Master multitasker için 10 Wrike pro ipucu

Wrike, hızlı bir şekilde bir proje yönetim platformunu hızlandırması gereken bir işletme için en iyi seçeneklerden biri. Takımları, görevleri ve projeleri yöneten yöneticiler ve takım liderleri, doğası gereği çok görevlidir ve Wrike, işleri organize tutarken ve iş akışlarını harekete geçirirken tüm bu bilgileri dengelemelerine yardımcı olma konusunda mükemmeldir. Aşağıdakiler, birçok projeyi olabildiğince şeffaf ve stressiz bir şekilde yönetmenizi sağlayan 10 özellik, araç ve gizli Wrike numarasıdır.

1. Özel İş Akışları

Wrike'ın 2015'teki en büyük özelliklerinden biri, hesap yöneticilerinin durumları yeniden adlandırmak veya geri almak için varsayılan iş akışlarını değiştirmelerini ve belirli ekipler için ek iş akışları oluşturmasını sağlayan özel iş akışlarıydı. Bu özel iş akışları, özellikle farklı aşamalara bölünmüş bir gösterge panosuna bırakıldığında, belirli klasörler, projeler ve ekipler için bağlamsal olarak daha anlamlı hale gelir. Özellikle bir proje yöneticisi veya ekip lideri için, Onaylanan, Devam Eden, İncelenen, vb. Sütunlara bölünmüş iş akışlarını görmek, birden fazla klasör ve görev arasında sekme yaparken genel bakış ve yönetim sürecini kolaylaştırır.

Özel iş akışlarının kendileri, normal iş akışlarında olduğu gibi aşamalı olarak renk koordine edilir, bir iş akışında etkin, iptal edilmiş, tamamlanmış veya bekletilen görevleri durdurur. Aynı zamanda, örneğin, yanındaki bir başka iş akışında tamamlanma yüzdeleriyle birlikte, tasarım, geliştirme veya pazarlama ekiplerinde belirli ilişkili aşamaları gösteren gösterge panosunda paralel oturan özel iş akışları ekleyebilirsiniz. İşletmeniz bir Wrike Enterprise hesabı için çalıştıysa, merkezi panonuzdan yönetilen özel iş akışlarından yararlanın.

2. Klasörler, Klasörler ve Daha Fazla Klasör

Klasörler tartışmasız Wrike'in en yaygın organizasyonel araçlarıdır. Platform, her biri için, her biri sezgisel bir proje yönetimi dosya dolabı oluşturmak için farklı izinlere ve özelleştirilebilir tasarımlara sahip farklı klasör türleri içerir. İlk olarak, Bilgi bölümünü her bir klasöre, proje hedefleri, ekip üyeleri, ekip iletişim bilgileri ve farklı görevler hakkında ilerleme hakkında mümkün olduğunca fazla ayrıntıyla birlikte paketlemek önemlidir. Wrike, takımdan takıma kolayca aktarılabilecek klasörler tasarlar ve kapakta ne kadar fazla bilgi kullanırsanız, bir sonraki kullanıcının kazılarını o kadar az yapmak zorunda kalır.

Klasörlerin kendileri söz konusu olduğunda, belirli kullanım durumları için bunları farklı türlere ayırabilirsiniz. Görev yönetimi konusunda zaman kazanmak için bir kuruluş, ekiplerin herkesin proje ilerleyişini güncel tutması için çeşitli görevler bıraktığı bir sprint klasörü oluşturabilir. Form e-postaları için bir destek ekibi, müşteri etkileşimleri sırasında tutarlı yanıtlar alabilmek için Şablonlar klasörü oluşturabilir. Hassas insan kaynakları (İK) sorunları için özel klasörler veya ayrıntılı bir organizasyon aracı olarak kullanmak için "Sadece Sizin İçin" izinlerine ayarlanmış bir klasör de vardır. Son olarak, ekipler belirli bir tarih aralığında, Gantt grafiği veya Microsoft Excel dosyası olarak dışa aktarılan proje bilgilerini Wrike dışında paylaşmak için Alt Klasörleri kullanabilir.

