Organize olun: gmail kişilerini temizleyin

"Adres defteri nerede?"

Bu, yeni Gmail kullanıcılarının sorduğu en yaygın sorulardan biri. Birçok kişi Gmail / Google Kişileri'ni bile bulamazsa, sistemin inanılmaz derecede sezgisel veya yönetimi kolay olmadığına inanmanız daha iyi olur. (Bu makale boyunca, Google Rehber ve Gmail Kişiler'i aynı şey oldukları için birbirlerinin yerine kullanıyorum.)

Gmail'inizin Kişiler alanının var olduğunu bilseniz bile, hepsinin belirsiz olarak Diğer Kişiler olarak gruplandırılmış e-posta adreslerinin ve muhtemelen telefon numaralarının felaket bölgesi olma ihtimali yüksektir.

İşletme Gmail hesabımın Diğer Kişiler grubunda binden fazla girişi vardı. Kabul edilemez olduğuna karar verdim, bu yüzden Gmail Kişilerimi temizlemeye başladım. Burada ne yaptığımı, öğrendiklerimi ve dağınık Gmail Kişileri ile uğraşmak istemiyorsanız kullanmanızı önerdiğim birkaç alternatif çözümü paylaşacağım.

Tamamen başka bir şey kullanarak, bu son seçenek aslında benim önerim. Google Kişileri temizlemek, özellikle binlerce "diğer" kişiniz varsa, çok fazla el işi gerektirir. Bu rotaya gitmeyi tercih ederseniz, gerçekten iyi çalışan ve doğrudan Gmail hesabınıza bağlanan kişileri yönetmeye yönelik pek çok harika uygulama ve hizmet var.

Gmail / Google Kişiler Hakkında 5 Gerçek

Gmail Kişileri, diğer pek çok kişi yöneticisinden daha farklı çalışır, bu nedenle birkaç temel ilkenin bilinmesi çok yardımcı olabilir. İşte biraz içgörü tutabilecek beş gerçek:

• Gmail adres defterinize nasıl gidersiniz? Arayüzün sol üst kısmındaki büyük Posta'nın altına gizlenmiş. Posta'ya tıkladığınızda Kişiler için bir açılır seçenek görürsünüz. Alternatif olarak, Google’a giriş yapın ve google.com/contacts adresine gidin.
• Bir e-postayı yanıtladığınızda ("tümünü yanıtla" da dahil) veya bir e-posta ilettiğinizde, Google bu özelliği kapatmadıysanız, konudaki herkesi ve herkesi otomatik olarak kişiler listenize ekler. Ek olarak, bir Android cihaz kullanıyorsanız, Google Kişiler, hesabınızın cihazda nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak, aradığınız telefon numaralarının listelerini de içerebilir.
• Google Kişiler bir birleştirme aracına sahip, ancak her zaman beklediğiniz gibi çalışmaz veya bakmaz (daha fazlası için daha fazlası).
• Google Kişiler, hem Gmail’den hem de Google’dan (sırasıyla gruplar ve çevreler) sınıflandırma bilgileri alır, ancak bazen olması gerektiği gibi gözükse de, eşitleme yapmazlar.

Şimdi Google Rehber’i temizlemek için bazı ipuçlarına ve nasıl yapıldığına bakalım.

Google Kişileri Temizleme

Temas Grupları ile Çevreleri Anlayın

Google Kişileri'ne girdikten sonra (yine sol üstteki Posta logosuna tıklayın ve Rehber'i seçin), ilk dikkatinizi çeken yer sol rayda görünen listelerde.

Hesabımda görebileceğiniz gibi, birkaç birincil bölüm var: Kişilerim, Çevreler, En Çok İletişim Kurulanlar ve Diğer Kişiler. Kişilerim ve Çevrelerimin alt grupları var. Grup adından sonra parantez içindeki sayı, bu grupta kaç kişinin olduğunu gösterir.

Kişilerim, Gmail’de kişiler olarak eklediğim kişilerdir. Çevreler, Google + 'da tanıdığınız ve takip ettiğiniz kişilerle ilgili bilgilerdir ve e-postayla ilgisi yoktur. Gmail Kişilerinizden bir kişi listesine baktığınızda (örneğin, Smith adlı herkesi bulmak için arama çubuğunu kullanın), bu kişilerin en fazla Google+ Çevrelerinizden herhangi birinde olup olmadığını da görebilirsiniz. isimlerinin hakkı. Dolayısıyla, Kişiler grupları ve Çevreler arasında bir miktar çakışma var, ancak Çevrelerinizdeki kişiler Google Kişilerinizde tam olarak görünmesine rağmen pek değil.

