Organize olun: 5 adımda microsoft office'de nasıl ortak çalışılır

Microsoft Office 2016'daki en büyük özellik, gerçek zamanlı işbirlikçi düzenlemeye olanak sağlamasıdır. Birden fazla kişinin aynı anda bir dosya üzerinde çalışmasına izin vermek ve tüm tarafların ortak çalışanların yaptığı gibi değişiklikleri görmesini sağlamak, uzun süredir rakip ofis paketleri, yani Google Drive, Belgeleri, Sayfaları ve diğer çevrimiçi satış noktaları olmuştur. verimlilik uygulamaları Office'teki canlı ortak yazarlık, gecikmişse Office uygulamalarına ek olarak kabul edilir. Ortak düzenleme özelliklerini kullanmak biraz kurulum ve bazı teknik bilgiler gerektirir. Bu beş adım başlamanıza yardımcı olacaktır.

1. Adınızı Kontrol Edin

İnsanlar, dosyalarına giriş yaptığınızda ve düzenlemeye başladığınızda kim olduğunuzu nasıl bilecek? Word veya Excel gibi bir uygulamayı açın ve Dosya> Seçenekler'e gidin, ardından Genel sekmesinde "Microsoft Office kopyanızı kişiselleştirin" adlı bir başlık göreceksiniz. Mac kullanıcıları bu seçeneği Tercihler> Kullanıcı'da bulacaklardır. Burada adınızı, adınızı ve diğer tanımlayıcı bilgileri güncelleyebilirsiniz. Microsoft hesabınıza bağlı olarak önceden doldurulmuş bazı bilgileri veya kurumsal hesabınızın yöneticisi tarafından sağlanan her türlü bilgiyi göreceksiniz.

Her durumda, insanlar sizi yasal adınız veya girdiğiniz addan başka bir şeyle tanıyorsa adı ve baş harfleri güncellemek faydalıdır. Tanımlanabilir baş harflerin seçilmesi, ortak çalışanlarınızla bir dizi baş harf paylaşırsanız da yardımcı olur. Mesela, en çok kullanılan baş harfleri olan JD'yi JED olarak değiştirdim.

2. Dosyaları Buluta Kaydet

Dosya paylaşılan bir alana kaydedilmemişse, kimse sizinle bir dosya üzerinde çalışamaz. Office 2016'nın paylaşılan bir alana (siz ne zaman ne zaman kullanılacağını yapacak) bir kopyasını almanızı istemeyi beklemek yerine, baştan sona paylaşılan bir alana kaydederseniz dosyalarınızı takip etmek daha kolay olacaktır. yerel olarak kaydedilen bir dosyayı paylaşmayı deneyin).

Dosya> Farklı Kaydet'e gidin ve OneDrive'da (ev kullanıcıları ilk önce bu seçeneği seçecekler), OneDrive İş veya SharePoint'te bir konum seçin.

3. Ortak Çalışanları Davet Edin

Ortak çalışanları davet etmek için sağ üst köşedeki Paylaşım Seçenekleri menüsüne ihtiyacınız olacak. "Artı işaretli bir kişi" simgesine bakın. Buradan, "İnsanları davet et" i seçebilirsiniz.

Kişileri Davet Et, e-posta adreslerini girdiğiniz, isteğe bağlı bir mesaj eklediğiniz ve dosyayı e-postayla paylaştığınız aynı pencerede bir kutu açar. Mac için Office 2016'nın Mac sürümünde, Paylaş düğmesi ayrıca Windows kullanıcılarının Dosya> Paylaş bölmesinde bulabileceği Bağlantıyı Kopyala ve Ek Gönder seçeneği de sunar. Paylaş panelinin alt kısmında, bir bağlantıyı panoya kopyalayan ve istediğiniz iletişim veya işbirliği platformuna yapıştırabileceğiniz bir paylaşım bağlantısı al seçeneği bulunur.

4. Gerçek Zamanlı Düzenlemeler Görünmediğinde, Değişiklikleri Görmek İçin Yenile

Siz ve tüm ortak çalışanlarınız dosyaları kaydetmek için aynı OneDrive İş veya SharePoint konumunu kullanıyorsanız ve hepiniz Office 2016'nın aynı sürümünü kullanıyorsanız, her birinin yazdığı gibi işaretlenmiş olarak, dosyanızda meydana gelen değişiklikleri görebilmelisiniz. bir renk ve tanımlayıcı bir ilkler veya resim seti.

Ancak ortak çalışanlarınız paylaştığınız dosyaya, Word'ün çevrimiçi sürümü gibi, ortak çalışanımın sınama sırasında yaptığı gibi farklı bir şekilde erişiyorsa, değişikliklerin gerçek zamanlı olarak görünmediğini göremeyebilirsiniz. Dosyamı el ile yenilemek veya güncellemek zorunda kaldım.

Pencerenin en altında, "güncellemeler mevcut" yazan bir satır arayın.

Bu metni tıklatarak belgeyi yenileyin; ortak çalışanlarınızın değişiklikleri görünecektir.

5. Değişiklikleri Önlemek için İçeriği Kilitleyin

Bazen ortak çalışanları bir belgeyi düzenlemeye yardımcı olmaya davet edersiniz, ancak değişmemeleri gereken bazı içerikler vardır. Çok sezgisel olarak adlandırılmayan Blok Yazarları aracını kullanarak kilitleyebilirsiniz. Aslında düzenleme düzenlerini seçtiğinizden kilitlediğinde, düzenleme ayrıcalıklarını iptal edecek gibi görünüyor.

Kilitlemek istediğiniz içeriği vurgulayın. İnceleme> Yazarları Engelle'ye gidin. Vurgulanan bölümde artık yanında kimsenin değiştiremeyeceğinizi belirten bir simge olacaktır.