Video: Meet Asana, your work manager. But better. (Kasım 2024)
İş akışı ve verimlilik araçları söz konusu olduğunda, Asana diğer işbirliği platformlarını sudan çıkarır. İş akışları, Asana'nın yaptığı şeydi ve ustalıkları, PCMag'in dahili olarak iş akışı seçim aracı olarak kullanmasını sağlamanın yanı sıra Editörün Seçimi başını salladı. Her özellik ve tasarım öğesi, bir projenin tüm yönlerini veya bir kullanıcı plakasındaki her görevi tamamen şeffaf bir deneyime entegre etmek ve düzenlemek nihai hedefine beslenir.
İş akışı yönetim aracını neredeyse sınırsız bir güçle kullanmanın gizli hilelerini ve tekniklerini ortaya koyan kurum içi Asana usta ile oturdum. Büyük bir isteksizlikle, karmaşık çapraz dizinli görev ağlarından, alt görevlerden ve geniş kapsamlı proje takviminden birkaç iş akışı bilgeliğini paylaşma çağrısını kabul etti. Asana ustası kimliğini gölgede tutmayı seçti, bu makalenin amaçlarını sordu, PCMag'in kendisini sadece Sheev olarak adlandırdığını söyledi.
1. Çapraz İndeksleme Gücünü Kucaklayın
Çapraz dizin oluşturma, Asana'yı kullanma ve Asana'ya hakim olma arasındaki farktır. Sheev, platformun en değerli özelliği olarak nitelendirdi: endekslendiği yere bağlı olarak bilgileri her kullanıcıya veya takıma farklı göstermek için tek bir görevi birden fazla projeye çapraz endeksleme yeteneği. Çapraz dizin oluşturma da bir görevi çoğaltmaz; bu nedenle, onu kullanmak, farklı yerlerde 10 aynı görev yerine farklı projelerde 10 kez çapraz dizinlenmiş tek bir görev anlamına gelir. Bir görevi çapraz dizine almak için farenizi görevin adının hemen üzerine getirin; bir artı düğmesi görünecektir. Tıklatın ve projenin adını yazın.
Yönetici düzeyinde, admininstrators, daha sonra, iş akışı tasarımlarına göre aktarım yapan iç içe geçmiş görevlerin ve alt görevlerin bir listesini içeren üst düzey bir projeyi görüntüleyebilir. Bir görev tamamlanan bir projede öngördüğü şekilde ilerledikten sonra, aynı görevin farklı ekipler arasında nasıl bir verimlilik anlayışı elde edebileceğini görebilir (ve bu görevin atanması durumunda daha hızlı bir şekilde tamamlanıp tamamlanmayacağına karar verebilirler). farklı bir ekip üyesi veya paylaşılan bir proje).
Alt görevleri de çapraz dizinleyebilirsiniz: alt görevi açın, sol üst taraftaki taşma düğmesine tıklayın ve Projeye Ekle'yi seçin. Alt görev, belirtilen projede veya projelerde görünecek ancak yine de ana görevi içindeki yerini koruyacaktır. Asana, genel iş akışı tasarımına bağlı kalmaya devam ederken sonsuz sayıda sayı ve görev düzeyi ve alt görev oluşturmanıza olanak tanır. Sheev'in açıkladığı gibi, dışarıdan dallanan ana görevler açısından çapraz endeksleme hakkında düşünmek, bir işi farklı projelere ve ekiplere çapraz endekslemenin, bu iş akışını işinizde kendi başına bir yaşam sağladığı bir tasarım yaratır.
2. Takımlar ve Bildirimler
Sheev'in Asana'nın bilgeliğinin bir sonraki görevi takım organizasyonu ile ilgili. Kullanıcıların ekip görüşmelerinden nasıl yararlanabileceğini ve iş akışları etrafında bir örgüt kültürü oluşturmak için bildirimleri yapılandırabileceğini açıkladı. Asana panosundaki Takım Konuşmaları sekmesinde, Sheev, @ söze dayalı temel sohbetin Slack'e (aynı zamanda bir Editörün İşbirliği için Seçim Seçkisi) benzer şekilde çalıştığını söylerken, Asana'nın iş parçacığı gibi davranan ekip çapında duyurular göndermenize izin veriyor. tabanlı bildirimler. Konuşmalar görevlere bağlı değildir, ancak @ kullanıcıları atayabilir ya da bunlara başvuruda bulunabilir, bu da daha sonra köprüler olarak görünür. Asana mesajları ekip tarafından sınırlandırılmıştır ve bu nedenle Basecamp gibi bir platformda bulacağınız ekip işlevselliği kadar projeye özgü beyin fırtınası için uygun değildir. Ancak ekip tabanlı izinler, belirli görevlerle ilgili bildirimlerin yalnızca ilgili kullanıcılara yönelik olmasını sağlar.
