bir şeyi arşivlediğinizde, nerede ve nasıl arşivlendiğine bağlı olarak erişilemez hale gelebilir ve elde etmeye değerden daha fazla sorun olabilir.

Tasarruf ve Arşivlemeye Dengeli Bir Yaklaşım

Daha iyi bir yaklaşım, benim görüşüme göre, "çalışan dosyalar" veya "aktif veriler" ve diğer veriler arasında açık bir zihinsel ayrım olması. Devam eden mevcut çalışma için ihtiyaç duyduğum verileri tanımlamak için "çalışma dosyaları" terimini kullanıyorum veya yakın zamanda yeterli bir şekilde erişmem gerekebilecek kadar yakın zamanda tamamlanmış olan çalışmaları. “Aktif veriler” aslında aynı anlama gelir, ancak aile fotoğrafları ve eğlence (müzik ve videolar) gibi çalışmaya bağlı olmayan bilgisayar dosyalarını daha iyi tanımlayabilir. Aktif olarak çaldığınız müzik ile toplama uğruna topladığınız müzik arasında bir fark var ama muhtemelen hiç çalmayacak.

Bir dosyanın yaşı her zaman aktif olup olmadığını size söylemez. Örneğin, bir aile öyküsü veya duvar takvimi gibi, paylaşmayı veya bir projeye dahil etmeyi planlıyorsanız, bazı eski fotoğrafları etkin olarak düşünebilirsiniz. Bununla birlikte, aynı fotoğraf kompozisyonunun 18 versiyonuna sahipseniz ve bunlardan 16'sı bulanıksa, bu 16 çekimi kullanma veya bunlardan herhangi bir değer elde etme ihtimali çok düşüktür. Bir dosyanın değeri o kadar düşükse, çöp. Hayal edilen potansiyel değerden kurtulun ve sadece silin.

Ayrıca silmeye benzer bir arşivlemeyi düşünmeye yardımcı olduğunu düşünüyorum, yani bir şey arşivlendiğinde, iyiye gitmemiş olsa bile, aslında erişilemez.

İşte çok açık bir örnek: ABD hükümeti, Amerikalıların yedi yıllık vergi kayıtlarını tutmaları gerektiğini, bu yüzden tüm bu verilerin "aktif" olduğunu ve kolayca erişilebilecek şekilde saklanması gerektiğini söylüyor. Yedi yıldan uzun bir süre önce olan vergi kayıtlarınız muhtemelen arşivlenebilir, çünkü bunlara erişmeniz gerekme olasılığı çok düşüktür; geleceği.

Ne Zaman Silineceğini (veya Arşivleneceğini) Nasıl Bilirsiniz?

Bilgisayarınızdaki verileri ve dosyaları silmenin ne zaman uygun olduğunu nereden biliyorsunuz? Kendin için koyduğun kurallar muhtemelen dosya türüne göre değişecektir, bu yüzden tipik ofis dosyaları (kelime işlem, elektronik tablolar, sunumlar, vb.), E-posta, fotoğraflar, müzik ve videolar için bazı işaretçiler var.

Değeri belirleyin. Pratik olarak, karmaşayı temizleme zamanı geldiğinde, çalışma, veriler veya dosya hakkında neye ihtiyaç duyacağınızı veya bilmek isteyeceğiniz yeri ve nerede bulacağınızı kesin olarak söyleyin. Ardından çoğaltıldığı yerleri arayın; bu, genellikle silme tuşunu kullanmaya başladığınız yerle aynıdır.

Örneğin, aşağıdakileri kaydettiğinizi varsayalım: gönderilen faturaların PDF'leri, ödenen faturaların çeklerinin kopyaları ve tüm faturalandırma faaliyetlerinin bir elektronik tablosu. Ödeme alındıktan sonra bir noktada, fatura PDF'lerini silmek (veya arşivlemek) isteyebilirsiniz. Anlaşma yapıldı, çek temizlendi ve ilerleme ile ilgili iyi bir kaydınız var.

Çekim yaparken fotoğrafları silin. Fotoğraflar ile, sadece on binlerce görüntüyü kaydetme yeteneğine sahip olmanızın, yapmanız gerektiği anlamına gelmediğini unutmayın. Odaklanmayan görüntüleri ve çekerken diğer kötü çekimleri silme alışkanlığını edinin (sonuçta dijital fotoğrafçılıkla ilgili en güzel şeylerden biri).

Çöp rutin e-postaları. E-posta için, daha sonra ihtiyaç duyabileceğiniz hiçbir bilgiyi içermeyen rutin mesajları ve hızlı iletişimi silin. Çoğu kişi alıcıya göre sıralayabilir ve bu dosyaların büyük kısmının nerede olacağını bilir.

Yalnızca bir e-posta eki kopyası kaydedin. Ekli e-postaları silin, ancak gerektiğinde eki yerel olarak kaydedin. Ya da tam tersi: e-postayı saklayın, dosyayı hizalayın. Her iki durumda da, e-posta ekleri çoğaltmayı tanımlamak için iyi bir yerdir ve yalnızca bir kopyaya ihtiyacınız vardır. Özel olarak e-postayla ilgili daha fazla ipucu için, bkz. "E-posta Aşırı Yüklenmesini Önleme."

Çalmadığınız ortamları boşaltın (veya arşivleyin). Tüm müzik ve video istifçilerine, hangi dosyaları çalacağınız konusunda gerçekçi olun. Çok ağır bir medya kullanıcısıysanız, sahip olduğunuz medyaya bir lisans veren bulut hizmetlerinden (bir iTunes Maçı) yararlanın; böylece istediğiniz herhangi bir şeyin yerel kopyalarını saklamak zorunda kalmazsınız. aslında oyun.

Belki sadece benim kişiliğimdir, ancak ihtiyaç duymadığım dosyalara bağlanamadığımda bir özgürlük hissi hissediyorum. Bir miktar yararsız veriyi veya gerçek değeri olmayan dosyaları bile silme alıştırması, önemli olan verilere daha çok odaklandığımı hissetmeme yardımcı oluyor.