3. Gerçek Zamanlı Raporlar

Başka bir yeni özellik ise, Wrike panosundan tek tıkla işlevselliği olan proje durumlarının ve ilerlemenin gerçek zamanlı görünürlük raporunu otomatik olarak üreten Wrike Reports'dur. Raporlar sekmesinde, bir proje yöneticisi veya ekip lideri belirli projeleri veya görevleri seçebilir, hangi ekiplerin veri toplayacağına karar verebilir, filtre ekleyebilir (proje sahibi, durum veya başlangıç ​​/ bitiş / oluşturma tarihi gibi) ve bir çubuk oluşturabilir veya masa grafiği. Bu tür raporlar günlük veya haftalık ilerleme güncellemeleri için faydalıdır, ancak ekip etkinliği ve performans gibi metrikleri göstermek için de uyarlanabilir. Veri görselleştirmeleri fantezi değildir, ancak en alakalı verileri kullanarak hızlı bir şekilde oluşturulabilirler.

4. Her şeyi etiketleyin

Wrike kullanıcıları, klasörler ve görevler için sınırsız etiketler oluşturabilir; Evernote Business gibi ortak çalışma araçlarında bulunan etiketlerin yalnızca kurumsal araçlar olarak değil, aynı zamanda farklı proje öğelerini ve belgelerini bir araya getirmeleri için de benzer şekilde çalışırlar. Bir görevi, ilgili klasöre sürükleyip bırakarak, işi çoğaltmadan her klasörle ilişkili olarak etiketleyerek, ilgili birden çok klasörle etiketleyebilirsiniz. Wrike, bir görevle ilişkili tüm değişen etiketleri izler, böylece bu aynı zamanda görevin durumunu zaman içinde ilişkili olduğu farklı projeler ve ekipler arasında eşlemeye yardımcı olur.

5. Görev Listesini Sıralama

Görev sıralama, proje iş akışlarını yönetmenin doğal bir parçasıdır, ancak öncelik sırasına koyarken, çok fazla görevin bir Bekletme bölümüne kaydırılması ve Wrike zaman çizelgenizi daha fazla ele alması kolaydır. Bu nedenle, bir klasör içinde, görevler kronolojik olarak veya sıraladığınız özel sıraya göre listelenir. Wrike, görevleri önceliğe, tarihe, duruma ve başlığa göre sıralamanıza izin verir. Ekibinizi geriye dönük bir görevle başa çıkmak için zorlamak için bir klasörü öncelik sırasına göre ayarlayın, ardından geri alınan görevleri sürüklemek istediğiniz sıraya sürükleyip bırakın. Önceliğe göre sıralama, geri toplanmış görevleri önden ve ortada tutarak, yığından kontrol edene kadar tarih, durum veya unvanı geçersiz kılar.

6. Entegre Edin ve Otomatikleştirin

Wrike, Google’ın ve Microsoft’un ofis takımları, farklı bulut depolama hizmetleri, pazarlama ve yardım masası platformları, çevrimiçi anket araçları (SurveyMonkey gibi) ve işbirliği uygulamalarını içeren farklı Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) uygulamaları arasında sürekli olarak yeni entegrasyonlar eklemektedir. Slack ve Atlassian HipChat gibi).

Bunların hepsi, birbiriyle çakışan iş süreçlerinizin daha fazlasını bir yerde birleştirmek için kullanışlı yöntemlerdir, ancak bu entegrasyonlar, projeleri ve görevleri yönetmenin bazı manuel yönlerini otomatikleştirmek için özellikle yararlı olabilir. Wrike, hem form otomasyon servisi Wufoo hem de otomatik eylem aracı Zapier ile bütünleşerek kullanıcıların tekrarlayan proje girişlerini Wufoo'nun otomatik olarak doldurucu formlarına hitap eden proje istekleriyle otomatikleştirmesini sağladı (Zapier tarafından proje isteklerini manuel olarak iletmeden veya yeni proje ve görev girişlerini doldurmadan yürütüldü. ).

