Video: Extreme Pantry Organization | Small Pantry Organize With Me (Kasım 2024)
E-posta, üretkenliğimiz ve ruhumuz için ciddi sorunlara neden olur. Taşan bir gelen kutusu akılda ağırdır. Tekrar tekrar geri dönmek, daha fazla verimsiz ve nadiren yapmamız gereken asıl işin merkezinde yer alan sözler ilerledikçe daha fazla "işle ilgili iş" yaratıyor. Hayatınız gibi geliyorsa, gelen kutuyu temizleme zamanı geldi.
E-posta ile sağlıklı bir ilişki sürdürme yöntemim, her gün gerçekleştirdiğim çok küçük ve somut eylemlere dayanıyor; e-posta yönetimi için 11 ipucuya göz atın. Başka bir deyişle, gelen kutumu korumak, bir defalık temizleme işi değildir. Ancak gelen kutunuz o kadar korkunçsa, ilk önce onunla başa çıkmanın o kadar büyük ve acil engelini göremezsiniz? Bu durumda, oturup gelen kutusunu elden geçirmenin zamanı geldi.
İşte nasıl yapılacağı.
Gelen kutunuzdaki her iletiyi işlemeyi unutun. Bu olmayacak ve büyük bir kazanç olmayacak. Bir süpürme yapmak daha iyidir.
"Süpürme" bir yığın karmaşayı diğerine toplu olarak taşımak anlamına gelir. E-posta programınıza birkaç yeni klasör ayarlayın ve bunları yıl, çeyrek veya aya göre adlandırın (geçerli yıl, çeyrek veya ay hariç; yani, henüz durumunuza bağlı olarak "henüz bir" 2013 "klasörü oluşturmayın). gelen kutusu ve zaman hakkında nasıl düşünme eğilimindesiniz. Örneğin, bu klasörleri oluşturabilirsiniz:
- 2010
- 2011
- 2012
Ya da olabilir:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Geçerli yıl, çeyrek veya ay için bir klasör oluşturmamanın nedeni, gelen kutunuzun şimdilik "geçerli" klasör olmasıdır.
Ardından, kullandığınız e-posta programına bağlı olarak, tüm mesajları belirli bir zaman diliminden izole etmek ve bunları ilgili klasöre toplu olarak taşımak için bir arama yapın.
Gelen kutunuzda kalanlar - bunlar aslında işleme konusunda endişe duyabileceğiniz mesajlardır, belki bugün, belki yarın, ama daha büyük olasılıkla, önümüzdeki birkaç gün içinde azar azar olacak. Aynı anda çok fazla almak istemezsin.
Tüm eski mesajlarınız hala hazır - sadece yolların dışında. Belki bir gün onlarla anlaşırsın, ama eminim yapmazsın. Bu e-postanın en kötü sorunlarından biri. Pek çok mesaja okuma, cevaplama ya da başka türlü tepki vermeye başlayacağımızı düşünüyoruz, ama asla yapmıyoruz. Süpürme, aslında onlardan kurtulmadan onları yoldan çıkarmanızı sağlar. Böylece bir gün tüm 2012 e-postalarını işleyebileceğinize inanmaya devam edebilirsiniz (muhtemelen yapmasanız bile).
Gmail’de nasıl süpürüleceğini görmek için videoya bakın.
Adım 2. Bölümlendir
"Süpürme", zaten sahip olduğunuz iletiyi önemser, ancak şu anda herhangi bir anda yayınlanacak iletiler için hiçbir şey yapmaz. Dolayısıyla, boğucu hissetmeyen bir gelen kutunuz olduğunda, otomatik olarak ilerleyen bazı filtreler veya bölümlere ayırmanın başka yollarını oluşturmanız gerekir.