Ekip bildirimleri, belirli bir konuyu kimin takip ettiğini, ne kadar bilgi geldiğini düzenleyenlere dayanır. Yöneticiler için, diğer ekip üyelerine farklı görevlerde ne kadar görünürlük vereceğinizi de kontrol ederler. Asana mesajları yalnızca konuşmalar ile ilgilidir, bildirimler görevler ve projelerle ilgilidir ancak ikisi de şimdi yeni Asana Gelen Kutusunda görünmektedir. Görev ve proje izinleri size özel, bir ekip içindeki belirli bir takıma veya kullanıcı grubuna veya bir takıma veya daha büyük bir organizasyonel çalışma alanına herkese açık olarak ayarlanabilir.
3. Gelişmiş Arama İşlemlerini Yer İşareti Gibi Görün
Slack ile olduğu gibi, tüm arşivlenmiş Asana verileri aranabilir. Asana'nın arama çubuğu, atadığınız görevleri ve oluşturduğunuz veya takip ettiğiniz görevleri veya konuşmaları içeren kullanışlı varsayılan öneriler getirir. Ancak gerçek güç, gelişmiş arama alanlarında bulunabilir. Bir Asana kullanıcısı, bir aramayı belirli anahtar kelimelerle, bir görevin veya konuşmanın atandığı ekip üyesine, görevin ait olduğu kuruluşun hangi projelerine veya bölümlerine, hatta takip edenlere göre daraltabilir. Ayrıca son tarihe veya görevin tamamlanıp tamamlanmadığına göre arama yapabilir veya belirli bir dosya arıyorsanız aramayı eklere göre daraltabilirsiniz. Alt görevler, belirli etiketler veya birden fazla projede yapılan arama da dahil olmak üzere daha uzun bir açılan arama parametreleri listesi var.
Sheev, Asana'nın arama yeteneklerini yöneticiler için bir tür hazır arama olarak açıklıyor. Herhangi bir arama hızlı bir şekilde kaydedilebilir ve ardından yöneticinin aramaların altındaki sol navigasyonunda görünecektir (tekrar tekrar ihtiyaç duyacaklarını bildikleri görev, ekip, proje veya dosya bilgilerine erişmek için kolayca erişilebilir bir yer imi olarak). Arama sonuçlarınız orta pencerede görünecektir. Sayfanın başlığının hemen solundaki yıldızı tıkladığınızda sol arama çubuğunuza kaydedilir. Bu kesin proje verisine bir daha ihtiyaç duyduklarında, aynı parametreleri tam olarak hatırlamak için duygularını aramak yerine, bilgi tam kendi kontrol panelindedir.
4. Atanmamış Projeler = Zihinsel Organizasyon Araçları
Asana'da görevler atanabilir, ancak projeleri görebilecek kişileri kısıtlamanıza rağmen projeler yapamaz. Paylaşmadan önce, o projeyi sizden başka kimse göremez. Görev ve proje bitiş tarihlerini dahil etmek için Asana'nın takvim görüşünü kullanmanın yanı sıra, Sheev özel bir projede zihinsel organizasyon aracı olarak atanmamış görevlerin bırakılmasını önermektedir. Örneğin, gelecek yıl üzerinde çalışmak istediğiniz her görev için istek listenizi yazabilir ve bu görevleri gerçek zamanlı olarak kamu projelerine tek tek çapraz indeksleyebilirsiniz. Üzerinde çalıştığınız her şeyi takip ederken tüm görevlerinizi organize tutmanın ve istediğiniz gibi diğer ekip ve bölümlerle paylaşmanın bir yolu. Bu şekilde, bir kullanıcının (örneğin yöneticiniz) ne zaman bir kişiyi yaklaşan etkinliğinizden etkilenmeyecek bir işle uğraştığını kontrol edersiniz.