Aklınız mı karıştı?

En Çok İletişim Kurulanlar, en çok e-posta alışverişinde bulunduğunuz en iyi 20 kişidir, bir konu hakkında sessiz olsanız bile. Diğer bir deyişle, en çok e-postayla göndereceğiniz insanlar değil, e-posta geçmişinizin tamamına baktığımızda da son zamanlarda değil. Üç yıl önceki eski sevgilin hala en iyi 20'nizde olabilir.

Bu Son Diğer grubu, Gmail’den (ve daha önce de bahsettiğim gibi Android cihazınız) başkalarıyla daha önce iletişim kurduğunuz herkesdir.

Bul ve Birleştir

Aklıma gelen en iyi eylem, Diğer Kişiler grubunuzda (veya henüz hiç alt grubunuz yoksa tüm Google Kişilerinde) yinelenen kişileri bularak ve birleştirerek başlamaktır.

Diğer Kişiler'i tıklayın, ardından sayfanın üstünde Diğer'i seçin ve açılır menüde Çiftleri bul ve birleştir'i seçin. İşlemi kabul etmeden önce olası birleştirme ayrıntılarını incelemenize izin veren bir özet görünecektir. İki farklı kişi olabilecek ortak adlar için bu listeyi kontrol ettiğinizden emin olun.

Şimdi, eğer bu liste şaşırtıcı bir şekilde, ezici bir şekilde uzunsa, kişilerinizden daha küçük bir alt gruptaki bulma / birleştirme işlevini iptal etmeniz ve yinelemeniz gerekir. Soldaki raydan farklı bir alt grup seçebilir veya etki alanına göre arama gibi bir arama yapabilirsiniz (örneğin, pcmag.com ile tüm e-posta adreslerini arayın). Her iki durumda da, incelenecek potansiyel kopyaların daha kolay yönetilebilir bir dilimi olacaktır. Gerektiği kadar tekrar edin.

Daha fazla bilgi için kişileri bulmak ve birleştirmek için resmi Google talimatlarına bakın.

İnsanları Gruplara Atama, Bilgi Ekleme

Diğer Kişiler için bu girişin hemen altında Yeni Grup görebilirsiniz. Kişilerinizi farklı gruplara göre sınıflandırmak istiyorsanız, bu, dikkatinizi çekmesi gereken bir sonraki Google Rehber alanıdır.

Herhangi bir grupta birinin olması için, onları Kişilerim'de de listelemeniz gerekir. Tek yolu bu.

Kişileri gruplara eklemek için düğmeyi üzerinde üç başlıklı bir simgeyle kullanın. Oradan oldukça açıklayıcı, ancak daha fazla ayrıntı için Google'ın Düzenleme Rehberindeki talimatlara bakın.

Henüz sınırlı bir oranda kullandığım için gruplara henüz gerçekten kıymetli olmadığım için satılmadım, ancak yardımcı olabilecekleri bazı senaryolar öngörebiliyorum. Örneğin yaptığım gruplardan biri Tech Company Yöneticileri. Eğer bir teklif için son tarih ve umutsuzum, geçmişte doğrudan (bir PR firmasıyla bağlantı kurmanın aksine) teknoloji endüstrisinde kiminle bağlantı kurduğumu bilmek kesinlikle yardımcı olacaktır.

Sınırsız zamanım olsaydı (kim yapar?) Bireylerin "notlar" bölümünü ciddi şekilde kızartırdım. Kişiler listenizdeki herhangi bir kişiye tıkladığınızda, tipik adres defteri bilgilerini, fotoğraf ve notları ekleyebilirsiniz.

Kişisel Gmail hesabımda, PR uzmanları için ayrıntı eklemek yararlı olacaktır, çünkü e-posta adresleri ve hatta önceki iletişimler her zaman araştırmam gereken bir şirketi veya ürünü temsil edip etmediklerini anlamama yardımcı olmaz.

