Video: En Çok Para Kazandıran Meslekler (En Yüksek Maaşlı Meslekler) (Kasım 2024)
İnsanlara ofis e-postasını nasıl kullandıklarını sormayı seviyorum, yalnızca e-postanın nasıl kullanıldığını, en verimli nasıl kullanıldığını ve insanların gerçekten nasıl kullandığı arasındaki farkı daha iyi anlamak için.
Sorulduğunda, birçok kişi e-posta yönetimi tekniklerini gururla şöyle özetliyor: "E-posta gelen kutum yapılacaklar listem!"
Genelde bunun ustaca bir sistem olduğunu düşünürler, ama beni mahvetti. Bu iyi niyetli ancak nihayetinde yıkıcı ifadeyi duyduğumda dehşete düşüyorum. (Konuşmaya devam etmeyi düşünürsem, öğrendiğim fiziksel reaksiyonum ideal değil.)
Umarım, bu makale yollarınızı değiştirmeye ikna edecektir. Gelecek haftaki sütunda (bu Pazartesi günü bu Organize Olsun dizisindeki en son bölüm için tekrar kontrol edin), denklemin diğer tarafını tartışacağım: daha akıllı yapılacaklar listesi nasıl yapılır. E-postayı yönetmek için geçen haftaki 11 ipucunu da okuduğunuzdan emin olun.
Email Nedir?
"E-posta" artık elektronik posta göndermek için kullandığımız yazılım uygulamaları ve hizmetleri için kesin bir tanımlayıcı isim değildir. Bundan çok daha fazlasını yapıyorlar. Tüm e-postaların yetenekleri ve işlevleri (ekleri gönderme olanağı (hayat değiştiren!), Yerleşik adres defterleri, zamanlama ve hatırlatma işlevleri, genel ve özel takvimler), buna hala "e-posta" diyoruz.
Kurumlar arası iletişim için, e-posta zekice çalışıyor. Her zaman ve tarih damgalı, neredeyse anında ve güvenli bir şekilde iletilen bir konuşma izniniz var. E-posta, işlerinizi kendi hızınızda gerçekleştirmenizi sağlar ve uygun gördüğünüz yanıtları önceliklendirir.
Bununla birlikte, kurum içi (kurumunuzdaki anlam) iletişim için e-posta çok modası geçmiş olabilir ve hatta morga giderken bile olabilir (bkz. "E-posta Öldü mü?"). Artık aynı nihai hedeflere ulaşmamıza yardımcı olacak daha geniş bir araç çeşitliliğine sahibiz, ancak daha verimli ve faydalı şekillerde. Anlık mesajlaşma uygulamaları, iş sosyal ağları ve proje yönetimi portalları (Basecamp gibi) bunlara birkaç örnektir. Bazı insanlar, telefonların ve yüz yüze karşılaşmaların, bazı görevler için de en iyi iletişim aracı olduğunu unutur.
E-postanın kesinlikle yeri vardır, ancak birçok kişi farklı bir çözümden fayda sağlayacak görevleri gerçekleştirmek için onu kullanır. Özellikle kurumlar arası mesajlar olmak üzere kağıt izi gerektiren iletişim için e-posta kullanılmalıdır. E-postadaki uygulamalar ve özellikler, takvimler ve zamanlama gibi, tasarlandıkları gibi kullanılmalıdır. Yapılacaklar listenizi e-posta programınızda tutmak istiyorsanız, muhtemelen bunun için bir araç vardır (Outlook'ta, örneğin, Görevler olarak adlandırılır). Ancak gelen kutusu, gün geçtikçe hangi görevleri yapmanız gerektiğini size söyleyecek şekilde tasarlanmamıştır. İşte birkaç neden:
Nedenler Gelen Kutunuz Yapılacaklar Listeniz Olmamalı
1. Gelen öğeler üzerinde kontrol yok.
Yapılacaklar listesi yalnızca üzerine eklediğiniz öğeleri içerir. Öte yandan, gelen kutunuz tıkanmasız bir emzik gibidir. Yapılacaklar listesi üzerinde tek tek düşünülüp silinmesi dışında, yapılacaklar listesi üzerinde hiçbir kontrolünüz yoktur. Mesajlar günün her saatinde açılır. Gerçek yapılacaklar listenizi belirleyebilecek hiyerarşiye bakmaksızın herhangi bir kişiden gelebilirler. Olmamasından daha büyük olasılıkla, bunların sadece bir kısmı yapmanız gerekenleri yansıtır.
