Telefon hizmetini yükselten profesyoneller için 10 önemli nokta

Şu anda şirketinizin bir telefon sistemi için ne kullandığı önemli değil, çünkü bir noktada büyüyen işinizi desteklemek için ölçeklenecek bir şey bulmanız gerekecek. Daha gelişmiş bir bulut telefonu ve Özel Şube Değişimi (PBX) sağlayıcısı, meraklısı özellikler ve Hizmet Olarak Birleştirilmiş İletişim (UCaaS) için bir yol sunacaktır. Ayrıca, giderek artan sayıda kullanıcı, daha yüksek güvenlik ve daha kapsamlı arama muhasebesi ve raporlama yetenekleri için daha iyi performans sağlayacak, böylece neyi ve nereye harcadığınız konusunda daha iyi bir fikre sahip olacaksınız.

Geçen haftaki sütunda tartıştığımız gibi, ilk dikkate almanız gereken bulutta veya binanızda bir telefon sistemi isteyip istemediğiniz olmalı. Birini diğerinden seçmek için çeşitli nedenler var, ancak genel olarak, bulut tabanlı telefon sistemlerinin daha düşük bir ön maliyeti var ve şirketinizin iletişiminin aniden değişmesi gerekiyorsa veya kullanıcılarınız yeni bir kesim yapmak istiyorsa çok daha çevik kenar özellikleri Bununla birlikte, şirket içi telefon sistemlerinin daha düşük toplam sahip olma maliyeti (TCO) ve potansiyel olarak daha iyi güvenlik vardır.

Ama bu sadece başlangıç. IP üzerinden Ses (VoIP) sağlayıcısına kaydolup, sunduğu özellikleri ne olursa olsun yapabilecek olsanız da, telefon sisteminin ne yapmasını istediğinizi ve bununla nasıl etkileşim kurmasını istediğinizi belirlemek daha iyi bir fikir olabilir. Mevcut işler ve hangi özelliklerin gerekli olduğunu düşünüyorsunuz. Bunu yapmak için, mevcut telefon sisteminizin tam olarak nasıl kullanıldığını belirlemek için sadece üst düzey liderlik ekibinizle değil, aynı zamanda işletmenin ön cephe yöneticileri ile de oturmanız gerekir. Bu, çalışanlarınızın kesinlikle hangi özellikleri tutması gerektiğini ve iyileştirme ve yeni teknolojilere yer olan yerleri bulmanın tek güvenli yolu.

Bunu akılda tutarak, herhangi bir yeni telefon sistemini seçerken ele almanız gereken 10 önemli husus ve bilgi noktası şunlardır:

Mevcut bir telefon sisteminiz var mı? Bunu yaparsanız, hangisini seçerseniz seçin, sadece eski telefon servisinden (POTS) VoIP'ye geçişi oldukça sorunsuz hale getirmek için uyumlu olmalıdır. Çalışan bir telefon sistemi, çoğu işletmenin görev açısından kritik bir parçasıdır ve kurumdaki işlerinizi hallederken ve çocuklarınızın evinden gelen aramaları yanıtlarken organizasyonunuzun bir haftalık aksama süresini karşılaması pek olası değildir.

Şimdi telefon sistemini kaç kişi kullanacak ve önümüzdeki beş yıl içinde ne kadar büyüyeceğinizi düşünüyorsunuz? Personelinizin telefon erişimini sınırlandırarak büyümenizi sınırlandırmayı planlamıyorsanız, telefon sisteminizin ölçeklenebilir olması gerekir. Büyüme planları, ağ mimarinizden sizin nihai PBX sağlayıcınızı veya satıcınızı seçmenize kadar bir dizi başka düşünceyi de etkileyecektir. Neyse ki, çoğu IP PBX sistemi oldukça ölçeklenebilirdir.

Analog telefonları desteklemeniz mi gerekiyor? Bir VoIP telefonu için Ethernet bağlantı noktasını ortak alanlarda güvenlik önlemi olarak kullanmaktan kaçınmak isteyebilirsiniz, ancak yine de ziyaretçilerin telefon görüşmesi yapması için bir yol sağlamak isteyebilirsiniz. Aynı şekilde, bir VoIP telefonunu dış montaj alanı veya üretim katı gibi bazı ortamlara koymak istemeyebilirsiniz.