Otomatik Ekleme İşlevini Kapatın

Diğer Kişiler listenizi kullandıktan sonra çoğunlukla önemsiz olduğunu (genel "" adresleri vb.) Fark ederseniz, otomatik ekleme işlevini kapatmanızı öneririz.

Sağ üstteki dişli simgesine gidin ve Ayarlar'ı seçin. Genel sekmesinde kalın ve "Otomatik tamamlama için kişi oluştur" u bulmak için aşağı kaydırın (profil resminizin iki altındadır).

Diğer Uygulamalar ve Hizmetler ile ilgileniyor musunuz?

Diyelim ki bu bilgileri okuduktan sonra Google Kişileri kullanmaya karar verdiniz. Seni suçlayamam. Adres defterinizi, Google Kişilerinizden otomatik olarak alıp ekleyebilmenizi sağlayan diğer bazı yerler.

LinkedIn'e katılın ve LinkedIn'e katılın ve LinkedIn'e katılın. Kendi adres defterinizi yönetirken gördüğüm asıl sorun bilgiyi güncel tutmanın zor olmasıdır. İşveren değiştirdiğinizde iş unvanınızı ve e-posta adresinizi güncellemekten sorumlu olmamalıyım . Bu senin üzerinde dostum. İşte bu yüzden LinkedIn'i bir adres defteri olarak seviyorum. Bakımdan tüm irtibatlarınız sorumlu ise güncel bilgi almak çok daha kolaydır.

LinkedIn, kişileri ve temel bilgileri bulmanıza yardımcı olmak için oldukça iyi çalışır, ancak LinkedIn Contacts adlı özel bir uygulama bu satırlar boyunca biraz daha ileri gider.

LinkedIn hesabınızı Gmail’e bağlarsanız, çevrimiçi profesyonel ağ sitesi, Google’da bulduğu bilgilere dayanarak “tanıdığınız kişileri” önerir. Bazı insanlar bundan nefret ediyor, ancak LinkedIn hesabınızın ne kadar becerikli olduğuna bağlı olarak değerli olabilir.

Kapak tarafında, LinkedIn kişilerinizi verme ve sonra onları Gmail'e alma seçeneğiniz de vardır.

iOS Kişileri. Bir iPhone veya iPad kullanıcısıysanız, Google Kişilerinizi iOS cihazınızla senkronize etmek isteyebilirsiniz, böylece Apple'ın Kişiler uygulamasını yalnızca birincil adres defteriniz olarak kullanabilirsiniz. Talimatlar Google Apps kullanıcıları için biraz farklıdır.

EasilyDo ve iOS. İOS kişilerinizi yönetmenin başka bir yolu EasilyDo uygulaması ve Tüm Kişileri Yakala adlı yeni (ücretli) özelliğidir. Tüm Kişileri Yakala'yı çalıştırdığınızda, EasilyDo, iletilerden gelen iletişim bilgileri için e-postanızın son iki yılını araştırır ve iOS Kişiler uygulamanıza kaydeder. EasilyDo uygulaması ücretsiz olsa da, bu özellik e-posta hesabı başına 39, 99 $ (bir kez) tutarındadır. Ne yazık ki, özellik Android kullanıcıları için mevcut değildir. ilgili incelemelerinde iPhone için Easily ve Android için EasilyDo hakkında.

Cloze. Web uygulaması ve mobil uygulama Cloze, tüm gelen kutularınızı ve sosyal medya yayınlarınızı birleştirir ve kişileriniz hakkında bazı ilginç bilgiler de çeker. Tam olarak bir iletişim yöneticisi değil, ancak eski Gmail’i destekliyor. Cloze, sizin için önemli olan kişileri (böylece Facebook gönderilerini beğenerek egolarını artırabilirsiniz) ve onunla temasa geçtiğiniz kişileri tanımlayabilir. Dediğim gibi, bu tam olarak bir iletişim yönetimi uygulaması değil, ancak Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook ve diğer çevrimiçi hesaplardaki kişileriniz hakkında size fikir vermek için oldukça zarif.

Kişi yönetimi hakkında daha fazla ipucu için bkz. Organize Olma: Kişileri Otomatik Olarak Düzenlemenin 7 Yolu. Gmail gelen kutunuzu almaya hazır olduğunuzda, E-postayı almanıza yardımcı olacak 30 Gmail İpuçları’nı inceleyin.