2. Kötü adlandırılmış görevler.
Yapılacaklar listenizde olması gereken şeyleri gerçekten yansıtan küçük gelen kutusu malzeme dilimi için, kendinize şunu sorun: Konu satırı yapmanız gerekenleri tam olarak açıklıyor mu? Çoğu durumda, mesajın kendisinden yansıtılmayacak olan, konu satırını oluşturan diğer kişiler, mesajın size ait olan kısmından çok daha az. Yapılacaklar listesiyle, önemli bilgileri hızlı bir şekilde elde etmek için kendi dilinizi kullanırsınız. İyi yazılmış bir yapılacaklar listesi, bir veya iki saniyede tarayabileceğiniz ve ne yapılması gerektiğini tam olarak bildiğiniz bir listedir. Yalnızca kendinize bu bilgileri hızla iletecek şekilde yazabilirsiniz.
3. Çok uzun.
Biliyorum bu noktayı az önce söyledim ama tekrar ediyor: İyi yazılmış bir yapılacaklar listesi, bir veya iki saniyede tarayabileceğiniz ve ne yapılması gerektiğini tam olarak bildiğiniz bir liste. PCMag'de bir bakışta bilgi iletebilen bir e-posta gelen kutusuyla tek bir kişi bulamadığım için 50 $ 'lık bahis tutarım.
Kendinle dalga geçme. Hepimiz bize tamamlamak istediğimiz, ancak yapmayacağımız işleri hatırlatan mesajları gelen kutumuzda tutarız. Ve bu tamam. Ancak bu öğeler yapılacaklar listesine dahil değildir.
4. Son başvuru tarihlerinin önceliklendirilmesi ve belirlenmesi için araç eksikliği.
Kırmızı ünlem işaretleri, bayraklar, yıldızlar, renkli baloncuklar - e-posta programları genellikle önemli mesajları işaretlemeniz için size bir avuç dolusu araç verir. Bazı uygulamalarda, bugün, yarın veya gevşek bir şekilde "bu hafta" gibi bir "yanıtla" tarihi bile ilişkilendirebilirsiniz. İnsanlarla iletişim kurmak için kendinize hatırlatmak, ancak öncelikli belirteçler veya belirli görevler için kesin son tarihler olarak değil bu özellikleri kullanın. Belirtildiği gibi, konu satırları size sürekli olarak ne yapmanız gerektiğini söylemez ve bayrak eklemek, yapılacaklar listesinde yer alan değerli bilgileri sağlamaz. Yapılacaklar listesi, görevleri önceliğe göre düzenler ve son teslim tarihlerini kullanır.
5. E-postanızın e-posta olmasını engeller.
Umarım çoğunlukla, yapılacaklar listesi gibi işlev görmesi için gelen kutunuzu ince ayarlamaya çalışmanın çok zayıf bir yapılacaklar listesiyle sonuçlandığına inanıyorum. Bil bakalım ne oldu? Aynı zamanda çok zayıf bir gelen kutusu yaratır, şimdi siz ikiniz verimsizsiniz! Gelen kutunuzu yapılacaklar listeniz olarak iki katına çıkarmaya çalışırsanız, işlemler arasında gezinmenizi sağlar. İşte böyle olabilir: Gelenler için yüksek önceliğe sahip öğeleri bulmak için gelen kutusunu sırala; yeni bir posta akışını tespit et; kesintiye uğramak; gelen kutusuna başvurmak; yeni postayı kontrol edin; bunun sizin için geçerli olmadığına karar verin; bayrak veya yıldızlarla tekrar başvurmak; Yapılacaklar listesi ile nerede olduğunuzu hatırlamaya çalışın…
Unutmayın, e-posta programında yapılacaklar listesi için yerleşik bir uygulama veya özellik varsa, bunu kullanabilirsiniz!
E-posta E-postadır
E-posta gelen kutunuzu bir yapılacaklar listesi olarak değil, bir e-posta gelen kutusu olarak saklayın; böylece çok daha verimli olursunuz. Muhtemelen, iş hayatınız da biraz daha mutlu olacak. Gelecek hafta yapılacak Organize Edildi sütununda, yapılacaklar listesini neyin iyi yapacağını, nasıl kullanılacağını ve yapılacaklar listesini yönetme işlemini oldukça otomatik hale getiren bazı araçları daha ayrıntılı olarak açıklayacağım.
