Organize olun: kağıtsız çalışmak için doğru tarayıcıyı seçin

Organize olmaya ve dijital yaşamınızı temizlemeye çalışıyorsanız, kesinlikle kağıtsız çalışmak için bir strateji üzerinde çalıştınız. Muhtemelen, göründüğü kadar kolay olmadığını da keşfettiniz. Tekli belgeler ve makbuzlar gibi belirli kağıt türlerinin eski tarayıcılarla dijitalleştirilmesi kolaydır. Ancak, son konferansınızdan 63 kartviziti veya taramak istediğiniz, dergilerden kopmuş veya kitaplara bağlı olan eski bir tarif kutusu yığını sunun ve başarabileceğiniz tamamen farklı bir problemle uğraşıyorsunuz. aynı eski tarayıcıyla çözmeyin.

MFP'niz için bir iş değil

Örneğin, evde altı yaşında çok işlevli bir yazıcım ve düz yataklı tarayıcım var. Diğer birçok insanın da bu sınırlar boyunca bir şeye sahip olduğunu hayal ediyorum. Bir kerelik görevler için, sağlık hizmeti talepleri için başvurmak üzere optometristten en son makbuzumun dijitalleştirilmesi gibi, iyi çalışıyor.

Ama bu hızlı değil. Ve besleme işlevi hiç düzgün çalışmadı, bu yüzden kağıt yığınlarını tarayamıyorum. Artı, şifonyerim üzerinde büyük bir yer kaplayan macun renkli bir canavarlık (daha önce hiç bu kadar iyi bir yer bulamadım).

Cihazlar tıknaz, çirkin ve güvenilmez olduğunda, elimizden geldiğince fazla kullanmıyoruz. Onları güçlendirme saf bir güçlük gibi hissediyor. Kağıtsız bir hayata doğru yolunuzu taramak istiyorsanız, gerçekten sevdiğiniz bir tarayıcıya ve kağıtsız bir yaşam sürmenize yardımcı olmak için özel olarak üretilmiş bir tarayıcıya ihtiyacınız vardır.

Özel Tarayıcılar

Neyse ki, bu amaç için tam bir tarayıcı kategorisi (ve onlarla birlikte gelen uygulamalar) var. Kompakt ve verimlidirler ve ev kullanıcılarının ve çok küçük işletmelerin sıkça karşılaştığı çeşitli tarama işlerini yapabilirler.

Zorlu MFP'mi sevmesem de, bugün piyasadaki bazı tarayıcılardan tamamen etkilendim. Tarama konusunda dünyalar benim altı yaşındaki MFP’mden daha iyi ve onlar da hızlılar. Ayrıca, bazı tarayıcılar Windows veya Mac bilgisayarınızdaki varsayılan bir klasör yerine, taramalarınızı Dropbox, Evernote ve diğer bulut depolama hizmetleri gibi gerçekte saklamak istediğiniz yerlere rahatlıkla verir.

Son zamanlarda gerçekten gözüme çarpan iki tarayıcı ile denemeler yaptım. Her ikisi de ev kullanımı için idealdir ve bazı küçük işletmeler için de uygun olabilir. Onlar NeatDesk tarayıcı ve Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat aslında NeatConnect adında, dokunmatik bir arayüze sahip daha yeni bir model var, ancak kişisel olarak diğer modele daha aşinayım.)

Fujitsu ScanSnap

Fujitsu ScanSnap ile ilgili sevdiğim şey, taradığınız her şeyi Evernote'a, Dropbox'a, Google Drive'a, e-postaya (ek olarak), SugarSync'e ve muhtemelen nihai çıktısını sürüklemeniz gereken diğer yerlere aktarmanıza olanak tanıyor.

Kartvizit yığınını taradım (kartvizitlerden gerçekten nefret ediyorum) ve hepsini Evernote'a gönderdim; burada onları hızlı bir şekilde Kişiler adlı bir not defterine yapıştıracağım ve uygun şekilde etiketleyeceğim, ek açıklama ekleyebileceğim ve yönetebileceğim. Kartvizitlerin bazıları farklı kağıt kalınlıklarına ve genişliklerine sahipti, ancak tarayıcı hıçkırık bile yapmadı. Bu, kağıtsız çalışmanıza yardımcı olacak bir tarayıcı kullanmanın gücüdür.

