Office 365 kullanarak üretkenliği artırmak için 7 İpuçları

Office 365, Microsoft'un şimdiye kadarki en hızlı büyüyen ticari ürünüdür ve şimdi kurumda bir numaralı dağıtılmış uygulamadır. Microsoft bu yılın başlarında Office 365'in ayda yaklaşık 50 milyon aktif iş kullanıcısı olduğunu duyurdu. Ayrıca Microsoft'un son kazanç raporuna göre, Office 365, şirketin en kârlı iş ve verimlilik ürünü olmaya devam ediyor.

İşletmeler ve küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) Office 365'e geçerken Office 2016 ise, eski sistemler ve yıllarca aynı şekilde faaliyet gösteren işletmeler için önemli kültürel değişikliklerle uğraşırken yeni bir teknolojiye geçiş yapmakta zorlanıyor. Bir şirketin Office 365'i satın alması, çalışanlarının işbirliğini iyileştirmek ve üretkenliği artırmak için bundan yararlandıkları anlamına gelmez. Çalışanları alıştıkları şeyleri değiştirmeye zorlamak zordur ve bu nedenle kullanıcının hızlı ve sorunsuz bir şekilde benimsenmesini sağlamak için gereken zamana ve kaynaklara yatırım yapmaktır.

Bulut tabanlı bir Office 365 ve Microsoft Azure belge paylaşım hizmeti olan MessageOps, işletmelerin Azure bulutunda Office 365'e geçiş yapmalarına yardımcı olmak için eğitim, benimseme ve değişiklik yönetimi hizmetleri sunar. MessageOps'un CEO'su Chris Pyle, PCMag'e Office 365'in geçişi basitleştirdiğini, ancak benimsemeyi yönlendirmek için net bir strateji olmadan işletmelerin platformun tam işletme değerini ortaya çıkaramayacağını ve serbest bırakmayacağını söyledi.

Pyle, "Exchange ve SharePoint ile nasıl kurulacağını, yapılandırılacağını, yönetileceğini, gereksiz hale getirilebileceğini ve erişilebilir hale geleceğini bilmek zorunda değilsiniz." Dedi. "Office 365 ile yapmanız gereken tek şey, verilerinizi ve kullanıcılarınızı ekleyerek tam işlevli, yüksek düzeyde kullanılabilir bir işletme ortamı sağlamanızdır. Bu ortama, çok az uygulama deneyimi olmadan ya da hiç uygulama deneyimi yaşamadan her yerden güvenli bir şekilde erişilebilir. Fortune 500 şirketleri ile aynı ortamda yüksek eğitimli, çok pahalı teknik kaynaklara yatırım yapmak zorunda kalmadan Office 365'in büyük veya küçük tüm şirketlere sunduğu güçlü araçlara erişebilir ve birkaç gün içinde çalışmaya başlayabilir. "

Pyle, etkili Office 365'in benimsenmesini kolaylaştırmak ve projeleri tamamlarken iş verimliliğini en üst düzeye çıkarmak için nasıl kullanılacağını kolaylaştırmak için 7 öneri ve ipucu sundu.

1. Yukarıdan Aşağıya Dönüşüm

Office 365'in sorunsuz geçişini sağlamak için, Pyle liderlik katılımının şart olduğunu söyledi. Pyle, "Çalışanlar platformu destekleyen ve kullanan yükseltmeleri göremiyorsa, onlar da öyle olmaz" dedi. “Liderlerin güçlü bir örnek vermesi gibi, ekipler içinde“ şampiyonlar ”veya“ uzman kullanıcılar ”da var. Bunlar statükodan memnun olmayan ve Office 365'in potansiyeli hakkında gerçekten heyecanlı çalışanlar.”

2. Eğitim ve Öğretim

Bir şirketin yönetici liderliği, çalışanların uygun eğitim ve öğretim vermeden Office 365'ten tam olarak yararlanmasını bekleyemez. Pyle, şirketlere, devam eden bir eğitim vermenin uygun ve etkili bir yolu olarak "atıştırılabilir" bir veya iki dakikalık öğrenme videolarından oluşan bir video kütüphanesi derlemelerini tavsiye etti. Pyle, "Evlat edinme yolculuğunu eğlenceli hale getirmenin yanı sıra iletişim de önemli." Dedi.