Bunu yapmanın bir yolu, her şey için bir tane yerine farklı amaçlar için farklı e-posta hesaplarını kullanmaktır. Aslında düzenli olarak kullandığım dört farklı e-posta hesabım var: biri iş, biri kişisel iletişim, biri çevrimiçi alışveriş (makbuzları sakladığım, paketleri takip ettiğim, bankacılık ve elektronik vergi bildirimi uyarıları aldığım) ve biri dediğim için " Önemsiz." Önemsiz hesabım aslında tam anlamıyla önemsiz için değil. Haber bültenlerine ya da denemek istediğim yeni çevrimiçi hizmetlere kaydolmak için kullandığım bir adres ama sonuçta bu önemli değil. Bu tür bir içerik için başka bir isim graymail'dir. Çok spam değil, çünkü siz istediniz ve istersiniz. Görev açısından kritik öneme sahip hiçbir şey bu önemsiz hesaba girmez, bu yüzden birkaç gün boyunca kontrol etmezsem, önemli değil. Ayrıca işteyken önemsiz hesabı veya alışveriş hesabını nadiren açıyorum, bu yüzden beni özendirmek bile göze çarpmıyor.
Aynı etkiyi elde etmenin ikinci bir yolu da klasörler ve otomatik sıralamadır. Bu, haber bültenlerini ve günlük fırsatları yönetmenin özellikle yararlı bir yoludur. Outlook.com bu konuda oldukça karmaşıktır ve Gmail de bu konuda oldukça iyidir.
İster filtre, ister klasör hazırlayın, ister haber bültenlerini ve alışveriş makbuzlarını farklı bir e-posta adresine göndermeye başlayın, bu adım biraz zaman alır. Temel bir bölümlendirme yöntemi oluşturmak için muhtemelen bir saat 30 dakikaya ihtiyacınız olacak.
Adım 3. Sil
Umarım, gelen kutunuzda kalanlar, daha önce orada olanların sadece bir kısmıdır. Yapacağım bir sonraki şey, önemli olmayan bir şeyi silmeye çalışmak. Bu adım biraz zaman alabilir, ancak fazla zaman harcamam.
Gelen kutunuzdaki mesajları tarayın ve sileceğiniz birine indiğinizde, gelenleri gönderene göre sıralamayı deneyin ve aynı kişiden silmeye değer başka mesajlar olup olmadığına bakın. Çoğu zaman, aynı şeyi söyleyen bir kişiden birden fazla takip e-postası alırım ve hepsinin doğrama bloğu üzerinde olması gerekir.
Herhangi bir mesajın içeriğine kapılmadan alabildiğin kadar sil. Bir mesajdan emin değilseniz, şimdilik yalnız bırakın.
Silme benim için önemlidir, çünkü bırakmayı temsil eder. Bir mesaj önemli değilse ve kritik bilgiler içermiyorsa, silmek, bir daha asla düşünmek zorunda olmadığımın bir işaretidir. Zihinsel olarak beni e-postanın temsil ettiği zorunluluktan kurtarıyor.
Ayrıca, "Önemli" olarak adlandırılan ve gerçekten önemli olmayan, ancak yine de bazı psikolojik bağlara sahip olduğunuz mesajları dosyalayan bir klasör oluşturmak isteyebilirsiniz. Bunlar "sonra" ile ilgilenmeyi planladığınız mesajlardır. Tecrübelerime göre, "daha sonra" mesajları genellikle henüz bırakmaya hazır olmadığım çöplerdir.
SaneBox (ayda 6 dolar) adında harika bir hizmet aslında gelen kutunuzu tarar ve önemsiz e-postalarınızı sizin için otomatik olarak "@SaneLater" adlı yeni bir klasöre gönderir. SaneBox testinde neyin önemli olmadığını, neyin önemli olmadığını belirlemek konusunda inanılmaz bir iş çıkardığını gördüm.
Adım 4. Bir Sistem Geliştirin, Alışkanlıklara Dönüştürün
Yönetilebilir bir gelen kutusu ve e-postayı doldurmak için temel bir yapıya sahip olmak için, artık e-postanızı nasıl dosyalayacağınıza ilişkin bir sisteme ihtiyacınız var - “Haziran 2013 makaleleriyle ilgili e-postalar 1306_JUN klasörüne gider” temel kuralının ötesinde, onlar orada? Onlara ne sıklıkla bakacaksınız? Dosyalamadan önce mesajlarla ne yapacaksın?