Faks göndermeniz gerekiyor mu? Şaşırtıcı bir şekilde, her VoIP sistemi faksı desteklememektedir. Bazıları bir adaptör gerektirecek, bazıları bir faks ağ geçidi veya bir faks sunucusu gerektirecek ve bazıları sadece faksı görmezden gelecektir. Bu gibi durumlarda, yardım için bu çevrimiçi faks hizmetlerini inceleyin ve ardından üçüncü taraf bir faks hizmetini VoIP arama yapınıza entegre etmek için VoIP sağlayıcınızın uygulama programlama arabirimleriyle (API) çalışabilirsiniz.

Bulut hizmetleri düşebilir. Amazon İnternet Servisleri (AWS) gibi milyar dolarlık oyuncular bile yılda birkaç kez düşme eğilimindedir. İşiniz için mutlak çağrı güvenilirliği bir zorunluluktursa, şirket içi veya bulutta olsun, PBX'inizin açık anahtarlamalı telefon şebekesiyle (PSTN) bağlantı kurması gerekir. (PSTN nedir? Think Ma Bell.) Bu ağ, bulut şirketleri tarafından sunulan beş güvenilirlik sınırının çok ötesine geçiyor, ancak böyle bir bağlantıyı bir seçenek olarak hazır tutmak, özellikle bulutun içindeyse PBX'iniz için belirli yetenekler gerektiriyor . Bu tür gereksiz bağlantıların desteklendiğinden emin olun ve potansiyel olarak kötü sürprizlerden kaçınmak için tam olarak nasıl desteklendiğini öğrenin.

İşletmeniz için ne tür gelişmiş özellikler istiyorsunuz? Bugünlerde tüm sistemler sesli arama yapabilir ve alabilir ve insanları sakıncalı tutun müziği için birçok seçenekle beklemeye alabilir. Çoğu VoIP sistemi, bir masaüstü bilgisayarda veya belki de bir cep telefonunda çalışan uygulamalar olan yazılım telefonlarının kullanımına izin verir. Diğer özellikler arasında video konferans, ortak çalışma çağrıları, çalışma masası veya otel ziyareti yer alabilir. Eğer bunlara ihtiyacınız varsa, o zaman müsait olduklarını kontrol etmelisiniz. Ayrıca anlık ileti (IM), özel raporlama veya veri aktarımı veya denetim, şifreleme ve kayıt gibi daha sert güvenlik özellikleri de isteyebilirsiniz.

İşiniz, karışımın bir yerinde bir resepsiyon görevlisine veya telefon operatörüne sahip olmanız için düzenlenmiş mi? Öyleyse, bir tür operatör konsolunu destekleme yeteneğine ihtiyacınız olacak ve o kişi için belirli izinleri ve iş akışlarını yapılandırmanız gerekecek.

1. Satış veya destek personelinizin büyük bir arama hacmi var mı veya operasyonunuzda bir çağrı merkezi mi işletiyorsunuz? Her ikisi de sadece ağ optimizasyonları değil aynı zamanda muhtemel yazılım desteği gerektirecektir. Satış ve destek personelinin müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) ve yardım masası uygulamaları ile bütünleşmesi gerekirken, bir çağrı merkezi tipik olarak ses sağlayıcınızdan genel bir UCaaS istemcisi dışında özel bir yazılım gerektirir.

Ağınız karışmaya mı başladı? Sesli aramalar ya ayrı bir şebekeye ya da sesli aramaların anlaşılır kalması için Hizmet Kalitesi (QoS) desteğine sahip sanal bir LAN'a (VLAN) ihtiyaç duyar. Ayrıca, VoIP aramaları için Windows Update veya YouTube indirmeleriyle numaralandırılmayacak bir ağ geçidine ihtiyacınız var. Küçük kuruluşlar genellikle paylaşılan bir ağla ve uygun şekilde yapılandırılmış bir VLAN ile geçebilir, ancak bundan daha fazla ayrı bir ağ gerektirir. Ve bu ağ yeterince hızlı olmalıdır, yani Gigabit Ethernet kullanmıyorsanız, yeterince hızlı değilsiniz demektir.