3. Office 2016'yı kucaklayın

Office 2016'nın piyasaya sürülmesi, bulutun daha erişilebilir olmasını sağlar. Daha fazla bulut entegrasyonu var, yani genişletilmiş bağlantı seçenekleri. Pyle, "Buluttaki OneDrive ve SharePoint, dosyaları bulutta kolayca ve kolayca kaydetmenizi ve paylaşmanızı sağlar" dedi. "Office 2016'yı, işletmelerin Office 365 yatırımlarının değerini en üst düzeye çıkarmak için başka bir yol olarak görüyoruz. E3 kullanıcıları için Office 2016'yı içeren Office 365 ile satın aldıkları kaynakları kullanabilirler. Her yeni özellik veya yeni sürümde olduğu gibi Elbette, tüm seçenek ve ayarlarınızın nerede olduğunu bulmak için her zaman bir öğrenme eğrisi olacak. ”

4. Güvenliği Akılda Tutun

Office 365 şu anda OneDrive, OneNote, Outlook, Sway ve Yammer gibi bir düzineden fazla uygulamayı kapsamaktadır. Ancak Pyle, bu uygulamalarla çalışırken veri güvenliğinin önemini vurguladı. Pyle, "Bu uygulamaları eklemek ve kullanıma sunmak basittir; kullanıcılar, sağ tıklayıp" paylaşarak "sağ tıklayıp içten paylaşım yapabilir ve hatta Word, Excel ve PowerPoint'te ortak yazarlık dosyalarına kadar gidebilirler” dedi. "Office 365 güvenlik için Azure Active Directory'ye güveniyor ancak kuruluşlar hassas verileri doğrudan kontrollerinin dışına çıkarmayı planlarken dikkatli olmalılar. Microsoft, ek bir güvenlik düzeyi eklemek için hem SharePoint hem de Exchange için Veri Kaybını Önleme'yi de ekledi. yeni bir şeyle, belirli bir güvenlik anlayışı daima aklınızın önünde olmalı. ”

5. MDM ve Mobil Verimlilik

Pyle, Office 365'in mobil yeteneklerine, özellikle de genel verimliliğin artırılmasına yardımcı olma yeteneğine dikkat çekti. Pyle, "Office 365, kullanıcıların kaynaklarına herhangi bir aygıttan, herhangi bir yerden, bağlantı ve güvenlik endişesi duymadan erişmelerini kolaylaştırıyor" dedi. "Örneğin, kullanıcılar Office uygulamalarına tabletlerinden ve telefonlarından erişebilir ve mobil aygıt yönetimi (MDM) artık tüm mobil aygıtlar için Office 365'te yer almaktadır. Son olarak, Bir Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) tüketiciden sorumludur satıcıya (bu durumda, Microsoft), gerektiği şekilde performans göstermezse, hizmeti kapatıp ödemeyi durdurmanız anlamındadır. "

6. İç İşbirliği

Office 365'in en gelişmiş verimlilik alanlarından biri olan Pyle, OneDrive İş (OD4B) ve SharePoint (SP) tarafından sağlanan iç işbirliği yeteneği olduğunu söyledi. Pyle, "Bir kullanıcı belge kütüphanesine bir dosya yükleyebilir, belgeye tıklayabilir, bir kullanıcı veya grupla paylaşabilir, aynı zamanda belge üzerinde birlikte çalışabilir, " dedi.

"Ekler, kullanıcılar dosya dolabı olarak e-posta kullanıyor gibi göründüğü için tüm kuruluşlar için zorludur. SP ve OD4B, eklerin aksine dosyalara 'bağlantıların' kullanılmasına olanak verir; 'Ekleme' ancak OD4B'ye yükleme ve kullanıcıların aşina oldukları işlemleri kullanarak sürüm oluşturma ve işbirliği ekleyen bağlantılar paylaşma seçeneği sunulur. OD4B ve SP'yi kullanmak, kullanıcıların Microsoft'un en çok tarayıcı tabanlı sürümlerini kullanarak herhangi bir cihazda güvenli bir şekilde çalışmasını sağlar popüler uygulamalar ve kullanıcı tekrar çevrimiçi olduğunda değişiklikleri kontrol etme, düzenleme ve yükleme olanağına sahip olmak. "

7. İş için Skype

Pyle, Skype Kurumsal'ın, video konferans, çevrimiçi toplantılar ve her boyuttaki işletme için verimlilik aracı olarak anında mesajlaşma için harika Office 365 işlevselliği sunduğunu söyledi. "Kullanıcılar Skype üzerinden bağlanabilir, bilgisayarları veya telefonda konuşabilir ve aynı anda veya seri olarak bir dosya üzerinde düzenlemeler yapabilir, gerektiğinde önceki sürümlere geri dönebilir." Dedi.