5. "Switch Station" Project Handy'i Kullanın
Asana'daki ekipler arasında paylaşım yapmak zor olabilir, bu nedenle Sheev, farklı ekiplerin üzerinde çalıştığı tüm çalışma alanını güncel tutmak için bölümler arası görev listesi olarak herkes tarafından görülebilen bir proje kullanılmasını önerir. Asana atamaları biraz zorlaşabildiğinden, bu, herkesin üyesi olduğu bir ekibin içinde halka açık bir proje anlamına gelir. Projeler ilerledikçe, admininstrators listedeki farklı görevleri çeşitli departmanlara veya kullanıcılara atayabilir. Bu şekilde, herkes neyin sorumlu olduğunu ve hangi ekipteki iş yükünü belirli bir görevde paylaştığını bilir.
6. Şablonlar, Yedekleme ve Yerleştirme
Asana'nın en yeni özelliklerinden biri kopyaları atayarak ekipler arasında görevleri klonlamaktır. Asana kullanıcıları, bir görevin sağına tıklayarak ve Kopyalama Ata'yı seçerek, esas olarak duplicate komutunu kullanmadan bu görevden bir şablon oluşturabilir. Diğer ekip üyelerine bir kopya atadıktan sonra, bu görev için otomatik olarak takipçi olarak eklenirsiniz; bu, yöneticileri döngü içinde tutmanın doğal bir yoludur. Ata alanına tıklayın ve ardından sağdaki kutudaki kişi simgesine tıklayın. Ardından, birden fazla ad girin; görev kopyalanacak ve birden fazla kişiye atanacaktır.
Yinelenen komutun kendisini kullanarak, proje verilerinizi yedeklemek için iyi bir yoldur. Asana, bir görevin veya projenin altında temel bir değişiklik günlüğü içerir, ancak birden fazla üye veya ekibin değiştirdiği bir iş akışı için, kritik bir şeyin silinmesi durumunda gizli bir projede şablon oluşturmak için klonlama özelliğini kullanmak iyi bir fikirdir. veya üzerine yazılmış. Asana’daki her sayfa ayrıca özel bir URL’ye sahiptir, bu nedenle kilitli kalıbı alıp gerektiğinde paylaşmanız kolaydır. Bir görevi el ile çoğaltmak için, görevin en sol köşesindeki Taşma düğmesini ve ardından çoğalt'ı tıklatın. İşlemde çoğaltılmasını istediğiniz alanları seçebilirsiniz.
Şablonlar ayrıca işe alım için iyi bir araçtır. Sıralı bir şablonlar dizisi oluşturmak, yeni bir çalışanın, platformun nasıl kullanılacağına ve ekibinin iş akışı sürecinin tam olarak nasıl göründüğüne bakarak proje yüklerinin neye ihtiyaç duyduğunu yakalamasını sağlayabilir. Asana, en son ana sürümünde eklediği etkileşimli turla bir araya geldiğinde, klonlanmış bir görev veya proje listesi, yenilerin hızlanmaya başlaması için bir dizi mermi noktası görevi görüyor.
7. Çoklu ödev
Görevlerin veya ekiplerin durması halinde projeleri harekete geçirmenin en iyi yolu, çapraz endeksleme kullanmaktır. Bu, yöneticilerin bir projeyi alt görevler de dahil olmak üzere birden fazla parçaya bölmesine ve bir projenin mimik tutması için işleri hareket ettirmesine olanak tanır - birden fazla ekibin doğrusal bir ilerlemeye bağlı olmadan paralel çalışabilmesini sağlar.
Asana, sorumluluğu yayarak hesap verebilirliği azalttığı düşüncesine dayanarak birden fazla kullanıcıya bir görev vermeye çalışan birine karşı nazik davranmaz. Ancak, Sheev'in bu sorunu çözecek bir numarası var. Birden fazla kullanıcıya atamak istediğiniz bir projeye bakarken, görevleri kendiniz atayabilir ve ardından farklı ekip üyelerine atanmış ek görevler veya alt görevlerle çoğaltabilirsiniz. Asana'nın doğal olmadığını düşünebileceği bir teknik, ancak insan gücünü daha verimli bir şekilde tahsis ederek durgun bir projenin tekrar ilerlemesine yardımcı olabilir.