ScanSnap ile kartvizitlerin taramalarını Evernote'a getirdiğimde onları döndürmek ve uygun şekilde adlandırmak zorunda kaldığımı öğrendim. (Ancak Evernote, taradığınız her şeyde OCR işlemi yapabilir ve bu, bir görüntü olsa bile metni aranabilir hale getirir.)

Ancak ScanSnap’ın en sevdiğim yönü, kapladığı alan miktarını azaltmak için katlanması. Bu çok hoş.

NeatDesk

Bu arada NeatDesk, Neat ortamını tamamen satın almaya istekliysen, zorlayıcı bir çözüm. Bulut depolama çözümünü, NeatCloud'u ve Neat mobile uygulamasını kullandığınızda, şirketin tarayıcılarından birine ek olarak, sıkı bir şekilde bir araya getirilmiş sonuçlar elde edersiniz. Temiz ortam, taradığınız formları, özellikle de vergi belgelerini otomatik olarak sınıflandırmak için çok şey yapar. NeatCloud parçası için aylık bir ücret ödemeniz gerekiyor ve fiyatlar aylık 5, 99 $ 'dan başlıyor.

Yalnızca birkaç kez kullandığım NeatConnect, ScanSnap gibi, belgeleri doğrudan Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive ve Evernote gibi bulut saklama kaplarına göndermenizi sağlayan bir dokunmatik ekran arayüzüne sahip.

Kolaylık Anahtardır

NeatDesk, aileme ve küçük işletmelere kağıtsız gitmelerine yardım etmeye çok odaklanan ilk kullandığım tarayıcılardan biriydi ve kağıt yığınlarının ne kadar hızlı emilip tükürdüğünden etkilendim. Dokümanlar, makbuzlar ve kartvizitler için yuvalar bulunduğundan, beslemeye çeşitli kağıtlar yükleyebilirsiniz ve makine yalnızca tüm yalama bölünmüş işlemleri işler.

ScanSnap eşit derecede çabuk ve etkileyicidir. Sadece belgelere dökmeyi seviyorum ve iyi tasarlanmış makinelerin onları tarayıcıdan kolayca besleyeceğine güveniyorum.

Düzgün, görüntüleri döndürmek gibi ScanSnap'tan daha birkaç şeyi otomatik hale getirir. Ancak ScanSnap, aynı sonuçları elde etmek için kullanabileceğiniz bir yazılımla birlikte gelir ve bazı durumlarda çok daha fazlasını yapar. Paketimdeki en güçlü OCR programlarından biri olan ABBYY Fine Reader'ı içeriyordum. Ayrıca her zaman yapmanız gereken ancak ücretsiz Adobe Reader ile yapamayacağınız PDF'lerle her türlü şeyi yapmak için Adobe Acrobat ile birlikte geldi.

Her ikisi de genel olarak çok yetenekli. Tarayıcılar hakkında çok şey biliyorsanız, muhtemelen ScanSnap'in standart sürücüleri kullanmadığından diğer tarayıcıların çoğundan biraz farklı çalıştığını bilmek istersiniz. PCMag’in iX500’e oldukça benzeyen ScanSnap Evernote Edition’ın ayrıntılı incelemesinde bu konu hakkında biraz bilgi edinebilirsiniz. Ancak teknik olarak daha az eğimli iseniz, bilmeniz gereken tek şey hızlı çalıştığı, ekranda mükemmel göründüğü ve taranan belgelerinizi gitmelerini istediğiniz yere göndermesidir.

Eve gitmenin amacı şudur: Kağıtsız gitmek ve kağıtsız olmayı yaşam tarzınızın bir parçası yapmak istiyorsanız, nefret etmediğiniz bir cihaza ihtiyacınız vardır. İyi görünmek zorunda. Hızlı çalışması, eski ödevinizi kolayca bulabileceğiniz bir yere koyması ve içerdiği metinde aramalar yapması gerekiyor. Birkaç yüz dolara mal olsalar bile, kağıtsız çalışma konusunda kararlıysanız, özel tarayıcılar almaya değer. MFP'niz kesmeyecek.