Organize olun: işinizde dropbox için 5 yaratıcı kullanım

Küçük işletmeler genellikle Dropbox gibi bulut tabanlı depolama hizmetlerine yönelir, çünkü çok fazla değer sağlarlar - ancak işletmeler bunları en üst düzeyde kullanıyorsa.

İşte Dropbox'ı işinizde kullanmanın beş akıllı yolu.

1. Sunucu Gibi Dropbox Kullanın; Şeffaflığı Teşvik Et

Dropbox'ı bir iş ortamında kullanmanın belki de en bariz yolu, paylaşılan bir sunucuya alternatif olmaktır. Özellikle küçük işletmeler için, bir Dropbox Business hesabının maliyeti, bir kurum içi sunucu satın almaktan ve bunu sürdürmek için personel istihdam etmekten çok daha düşük olabilir.

Dropbox'ı bir sunucu gibi kullanmak, ister bir FTP sunucusu, ister ekli depolama alanı olan paylaşılan bir ağ olsun, herkesin aynı dosyalara erişmelerini sağlayarak birlikte çalışabilmelerini ve daha iyi sürüm kontrolü elde etmelerini sağlar. İşbirliği gerektiren çalışmalarla ilgili daha tipik dosyalara ek olarak, davranış kuralları kılavuzlarını, yarar bilgilerini ve stil kılavuzlarını saklamak için merkezi bir yer olabilir.

İşiniz şeffaflık kültürünü teşvik etmeyi amaçlıyorsa, yatırımcılara veya yönetim kurulu üyelerine sunulan finansal raporlar ve slayt gösterileri gibi Dropbox aracılığıyla tüm çalışanlara başka iş belgelerinin sunulması doğru bir adım olabilir.

2. Seyahat Yollarını Paylaşın; Mobil Cihazlarda Onları Çevrimdışı Tut

Sık seyahat eden işletme sahiplerinin ve çalışanların seyahat programlarını ofiste başkalarıyla paylaşması gerekebilir. Onlar için seyahat rezervasyonu için başka bir kişiye güvenebilirler. Seyahat güzergahları için bir klasör ayarlayarak, bir iş arkadaşının seyahat düzenlemelerinin yerini veya detaylarını bilmek isteyen herkes erişebilir.

Üstelik, Dropbox mobil uygulamasını kullanarak, gezgin kendi çevrimdışı güzergahlarını erişilebilir kılmak için ilgili güzergahlarını "sık kullanılanlar" olarak işaretleyebilir, böylece 30.000 feet'te bile kullanılabilirler. (Bir başkasının seyahat rezervasyonunu yapmaktan sorumlu olan sizseniz, bu çözümün gezgin için her seferinde bulduğu yolun bir kopyasını e-postayla göndermekten ne kadar basit olabileceğini hayal edin, her zaman şüphesiz olan bir şey .)

3. Faksları Topla

Bazen, işletmelerin farklı yazılım ve hizmetleri nasıl kullandıklarına dair bir fikir edinmek için şirketleri ziyaret ediyorum ve onlarla ne yaptıkları hakkında röportaj yapıyorum. Geçen yıl Vert (mobil dünyanın meraklısı bir pazarlama ve reklam ajansı) ile konuşurken, ortak kurucu Kevin Planovsky bana şirketlerinin faksları bulut tabanlı bir depo deposunda nasıl topladığını anlattı - Vert aslında Dropbox yerine Box kullanıyor; kurulum, HelloFax kullanarak ikisini de destekler.

Birisi her faks gönderdiğinde, HelloFax dijital çıkışı Dropbox veya Box'ta belirtilen bir klasöre yerleştirir. İşyeri yönetim aracı Podio'yu da sisteme bağlayarak bir adım daha ileri gidiyor. Gelen her faks otomatik olarak Podio'da Planovsky ve kurucu ortaklarına iletimi gözden geçirmelerini söyleyen bir görev oluşturur.

4. Müşterileri, Müşterileri ve Ortaklarıyla Medyayı Paylaşın

Dropbox'ı kullanmanın en büyük avantajlarından biri, büyük bir esneklikle, dosyaları yalnızca dahili ekibinizle mi, yoksa müşterilerinizle ve ortak çalışanlarla mı paylaşmak istediğinize karar verebilmenizdir. Dropbox dosyalarının dış paylaşımını gördüğüm yerde çoğu, menülerini genel bir Dropbox bağlantısı aracılığıyla kullanıma sunan restoran web sitelerinde oluyor.

Küçük bir restoranın işini düşünün. Menü günlük olarak değişebilir. Çok fazla ofis ekipmanı ile çalışmayan yüksek stresli bir ortamdır. Ve tüm çalışanların teknoloji meraklısı olması gerekmez. Restoran günlük menüsünü müşterilere Dropbox aracılığıyla erişebilmesini sağlarsa (örneğin, Web sayfası), bir çalışan, müşterilerin görmesi için HTML koduna gerek duymadan, günün menüsünün bir PDF'sini uygun klasöre kolayca bırakabilir. Restoranın web sitesinden Dropbox'taki menü konumuna olan bağlantı her zaman aynı olacak, bu yüzden yaygara yok, telaş yok.

İşletmelerin Dropbox'ı kullanmasının diğer bir yaygın yolu, web sitesi yeniden tasarımları gibi özellikle görsel nitelikteki projelerde ortaklarla işbirliği yapmaktır. Konsept sanatını ve maketlerini Dropbox'ta saklayarak, katılan tüm taraflar büyük dosyaları e-posta ile göndermek zorunda kalmadan bunları görebilir.

Bir not: Dropbox Business hesaplarına ait linklerin günlük 200 GB bant genişliği sınırı vardır. Hesabınız sınıra ulaşırsa, bağlantılarınız otomatik olarak (ancak yalnızca geçici olarak) askıya alınır. Dropbox, bu sorun ortaya çıktığında Dropbox yöneticisine e-posta yoluyla bildireceğini, ancak bu arada, bağlantılara erişmeye çalışan herhangi biri dosyanız yerine bir hata sayfası göreceğini söyledi.

5. İş Başvuranların Becerilerini Test Edin

Programlama ve yazma gibi belirli alanlardaki iş adayları genellikle başvuru sürecinde sınava girerler. Neden bu fikri, adayların bilgisayar becerilerini ve belirli belgeleri Dropbox'taki klasörlerinizden birine yüklemelerini isteyerek yönergeleri takip etme yeteneğini test ederek genişletmeyin?

Bir aday başlangıç ​​taramasından geçtikten ve görüşme aşamasındayken, onu paylaşılan bir klasöre davet edebilir ve devam ettirme, örnek yazma, programlama kodu parçası, sanat eseri, videolar gibi ne yükleneceği hakkında talimatlar sağlayabilirsiniz. fikir al. Adaylarınıza, dosyayı ne kadar kolay ve hızlı bir şekilde tamamlayabileceklerini görmeleri için dosyanın nasıl isimlendirileceği, azami boyutu vb. Konusunda kesin talimatlar verin. Ve eğer bu test işletmenizin düzenli uygulamalarını yansıtırsa, aday şirketin nasıl çalıştığını daha erken tadar. (Bu fikri Nyaya Sağlık adlı bir organizasyondan aldım. İşe alım ekibi potansiyel işe alımlar için benzer bir test kullanmaktadır, sadece Dropbox yerine işbirliği ve görev yönetimi aracı Asana ile).