6 Gizli freshbooks smbs için ipuçları

Küçük işletmelerin ve yeni operasyonların, bankayı kırmayan uygun bir küçük işletme yazılım platformu bulma konusunda sıkıntı yaşayabileceği eskidendi. Artık. Bugünün yazılım manzarası, bulut aracılığıyla sunulan ve daha küçük şirketlerden kurumsal muhasebe platformlarına kadar herkesi hedef alan bir dizi harika çözüm sunuyor. Bununla birlikte, bu büyük satıcı peyzajı arasında bile, birkaç platform göze çarpıyor ve küçük işletmeler için bunlardan biri de Freshbook'lar.

Birinci sınıf harcama ve zaman takibi özelliklerinden derin finansal raporlamaya ve uzun eklentiler ve entegrasyon listesine kadar, FreshBook'lardan hoşlanacak çok şey var. Ancak, platform hem işletme hem de müşteri deneyimini geliştirmek için birçok gizli özellik ve seçenek barındırıyor. Aşağıdakiler, faturalandırmayı basitleştirmek, müşteri hizmetlerini iyileştirmek, ödemeleri işlemek ve giderlerinizi takip etmek için en faydalı altı ipucudur ve böylece işletmenizin FreshBooks yatırımından en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.

1. Ağrısız Ödemeler

Özellikle hizmet sektöründe, yalnızca işletme sahipleri ve küçük ila orta ölçekli işletmelerin sahipleri (KOBİ'ler) için, çevrimiçi ödemeleri ayarlamak ve faturalama yazılımıyla entegre etmek oldukça zorlayıcı bir çaba olabilir. Birçok KOBİ'nin bilmediği bir şey, FreshBooks'in KOBİ'ler için özel olarak tasarlanmış yeniden tasarlanmış bir ödeme deneyimi sunmasıdır.

FreshBooks, Stripe de dahil olmak üzere PayPal ve satış noktası (POS) yazılımı gibi çevrimiçi ödeme ağ geçitlerinin yanı sıra kredi kartıyla ödeme kabul etmektedir. FreshBooks ödemeleri deneyimi, işletmelerin kredi kartı ödemelerini kabul etmelerini ve müşterilerin hemen fatura ödemelerini sağlar, ödeme işlem ücretlerini otomatik olarak zaman kazanmaları için harcamalar olarak alır ve ücretsiz otomatik faturalama işlevi içerir. Yeni Fatura sayfasında, seçildiğinde işletme kullanıcılarının doğrudan hesap panosunda bir ödemenin durumunu görmesini sağlayan Çevrimiçi Ödeme bölümündeki Yeni Kitaplar kutusunu işaretleyin; Ayrıca müşterilere Güvenli Ödeme sayfasına yönlendiren fatura e-postalarında Şimdi Öde seçeneği sunar. İşletmeniz karmaşık bir faturalandırma yapısına sahip olmayan basit işlemlere dayanıyorsa, FreshBooks ödeme kutusunu işaretleyin ve tüm kurulum formlarını atlayın.

2. COGS’u yağlamak

Hizmete dayalı işletmeler ve çevrimiçi perakendeciler veya e-ticaret web siteleri için çok fazla ürün satışı kaydettikten sonra, satılan Malların Maliyeti’nden (COGS) veya belirli bir mali dönemde satılan malların defter değerinden daha kritik bir muhasebe gideri yoktur. FreshBook’larda COGS olarak bir gider veya kar-zarar kategorisini işaretlemeniz gerekirse, satıcılar için hesap ücretleri ve müşteriler için satın alınan özel markalardan, fiziksel bir ürün için malzeme veya hizmetlere ve bir siparişin gönderim maliyetine kadar herhangi bir anlama gelebilir.

Tüm bu hareketli COGS’leri FreshBooks’ta dolaştırmak ve kaydetmek için harcamalarınızın Kar / Zarar bölümüne gidin ve belirli bir ücretin ne tür bir COGS masrafı olacağını seçmek için gider kategorilerini düzenleyin. Seçenekler arasında reklam, müteahhitler, çalışanlara sağlanan faydalar, ofis giderleri ve posta, profesyonel hizmetler, seyahat ve diğer birçok kategori yer almaktadır. Bu ana kategorilerin altında COGS harcamalarının alt kategorilerini oluşturabilir ve kontrol edebilirsiniz. Bir gider kategorisi eklemek de basittir; gider listesinde Düzenle'yi tıklamanız, Kategori açılır menüsünü açmanız ve vergi dostu bir dilde yeni bir kategori veya alt kategori belirtmeniz yeterlidir.

3. Yardım Masası ve Proje Yönetimi kilidini açın

Bir bulut muhasebe platformu artık sadece bir bulut muhasebe platformudur. Tüm FreshBook'lar faturalama, gider takibi, finansal raporlama, vergiler ve daha pek çok şey yapabilir, ayrıca ürün, proje ve görevlerin yanı sıra yerleşik bir müşteri destek sistemi oluşturmak ve yerine getirmek için ince işlevsellik içerir. İşleri düzenli tutmak ve tahminleri yapmak ve faturalandırmayı kolaylaştırmak için yararlı bir numara, FreshBooks'ta fiyat öğelerini belirlemektir. Bu tür bir proje yönetimi işlevi, doğrudan bir faturaya veya rapora sabit bir değerde eklemek için öğeler ve görevler oluşturarak faturalandırma iş akışlarını kolaylaştırır.