İş gücünüzün önemli bir yüzdesi mobil mi yoksa telekomünikasyonda mı? Bununla birlikte, bunlar aslında uzaktan erişim altyapınızı geliştirmeyi, çeşitli mobil cihazları yönetim çerçevenize entegre etmeyi ve arama şifrelemesi veya yalnızca arama yapma gibi şeyleri içerebilecek yol savaşçıları için güvenlikle ilgili düşüncelerinizi düşünmenizi gerektirecek ayrı hususlardır. sanal bir özel ağ (VPN) servisi aracılığıyla.

Aynı faktörlerin çoğunun her iki şekilde de ortaya çıktığı için bu faktörleri tesis içinde veya bulutta bulunan bir PBX açısından tartışmadığımı fark edeceksiniz. Ancak, analog telefonlara ihtiyaç duyulması veya yoğun faks kullanımı gibi bazı faktörlerin bir dizi seçeneği ortadan kaldırabileceğine dikkat etmek önemlidir. VoIP ve UCaaS sistemlerinin testinde, PCMag, bulut telefonu sağlayıcılarının, daha düşük toplam maliyetler, daha derin bir özellik seti ve yalnızca VoIP telefon görüşmelerini değil, aynı zamanda video içeren tümleşik iletişim kanalları dahil olmak üzere hemen hemen her işletme için bir dizi avantaj sunduğunu belirtti. konferans, mesajlaşma ve çevrimiçi işbirliği araçları. Ancak, çoğu işletme bu tür VoIP tabanlı çözümlere varsayılan olarak sahip olsa da, özellikle özel veya eski yazılımlar ve belirli güvenlik gereksinimleri nedeniyle bazı kuruluşlara halen yerinde şirket içi PBX'ler satılmaktadır. Bu, herhangi bir seçim yapmadan önce yapmanız gereken işiniz hakkındaki araştırma.

IP PBX donanım çözümleri, Asterisk veya FreePBX gibi açık kaynak kodlu yazılımlara da dayanmaktadır ve bunlar ayrıca kendileri için özel olarak tasarlanmış cihazlar içermektedir. 3CX gibi diğerleri açık standartları desteklemektedir ve Avaya gibi bazı orijinal elektrik santrallerinden PBX sistemleri bulunmaktadır. Bu çözümler pahalıdır ve bulut tabanlı bir sistemin tüm esnekliğini kesinlikle sunmamakla birlikte, hala eski müşteriler ve başka türlü çözülemeyen uyumluluk sorunları olan kişiler nedeniyle halen iş başındadırlar. Şirketinizin nereye düştüğünü öğrenmek için yasal ekibinize danışın.

• 2019 İçin En İyi İş VoIP Sağlayıcıları 2019 İçin En İyi İş VoIP Sağlayıcıları
• Ağınızı VoIP İçin Optimize Etmek İçin 9 Adım VoIP İçin Ağınızı Optimize Etmek İçin 9 Adım
• VoIP'nin Büyük Güvenlik Sorunu? SIP VoIP'nin Büyük Güvenlik Sorunu mu? SIP

Dikkate alınması gereken birkaç şey daha var: Birincisi, çalışanlarınızın kullanacağı fiziksel el cihazlarına geldiğinde, genellikle istediğiniz telefonları seçebilirsiniz çünkü hemen hemen tüm VoIP telefonları aynı standarda dayanan donanım üzerinde çalışacaktır: Oturum Başlatma Protokolü (SIP) protokolü. Bununla birlikte, birkaç şirket, özellikle de kurumsal müşterilere odaklanan eski şirketler hala kendi özel SIP sürümlerini kullanıyor, bu nedenle satın almadan önce istediğiniz telefonun neyi desteklediğini kontrol etmeniz gerekecek.

Son olarak, tedarikçinin profesyonel servis teklifleri ve destek hakkında konuşan satış literatürünü atlamayın. Daha önce tartışıldığı gibi, ses trafiği ve diğer akışlı iletişim kanalları, düz bir veri odaklı ağın yönetilmesine kıyasla farklı hayvanlardır. Yalnızca bir VoIP sistemine yer açmak için değil, aynı zamanda çağrılarınızın minimum ses kalitesini koruduğundan emin olmak için yönlendiricilerin, anahtarların ve muhtemelen uygulamalarınızın önemli bir yüzdesini yeniden yapılandırma ile karşı karşıya kalacaksınız. Bilgili bir destek personelinin hizmetlerini kullanabilmek (en azından başlangıç ​​aşamasında), rakip ses sağlayıcılar arasında karar verirken anahtar olabilir.