Bu adım en zor olanı çünkü sizden kurallar yaratmanızı ve onları uzun vadede takip etmek için alışkanlıklar geliştirmenizi istiyor. Yarattığınız kurallar açık olmalıdır. Onları ifade edebilmelisin. Fakat mükemmel ya da mutlak olmak zorunda değiller. Zaman zaman onlardan sapıp kalman sorun değil. Burada ve oradaki kötü bir günü bağışlayan bir sistem istersiniz, eğer kayarsanız kolayca geri dönmenizi sağlayan bir sistem.
Kuralların nasıl oynandığı hakkında bir fikir vermek için, işte e-posta işleme konusundaki kurallarımdan bazıları.
Çabuk sil. Bir e-posta, referans için yeniden okuma veya arşivleme dahil, işlem gerektirmiyorsa, hemen atıyorum. Her sabah toplu olarak ilk mesajları silerek iletileri hızlı bir şekilde alışkanlık haline getirme geliştiriyorum. Masama geldiğimde, bir dokunuşta düştüğünü gördüğüm kadar çok mesajı sildim. Genellikle yeni okunmamış iletilerimin yaklaşık yüzde 60'ı.
Kritik mesajları hemen cevaplayın veya gelen kutusunda tutun. Eğer bir e-posta kritikse - bu, yakın bir işlem veya derin bir yeniden okuma ve muhtemelen bir cevap gerektirdiği anlamına gelir - derhal harekete geçiyorum veya üzerinde işlem yapana kadar, genellikle bir veya iki gün içinde gelen kutusunda kalıyorum. Gelen kutusunda bir aya kadar kalabilir. Bir ay sonra buna göre hareket etmeliyim. Bu son tarih.
Günün sonuna kadar dosya. Bir mesaj, ihtiyacım olan bilgileri içeriyor ancak acil işlem gerektirmiyorsa, günün sonunda veya gerçekten meşgul olduğumda haftanın sonuna kadar ilgili bir klasöre (veya masaüstüme yerel olarak kaydedilmiş) taşınmalıdır. .
Cuma öğleden sonra gelen kutusunu temizle. Cuma öğleden sonra, gelen kutusundakileri bulmak için kendime 10 ila 20 dakika veriyorum ve belki de uzun bir yanıt gerektirmeyen öğelere bakıyorum. Ofisten ayrıldığımda, altta bir ya da iki beyaz boşluk görebilmeliydim (hafta sonları tekrar doldurulacak oda).
Gelen kutusunun altına bakın. Günden güne, bu kural en temel düzeyde yaşadığım kuraldır: her zaman gelen kutusunun altını gör. Gelen Kutusu Sıfır'ın aksine, ekranda görebileceğimden daha fazla gelen kutusu mesajının olmamasını hedefliyorum. Basit. Bu affedici. Esnek. Bu makul ve ulaşılabilir bir hedef. Ve bu kuralı tutarlı bir şekilde takip etmek çok da zor değil. Gelen kutumun altını görmeyi hedeflemeye başladığımda, bilinçaltı bir hedef haline geldiği için bir alışkanlık olarak ortaya çıkıyor.
E-postayı Yönetmek İçin Uzun Süreli Bir Çözüm
Tüm organizasyonlar gerçekten kurallara aykırıdır ve kuralları bir arada tutan linçpin alışkanlıklardır. Alışkanlıklar kuralları nasıl yaptığınızdır. Kural boşsa, günün sonunda e-posta çöpünü boşaltmak için alışkanlık, e-posta programından çıkmadan önce çöp kutusundan atmak için her zaman sağ tıklamaktır (ya da bıraktıktan sonra çöp kutusunu otomatik olarak silmek için e-posta programınızı ayarlamak). Kural, patronunuzun e-postasını günün sonuna kadar her zaman yanıtlamaksa, alışkanlık patronunuzdan mesajları özel bir klasöre otomatik olarak sıralamak ve her gün saat 4.00’de bu klasörü kontrol etmek olabilir.
E-postayı iyi ve verimli bir şekilde yönetmek, kullandığınız yazılımla değil kullandığınız sistemle ilgilidir. Uygulamalar, özellikler ve eklentiler, e-postayla ilgili belirli sorunların çözülmesine yardımcı olabilir, ancak alışkanlıkları arttırmak için daha kapsamlı bir kurallar veya yöntem sistemi içermiyorsa, uzun vadeli ödemelerle gelmezler.