7. Şablonlar ve Widget'lar Üzerine Kazık

Wufoo / Zapier entegrasyonu, sürekli iş akışlarını otomatikleştirmek için mükemmeldir, ancak Wrike'nin özel şablonları da öyle. Mevcut bir projeden veya görevden özel bir şablon oluşturmak için, bu görevi bir klasörde sağ tıklatın ve yeni bir başlıkla çoğaltın. Ayrıca, görev veya projeyle birlikte eklediğiniz açıklamaları ve notları kopyalamanıza ve hatta şablonu yeniden kullanacak belirli bir ekip ise aynı kullanıcıları kopyalamanıza olanak tanır. Asla bir projeyi veya görevi el ile yeniden oluşturmanız gerekmez. Ayrıca, bu belirli görevleri "ertelenmiş" bir duruma ayarlayıp çoğaltma işlemini tekrarlayarak birden çok göreve dayalı bir şablon da oluşturabilirsiniz. Şablonlar, Wrike'ın gerçekten parladığı alanlardan biridir ve Basecamp gibi benzer proje yönetimi çözümlerinde üstünlük ve verimlilik avantajı sağlar.

Widget'lar başka bir yoldur Wrike zamandan tasarruf etmenize yardımcı olur. Bana Atanan ve Bugünkü Durum / Bu Hafta gibi önceden oluşturulmuş widget'lar var, ancak özellik, belirli projeleri, görevleri veya ekip üyelerini izlemek için özel widget'ler oluştururken daha değerli. Bir proje veya görev klasöründe, öğeye sağ tıklayın ve istediğiniz gibi kontrol paneline sürükleyip bırakacağınız basit bir widget oluşturmak için Gösterge Tablosuna Ekle'yi seçin.

8. Basit Aramanın Ötesine Geçin

Wrike'ın temel anahtar kelime araması, belirli sözcükleri içeren bir görevi veya projeyi bulmak için hızlı ve kullanışlıdır, ancak platformun gelişmiş arama özelliği, anahtar kelimeleri bir yorumda, açıklamada veya başlığında bulmak için belirli alanlarda arama yapmak için size çok daha güçlü bir motor sunar. Gelişmiş arama ayrıca dosya adlarını aramanıza izin vererek ekleri bulmanıza da yardımcı olabilir. Gelişmiş arama için özel bir düğme veya seçenek yoktur; basitçe ana arama çubuğuna (veya belirli bir klasör içindeki arama çubuğuna) yazmaya başlayın ve atlanacak bir alan, kelimeler veya projeler belirtmek için tırnak işaretleri kullanın. Adında bahsettiğiniz arama sonuçlarını bulmak için "@me" etiketi ekleme gibi ek parametreler de belirleyebilirsiniz.

9. E-postayı Tekrar Faydalı Hale Getirin

Wrike'ın e-posta entegrasyonları, hem masaüstü hem de mobil cihazlarda Gmail veya Microsoft Outlook'tan görev oluşturmayı ve düzenlemeyi kolaylaştırır, böylece e-postaları eylem öğelerine dönüştürmenize ve bunları doğrudan ekip üyelerine atamanıza olanak tanır. Bu entegrasyonlar aracılığıyla, gelen kutunuzda Wrike @mention bildirimlerini görebilir, doğrudan Wrike klasörlerine e-posta ekleyebilir ve yorumları doğrudan e-postadan yanıtlayabilirsiniz.

Mobil cihazlarda, Wrike Android ve iOS uygulamaları, bireysel veya grup iletilerini geçici olarak farklı paketlere gizleme ve Wrike'in Etkinliği özelliğini birleştirerek hızlı bir şekilde kaydırma ile mesajları taramak, sıralamak ve arşivlemek için yeni bir akıllı gelen kutusu özelliği de sunar. Akış ve Bildirim Merkezi. Google’ın yeni Gelen Kutusu uygulamasında olduğu gibi, dağınıklığı azaltmanın ve e-postayı kullanıcıların gerçekten yapabilecekleri bir platform haline getirmenin bir yolu (sürekli tarama ve temizleme yapmak yerine).

10. Akıllı Telefonunuzu Proje Komuta Merkezine Dönüştürün

Yeni akıllı gelen kutusuyla birlikte, Wrike'ın Android ve iOS için mobil uygulamaları, web uygulamasının yapabileceği her şeyi yapabilir. Wrike uygulamaları, tarih ve atama işlevine sahip tek bir görev görünümü, hızlı görev oluşturma ve kaydırma işlemleri ve (Android uygulamasında) tabletler için ikili görünüm içerir. Proje yöneticileri ve ekipleri, 2016'da yalnızca web'de bir zihniyet tarafından kısıtlanmış hissetmemeliler. Çoğu zaman, mobil uygulamayı anında açmak, bir görevi iptal etmek ve güne devam etmek daha kolaydır.