FreshBooks'un yerleşik yardım masasından yararlanmaya başlamak için, yalnızca Ayarlar ve İzinler'e gidin ve Müşteri Yönetimi ve Bilet Yönetimi ayarlarını etkinleştirin. Bu, işletme kullanıcılarının doğrudan FreshBooks'taki biletleri yönetmelerine ve ayrı bir yardım masası platformuyla arabirim kurmaya gerek kalmadan uygulama içinden gelen müşteri istekleri ve sorunları ile ilgilenmelerini sağlar.

4. Tüm senkronize tutmak nasıl

Senkronizasyon hataları, birçok FreshBooks kullanıcısının varlığının bir sonucudur. Özellikle, FreshBook'ları diğer uygulamalara takıyorsanız, senkronizasyon sorunları, özellikle defter tutma işinde bulunduğunuzda, verilerin çoğaltılması veya kaybolan dosya ve kişilerle sonuçlanabilir. FreshBooks birinci sınıf zaman takip ve faturalama yeteneklerine sahiptir, ancak defter tutma ya da Amazon ya da eBay gibi e-ticaret web siteleriyle doğrudan etkileşimde bulunmak için başka bir uygulama alırsanız, bir uygulamadaki değişiklikler her zaman başka bir işe yaramaz.

Başka bir uygulamada bir senkronizasyon sorununu önlemek için FreshBooks'ta yapabileceğiniz hiçbir şey bulunmamakla birlikte, temellerinizi korumanın en kolay ve en kapsamlı yolu her uygulamada gelir ve alacak raporları oluşturmaktır. Bu toplamları çapraz referanslama, kendiniz ve müşterilerinizin gözden geçirmesi için alanların aylık bir kontrol listesi oluşturmanın yanı sıra, bir senkronizasyon hatası durumunda toplamların eşleşmesini ve bir miktar fazlalık oluşturmasını sağlamak için size kolay bir yol sunar. hatalı düzeltilmiş fatura veya ekleme yapılmayan bir ödeme kalemi.

5. Özelleştir, Özelleştir, Özelleştir

FreshBooks, pek çok işletmenin tam olarak kullanmadığı bir dizi yerleşik özelleştirme, biçimlendirme ve şablonlama seçeneği içerir. Müşteri deneyiminizi geliştirmek ve uyarlamak için zaman ayırın. Kurulum Seçeneklerinde, menü rengini şirketinizin renk düzenine dönüştürmek ve şirket logonuzu yüklemek için Renkler ve Logolar sayfasını tıklayın. Müşteri, FreshBooks'a değil, şirketinizin çevrimiçi muhasebe web sitesine giriş yapmış gibi hissetmelidir.

Şablonlar bölümünde, faturalarınızın nasıl göründüğünü ve özelleştirileceğini, faturanın başlığını, tahminlerini ve kredi başlıklarını, faturalarını basan müşteriler için bir ödemeleri gösterme seçeneğiyle birlikte seçebilirsiniz. Bir fatura gönderildiğinde müşterinin aldığı e-postaları da özelleştirebilirsiniz, bu nedenle müşteriye özel bir konu hazırlamak ve e-posta gövdesi oluşturmak için zaman ayırın.

Son olarak, Çeşitli Ayarlar sayfasında, doğrudan e-posta fatura bağlantılarını etkinleştirebilir, faturada kaç satır görünmesini istediğinize karar verebilir, logolarından ve renk düzeninden kurtulmak için FreshBooks Branding seçeneğinin işaretini kaldırabilirsiniz. ve müşterinizin sayfasını görüntülediğinde logonuzun altındaki metin ve açılır mesajlar gibi başka ziller ve ıslık ekleyin. FreshBooks, diğer birçok çevrimiçi muhasebe platformundan daha görsel olarak çekici bir müşteri deneyimi sunar, bu nedenle aylık abonelik ücretinizi yalnızca yapabileceklerinin yüzeyini çizerek boşa harcamayın.

6. FreshBook'ların Deadbeats'e Ulaşmasını Sağlayın

Her işletme, faturalarını asla zamanında ve hatta hiçbir zaman ödemeyen müşterilerin payına sahiptir. Bu, herhangi bir organizasyon için bir problemdir, ancak özellikle de sadece zamanında paralarına ihtiyaç duymayan küçük işletmeler ve yeni başlayanlar için, bu ölü atımların peşinden koşmak için kredi büroları kiralamak için fazladan para da olmayabilir. Neyse ki, eğer bu durumdaysanız, FreshBook sizi korudu. Basitçe e-posta şablonu bölümüne tıkladığınızda, müşteri geç kalırsa veya kendi kendinize kurabileceğiniz başka bir programa göre otomatik olarak başlatılabilen gecikmeli bir e-posta dahil olmak üzere özelleştirebileceğiniz birkaç kullanışlı şablon bulacaksınız.